2-16 مذكرة العرض.
انظر إلى رأس الصفحة حيث يظهر العنوان مذكرة العرض في درس الكتابة الوظيفية. المقصود بمذكرة العرض هنا هي تلك المراسلة الإدارية التي يرفعها الموظف لرئيسه المباشر لعرض موضوع أو طلب توجيه ضمن اختصاصات العمل وفق نموذج معد مسبقاً ويلزم توقيعها قبل إرسالها وفي حال كان التوقيع بالإنابة يكتب اسم صاحب التوقيع. أما مكونات مذكرة العرض فتبدأ أولاً بالترويسة ثم عبارة مذكرة عرض في وسط السطر أعلى الصفحة ثم المرسل إليه ثم التحية الافتتاحية ثم مقدمة العرض وهي الخطوات الأولى التي تبني بها هيكل المذكرة الإدارية الصحيح.
مذكرة العرض هي مراسلة إدارية يكتبها الموظف لرئيسه المباشر لعرض موضوع أو طلب توجيه ضمن اختصصات العمل. تتكون من تسعة أركان رئيسية تبدأ بالترويسة ثم عبارة مذكرة عرض فالمرسل إليه ثم التحية ومقدمة العرض ثم محتوى العرض والموضوع والمرفقات والتوصية والتوجيه بالموافقة أو عدمها وتختتم بالتحية وتوقيع وسم المنصب واسم الكاتب. يضاف إلى ذلك درس إملائي في زيادة حرف الواو في كلمات محددة مثل عمرو وأولا وأولئك وأولو وأولي للتفريق بين الكلمات أو ملحقات الجمع.
الفكرة الأساسية
تتعلم هنا كيف تكتب مذكرة عرض رسمية توجهها إلى رئيسك في العمل لتفيدها بأمر ما أو تطلب توجيهه وفق نموذج معد مسبقا.
الشرح
مذكرة العرض هي أداة تواصل إدارية رسمية. حتى تكتبها بشكل صحيح، عليك ترتيب أجزائها بتسلسل دقيق يبدأ أولا بالترويسة التي تحمل اسم الجهة والتاريخ والرقم والمرفقات، ثم تكتب في وسط السطر عبارة مذكرة عرض، ثم تحدد المرسل إليه مثل صاحب المعالي وزير التعليم، ثم تضع التحية الافتتاحية، ثم مقدمة العرض، ثم يأتي محتوى العرض الذي يتضمن الموضوع والمرفقات والتفاصيل والتوصية أو الطلب، ثم مساحة للتوجيه بالموافقة أو عدمها، ثم التحية الختامية، وتنتهي المذكرة باسم منصب الكاتب وتوقيعه واسمه. وفي جانب الإملاء، تعلم كيف تُزاد حرف الواو في حالات محددة مثل كلمة عمرو في حالتي الرفع والجر، واسم الإشارة أولا وأولئك، واسم أولو بمعنى أصحاب في حالة النصب أو الجر.
مثال محلول خطوة بخطوة
خذ مثالاً لطلب منح جوائز للمتفوقين. ابدأ بالترويسة في أعلى الصفحة ثم اكتب في الوسط مذكرة عرض. اكتب تحتها المرسل إليه مثل صاحب المعالي وزير التعليم حفظه الله. أضف التحية السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد. ضع المقدمة مثل أمل تفضل معاليكم بالاطلاع والتوجيه. في جدول المحتوى اكتب في الموضوع منح جوائز للمتوفقين على مستوى المناطق التعليمية وفي المرفقات اذكر الخطاب ورقمه وتاريخه، وفي العرض اكتب تبرير الطلب أن الأبناء تفوقوا دراسيا، وفي التوصية اكتب منح جوائز للمتفوقين دراسيا. اترك خيارين للموافقة أو عدمها، ثم اكتب في الختام وللمعاليكم تحياتي، وفي النهاية حدد المنصب وكيل الوزارة للشؤون التعليمية والتوقيع والاسم.
أخطاء شائعة
من الخطأ إرسال مذكرة العرض دون توقيع مسبق من الكاتب أو دون تحديد المرسل إليه بوضوح. ومن الخطأ أيضا عدم إرفاق المستندات الداعمة للموضوع في خانة المرفقات. إملائيا، يخطئ البعض بحذف الواو من كلمة عمرو في حالة الرفع أو إضافتها في حالة النصب.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو المكون الذي يُكتب في وسط السطر أعلى الصفحة في مذكرة العرض؟ الإجابة: عبارة مذكرة عرض. السؤال الثاني: في أي حالة إعرابية تزاد واو كلمة عمرو؟ الإجابة: في حالتي الرفع والجر.