2-7 الدعوة.
انظر إلى رأس الصفحة: نحن في الدرس الثاني بعد المائة من الكتابة الوظيفية، وعنوانه الدعوة. الأهداف أمامك واضحة، فلنبدأ بالهدف الأول وهو تعريف الدعوة. الدعوة ليست رسالة شخصية عادية، بل هي مراسلة إدارية رسمية تطلب حضور شخص بصفته الشخصية أو الاعتبارية إلى مناسبة عامة أو خاصة تنظمها المنشأة الإدارية. لاحظ أنه يمكن للمدعو أن يفويض غيره للحضور نيابة عنه، كما يحدث في الاجتماعات وجلسات العمل وحفلات التدشين. ننتقل إلى الهدف الثاني وهو توضيح مكونات كتابة الدعوة. تبدأ الدعوة بالترويسة، ثم كتابة كلمة دعوة أو دعوة عامة بين قوسين في وسط السطر أعلى الصفحة. ياتي بعد ذلك المرسل إليه، ثم التحية الافتتاحية: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد. خمسًا يأتي نص الدعوة الذي يبدأ بـ يتشرف للمسؤول أو تتشرف للإدارة، ويحدد المناسبة التي تستدعي الدعوة مثل حضور اجتماع أو افتتاح مشروع أو تكريم، والأهم هو تحديد الزمان والمكان، وكتابة فقرات اللقاء إذا اقتضى الأمر ذلك.
الفكرة الأساسية لدرس الدعوة تقوم على استخدامها كأداة في الكتابة الوظيفية لطلب الحضور إلى مناسبة عامة أو خاصة تنظمها المنشأة الإدارية، مع جواز تفويض المدعو لغيره للحضور نيابة عنه. تتكون الدعوة من عناصر أساسية تبدأ بالترويسة ثم كلمة دعوة بين قوسين في وسط السطر الأعلى، يليها المرسل إليه، والتحية الافتتاحية، ثم نص الدعوة الذي يحدد المناسبة والزمان والمكان وفقرة اللقاء إن أمكن، تليها عبارات الشكر والتحية الختامية، وأخيراً مرسل الدعوة بصفته الإدارية وتوقيعه واسمه ثلاثياً. مثال ذلك كتابة إدارة المدرسة دعوة لأولياء الأمور لحضور مجلس الآباء متضمنة الموعد والبرنامج.
الفكرة الأساسية
الدعوة هي مراسلة إدارية تستخدم لطلب الحضور بصفة شخصية أو اعتبارية إلى مناسبة عامة أو خاصة تنظمها المنشأة الإدارية، وتتيح للمدعو تفويض غيره للحضور نيابة عنه في اجتماعات أو جلسات عمل أو حفلات تدشين.
الشرح
لكتابة دعوة صحيحة، يجب الالتزام بمكوناتها الثمانية بالترتيب:
- الترويسة في أعلى الصفحة.
- كتابة كلمة (دعوة) أو (دعوة عامة) بين قوسين في وسط السطر الأعلى.
- تحديد المرسل إليه من الجهات الإدارية أو المناصب أو الأشخاص.
- التحية الافتتاحية: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد.
- نص الدعوة: يبدأ بـ (يتشرف بـ) للقسم، أو (تتشرف) للإدارة، ويحدد المناسبة مثل حضور اجتماع أو افتتاحه أو تكريم، ويجب تحديد الزمان (التاريخ، اليوم، الساعة) والمكان، مع كتابة فقرات اللقاء إذا اقتضى الأمر.
- عبارات الشكر لقبول الدعوة.
- التحية الختامية مثل (وتقبلوا تحياتي) أو (وتقبلوا تحياتي وتوقديری).
- مرسل الدعوة بصفته الإدارية ومنصبه، وفي سطر فارغ تحته يأتي التوقيع، ثم يكتب الاسم ثلاثياً.
مثال محلول خطوة بخطوة
- الخطوة الأولى: نكتب الترويسة في أعلى الصفحة متضمنة اسم الجهة، مثل: المملكة العربية السعودية، المرحلة الثانوية، الصف الثالث الثانوي، والرقم والتاريخ والمرفقات.
- الخطوة الثانية: نكتب في وسط السطر كلمة (دعوة).
- الخطوة الثالثة: نكتب المرسل إليه، مثل: المكرم ولي أمر الطالب حفظه الله.
- الخطوة الرابعة: نكتب التحية الافتتاحية: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد.
- الخطوة الخامسة: نكتب نص الدعوة بعبارة: يسر إدارة المدرسة دعوتكم لحضور مجلس الآباء، بمقر المدرسة يوم الاثنين (1) محرم 1448هـ، الساعة (8.30) الثامنة والنصف مساء. ونحدد البرنامج في نقاط مثل كلمة مدير المدرسة وكلمة أولياء أمور الطلاب ومقابلة المعلمين والموجه الطلابي.
- الخطوة السادسة: نكتب عبارة الشكر: شاكرين حضوركم وتلبية الدعوة سلفا.
- الخطوة السابعة: نكتب التحية الختامية: وتقبلوا تحياتي وتقديري.
- الخطوة الثامنة: نكتب مرسل الدعوة في الأسفل: مدير المدرسة، ثم التوقيع، ثم الاسم ثلاثياً مثل أ. خالد.
أخطاء شائعة
- إغفال تحديد الزمان الدقيق (التاريخ واليوم والساعة) والمكان في نص الدعوة.
- كتابة اسم مرسل الدعوة دون توضيحه بصفته الإدارية أو دون توقيعه واسمه ثلاثياً.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
- السؤال الأول: ما هي الكلمة التي توضع بين قوسين في وسط السطر الأعلى للصفحة عند كتابة الدعوة؟
- الإجابة: كلمة (دعوة) أو (دعوة عامة).
- السؤال الثاني: ماذا يتضمن نص الدعوة الأساسي حسب مكونات الكتابة الإدارية؟
- الإجابة: يتضمن موضوع الدعوة والمناسبة وتحديد الزمان والمكان وبرنامج اللقاء إن وجد.