2-4 البريد الإلكتروني.

البريد الإلكتروني هو برنامج على شبكة التواصل العالمية الإنترنت يستخدم للتواصل وتبادل المعلومات الإدارية بصفة رسمية أو ودية وهو خدمة مجانية غير مكلفة وسريعة. يعتمد إنشاء العنوان على استخدام اسم رسمي مرتبط بالشركة أو المؤسسة مثل استخدام اسم الموظف مع نطاق الجهة الرسمية لتفادي المساءلة القانونية. تتكون رسالة البريد الإلكتروني من عدة أجزاء رئيسية تشمل عنوان المرسل وعنوان المستلم والموضوع والمحتوى والتوقيع والمرفقات والصور والروابط وميزة الرد العاجل لتحديد الأهمية. فمثلاً حين ترسل طلباً رسمياً لإدارتك تكتب عنواناً واضحاً وموجزاً مثل طلب إجازة وتحدد درجة الأهمية لعالية لتنبيه المستلم بسرعة التعامل مع الطلب.

الفكرة الأساسية

البريد الإلكتروني هو برنامج على شبكة التواصل العالمية الإنترنت، يُستخدم للتواصل وتبادل المعلومات الإدارية بين الناس في أي مكان وزمان، بصفة رسمية أو ودية، وهو خدمة مجانية غير مكلفة مادية وجهداً وقتاً.

الشرح

عندما تريد التواصل إلكترونياً، فإنك تحتاج إلى إنشاء عنوان بريد إلكتروني رسمي إذا كان لجهة عمل، بحيث يلتزم باسم المؤسسة أو الشركة. فإذا كنت تعمل في جهة حكومية أو شركة، فإنك تستخدم نطاق الجهة المتبعة فقط، مثل استخدام البريد المرتبط بنطاق الجهة لتفادي المساءلة القانونية. تتكون رسالة البريد الإلكتروني من تسعة أجزاء رئيسية: أولها عنوان المرسل وهو الشخص الذي يرسل البريد مع مراعاة التسلسل الإداري. وثانيها عنوان المستلم وهو الشخص أو المجموعة التي تتلقى البريد. وثالثها الموضوع وهو عنوان الرسالة ومضمونها باختصار يسهل البحث عنها عند الحاجة. ورابعها المحتوى وهو نص الرسالة الملتزم بهوية الجهة والخطوط والأحجام والشعار. وخامسها التوقيع الذي يتضمن معلومات إضافية كاسم الموظف ووظيفته والتحويلة وشعار الجهة ورقم الجوال الاختياري. وسادسها المرفقات من صور أو مستندات أو فيديوهات بشرط ألا تتجاوز الحجم المسموح به. وسابعها الصور التي يمكن إضافتها كجزء من محتوى النص. وثامنها الروابط التي يمكن النقر عليها للوصول إلى مواقع الويب. وتاسعها الرد العاجل لتحديد مدى أهمية البريد بإرسال تنبيه فوري باختيار درجة الأهمية عالية أو متوسطة أو منخفضة.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أنك تريد إرسال بريد إلكتروني رسمي لعملك: أولاً، اكتب عنوان المرسل الخاص بك المرتبط بنطاق الجهة الرسمية. ثانياً، اكتب عنوان المستلم وهو مدير الإدارة المعنية. ثالثاً، اكتب في حقل الموضوع عبارة موجزة واضحة مثل طلب حضور دورة تدريبية. رابعاً، اكتب في المحتوى تفاصيل الطلب مع الالتزام بالخط الرسمي والشعار. خامساً، أضف التوقيع الذي يحتوي على اسمك ووظيفتك ورقم التحويلة. سادساً، أرفق ملف السيرة الذاتية المطلوب ضمن الحجم المسموح. سابعاً، حدد ميزة الرد العاجل بدرجة متوسطة لضمان الانتباه.

أخطاء شائعة

من الأخطاء الشائعة استخدام بريد إلكتروني شخصي غير رسمي في المراسلات الإدارية الخاصة بالعمل، أو إهمال كتابة عنوان موضوع واضح وموجز للرسالة، أو تجاوز الحجم المسموح للمرفقات، أو عدم مراعاة التسلسل الإداري عند تحديد عنوان المرسل والمستلم.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هي الفائدة من استخدام خاصية الرد العاجل في البريد الإلكتروني؟ الإجابة: تستخدم لتحديد مدى أهمية البريد الإلكتروني والإشارة إلى أن الرسالة تتطلب اهتماماً فورياً من المستلم مع بيان درجة الأهمية كعالية أو متوسطة أو منخفضة. السؤال الثاني: لماذا يجب الالتزام باسم المؤسسة أو الشركة عند إنشاء عنوان البريد الإلكتروني الرسمي؟ الإجابة: لاستخدامه في التعاملات الرسمية للجهة التي تتبعها فقط، وحتى لا تتعرض للمساءلة القانونية.