2-8 خطاب الشكر.
انظر إلى أعلى الصفحة لتجد عنوان الدرس بخط واضح: خطاب الشكر، وتحته الفكرة المحورية التي تنص على استخدام هذا الخطاب في الكتابة الوظيفية. اقرأ الأهداف بدقة لتعرف أنك بنهاية هذه الصفحة ستكون قادراً على أمرين اساسيين: تعريف خطاب الشكر، وتوضيح مكوناته. انتقل الآن لتحديد مفهوم خطاب الشكر بناء على ما هو مكتوب: هو رسالة تصدر من المستويات الإدارية العليا إلى المستويات الإدارية التنفيذية، أو إلى أحد الموظفين، أو إلى أي شخص قام بعمل يستحق الشكر عليه، وتكون بعد انتهاء ذلك العمل. بعد أن فهمت التعريف، توجه إلى الهدف الثاني المتعلق بالمكونات، وتأمل العناصر الأولى المذكورة امامك: الترويض أو الترويسة، ثم كلمة (شكر) أو (شكر وتقدير) بين قوسين في وسط السطر أعلى الصفحة، ثم المرسل إليه من جهات إدارية تابعة أو مناصب أو أشخاص، وأخيراً التحية الرسمية بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد.
يقوم درس خطاب الشكر على تدريبك على كتابة رسالة رسمية توجهها الجهات العليا أو المسؤولون إلى الموظفين أو الأفراد تقديراً لعمل متميز أتموه بعد انتهاء العمل. يتكون هذا الخطاب من سبعة أركان رئيسية تبدأ بالترويسة، ثم كلمة (شكر) بين قوسين في وسط السطر، والمرسل إليه، والتحية، ثم نص الشكر الذي يفتتح بأفعال مضارعة مثل (يتقدم أو يسرنا) ليوضح سبب الشكر، ثم الختام بعبارة تقدير، وينتهي بمرسل الشكر مع صفته الإدارية والتوقيع والاسم الثلاثي. على سبيل المثال، حين ترسل إدارة التعليم خطاباً إلى مدير مدرسة لتميز طلابه، تبدأ بالترويسة ثم كلمة (شكر) ثم المرسل إليه مثل سعادة مدير ثانوية الملك سلمان، تليها التحية والسلام، ثم نص الشكر مع بيان السبب، وتنتهي بالختام والتوقيع.
الفكرة الأساسية
إن خطاب الشكر هو رسالة رسمية تصدر من المستويات الإدارية العليا إلى المستويات الإدارية التنفيذية أو إلى أحد الموظفين أو أي شخص قام بعمل يستحق الشكر عليه، وتكون بعد انتهاء ذلك العمل.
الشرح
حتى تتقن كتابة خطاب الشكر، يجب أن ترتبه في سبعة عناصر أساسية ومحددة: ١. الترويسة: وهي البيانات الرسمية التي توضع في أعلى الصفحة مثل اسم الدولة والوزارة والإدارة ورقم الخطاب وتاريخه والمرفقات والشعار. ٢. كلمة الشكر: تكتب كلمة (شكر) أو (شكر وتقدير) وتوضع بين قوسين في وسط السطر أعلى الصفحة بعد الترويسة. ٣. المرسل إليه: وهو الجهات الإدارية التابعة، أو المناصب، أو الأشخاص الموجه إليهم الخطاب. ٤. التحية: تكتب بعبارة (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:). ٥. نص الشكر: وهو جوهر الشكر وموضوعه، ويبدأ بالفعل المضارع مثل (يتقدم، يسرنا، يطيب، يشكر، تشكر)، ثم يوضح سبب الشكر بدقة. ٦. الختام: يختتم الخطاب بعبارة مناسبة مثل (وتقبلوا تحياتي) أو (وتقبلوا تحياتي وتقديري). ٧. مرسل الشكر: يوضع فيه مرسل الشكر بصفته الإدارية، وتحته التوقيع، ثم الاسم الثلاثي.
مثال محلول خطوة بخطوة
انظر إلى نموذج خطاب الشكر في الكتاب: ١. الترويسة في أعلى الصفحة: المملكة العربية السعودية، إدارة التعليم، الشؤون التعليمية، الرقم، التاريخ، المرفقات، والشعار. ٢. كلمة الشكر في وسط السطر: (شكر). ٣. المرسل إليه: سعادة مدير ثانوية الملك سلمان حفظه الله. ٤. التحية: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد: ٥. نص الشكر: تتقدم إدارة التعليم بالشكر الجزيل؛ لفوز طلاب مدرستكم بالمراكز الأولى في اختبار القدرات، للعام الدراسي 1446هـ. ٦. الختام: وتقبلوا تحياتي. ٧. مرسل الشكر: مدير عام التعليم، التوقيع، د. عبدالله...
أخطاء شائعة
- الخطأ: كتابة نص الشكر دون البدء بفعل مضارع مثل يتقدم أو يسرنا. الصواب: البدء دائماً بالفعل المضارع كما نصت القاعدة.
- الخطأ: نسيان وضع كلمة (شكر) بين قوسين في وسط السطر أعلى الصفحة. الصواب: وضعها بين قوسين حصراً في وسط السطر.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو الفعل المضارع المناسب للبدء بنص الشكر في خطاب رسمي صادر من الإدارة? الإجابة: يبدأ بفعل مضارع مثل (يتقدم) أو (يسرنا) أو (يطيب). السؤال الثاني: أين توضع كلمة (شكر) أو (شكر وتقدير) في خطاب الشكر? الإجابة: توضع بين قوسين في وسط السطر أعلى الصفحة.