2-15 محضر الاجتماع.

يقوم محضر الاجتماع على توثيق تفاصيل اي اجتماع رسمي بدقة، فهو وثيقة رسمية تسجل التاريخ، الوقت، المكان، الحضور، المعتذرين، جدول الاعمال، والموضوعات التي نوقشت، والقرارات والتوصيات التي اتخذت. يكتب المحضر بعد انتهاء الاجتماع بفترة قصيرة ويتكون من الترويسة، ومقدمة المحضر، ومحتوى المحضر أو صلب المحضر، ثم الخاتمة وتوقيعات الحاضرين. على سبيل المثال، عندما يجتمع مجلس ادارة شركة ما، يبدأ الكاتب بتسجيل رقم الاجتماع وتاريخه ووقت بدايته ومكانه، ثم يذكر اسماء الحضور حسب الأقدمية الوظيفية، يليه عرض لكل نقطة في جدول الأعمال مع القرار أو التوصية الصادرة بشأنها، وينتهي بذكر وقت انتهاء الاجتماع وتوقيع كاتب المحضر ورئيس المجلس والاعضاء، مما يضمن حفظ حقوق الجميع وتوثيق القرارات بشكل نظامي ورسمي.

الفكرة الأساسية

محضر الاجتماع هو وثيقة رسمية تحول الكلام النقاشي إلى نصوص مكتوبة وموثقة بدقة. عندما يجتمع فريق عمل أو مجلس إدارة، لا يترك ما اتفقوا عليه للذاكرة بل يثبت في ورقة رسمية تحتوي على التأريخ والوقت والمكان وأسماء الحضور والغياب والمعتذرين، إضافة إلى جدول الأعمال والموضوعات التي نوقشت والقرارات التي اتخذت والتوصيات الصادرة.

الشرح

لكتابة محضر اجتماع صحيح، يجب أن تتبع أربعة أقسام رئيسية متتالية:

1. الترويسة: رأس الصفحة الذي يوضح الجهة الرسمية مثل اسم الشركة والقسم ورقم المحضر والتاريخ والمرفقات.
2. مقدمة المحضر: تثبت رقم الاجتماع وتاريخ انعقاده باليوم والشهر والسنة، ووقت البداية بالساعة، ومكان الاجتماع. بعد ذلك يسجل اسم الكاتب وظيفته، ثم تسجل أسماء الحضور المجتمعين بالترتيب حسب الأقدمية الوظيفية وعددهم لاكتمال النصاب القانوني. تختم المقدمة بأسماء المعتذرين وأسباب الاعتذار وأسماء الغائبين.
3. محتوى المحضر أو صلب المحضر: يحتوي على ما نوقش في الاجتماع من نقاط جدول الأعمال، حيث يعرض الموضوع الأول للنقاش ويعقبه القرار أو التوصية، ثم الموضوع الثاني والقرار الذي اتخذ وهكذا حتى ينتهي من تحرير كل الموضوعات والقرارات الصادرة.
4. الخاتمة: توثق زمن نهاية الاجتماع، ويدون اسم الكاتب وظيفته وتوقيعه، ثم تدون أسماء الأعضاء الذين حضروا لأخذ توقيعاتهم على نص المحضر والنقاط التي نوقشت بعد طباعتها. يمكن تعديل المحضر بعد كتابته إذا كانت هناك معلومات مفقودة أو غير صحيحة وإعلام المشاركين بذلك.

مثال محلول خطوة بخطوة

انظر إلى نموذج محضر اجتماع شركة الطيبات:

• الخطوة الأولى (الترويسة): المملكة العربية السعودية، شركة الطيبات، شؤون الموظفين، الرقم، التاريخ، المرفقات.
• الخطوة الثانية (المقدمة): عقد مجلس إدارة شركة الطيبات اجتماعه رقم (1) الأول، يوم الاثنين 1 محرم 1448 هجري في تمام الساعة 10:30 صباحا بقاعة الاجتماعات الرئيسية بالشركة. ترأس الاجتماع رئيس مجلس الإدارة أ. عبد الله. اعتذر اثنان عن عدم الحضور وهما مدير الاتصالات أ. فهد والمستشار المالي أ. هدى، وتغيب عن الاجتماع نائب رئيس الإدارة أ. خالد والمستشار القانوني أ. سعيد.
• الخطوة الثالثة (الصلب): افتتح الاجتماع برحب رئيس مجلس الإدارة بالجميع وبالأعضاء الجدد، ثم بدأ المجلس مناقشة جدول الأعمال: أولا: تعيين 30 ثلاثين موظفا جديدا، والقرار: الموافقة. ثانيا: ترقية 4 أربعة موظفين، والتوصية: الموافقة. ثالثا: زيادة رواتب الموظفين، والقرار: دراسة الموضوع ومناقشته في الاجتماع القادم. وفيما يستجد من أعمال: أولا: ناقش المجلس طلب الاستقالة للموظف أ. محمد، والقرار: عدم الموافقة لحاجة العمل له والتزاما بالعقد المبرم بين الطرفين.
• الخطوة الرابعة (الخاتمة): انتهى الاجتماع في تمام الساعة 11 صباحا على أن يكون موعد الاجتماع التالي في 2 صفر 1448 هجري. الحضور هم رئيس المجلس أمين الاجتماع أ. عبد الله وأ. مشعل، والأعضاء أ. منصور وأ. فيصل مع توقيعاتهم.

أخطاء شائعة

• إغفال تسجيل أسماء الحضور بالترتيب حسب الأقدمية الوظيفية.
• نسيان توثيق وقت بداية الاجتماع ووقت نهايته بدقة.
• إغفال توقيعات الأعضاء الحاضرين على نص المحضر بعد طباعته.
• الخلط بين القرار والتوصية في صلب المحضر.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما الذي يجب كتابته في مقدمة محضر الاجتماع? الإجابة: رقم الاجتماع، تاريخ انعقاده باليوم والشهر والسنة، وقت الاجتماع بالساعة التي بدأ فيها، مكان الاجتماع، اسم الكاتب وظيفته، أسماء الحضور بالترتيب حسب الأقدمية الوظيفية وعددهم، أسماء المعتذرين وأسباب الاعتذار، وأسماء الغائبين. السؤال الثاني: هل يمكن تعديل محضر الاجتماع بعد كتابته ولماذا? الإجابة: نعم، يمكن تعديله إذا كانت هناك معلومات مفقودة أو غير صحيحة، مع إعلام المشاركين بذلك.