2-2 التعميم.

التعميم وسيلة اتصال مكتوبة توجه من المستويات الإدارية العليا إلى المستويات الإدارية التنفيذية لتحقيق هدف إداري أو توجيه أو تفسير نظم ولوائح أو إبلاغ بأنظمة. يتكون التعميم من عشرة أجزاء أساسية تبدأ بالترويسة، ثم موضوع التعميم، وعبارة التعميم، والمرسل إليه، والتحية، ونص التعميم، وتوقيت سريان العمل، وجهات التعميم، والختام، وتنتهي بمرسل التعميم بصفته الإدارية مع توقيعه واسمه ثلاثياً. ومن خصائصه: وجوب ذكر المستند الذي استند إليه، توضيح موعد السريان، جعل المسؤولية مشتركة بين السلطة وجهة التنفيذ، والتلطف في العبارة بما لا يضعف التعميم من صرامة وحزم. مثال ذلك تعميم صادر عن إدارة التعليم بشأن مشاركة الطلاب في العمل التطوعي استناداً إلى اللائحة التنظيمية للعمل التطوعي.

الفكرة الأساسية

التعميم هو كتاب أو توجيه إداري مكتوب يوجه من المستويات الإدارية العليا من الدولة أو الوزارات إلى المستويات الإدارية التنفيذية المختلفة؛ لتحقيق هدف ما، ويتضمن تعليمات إدارية أو مالية، أو توجيهات، أو تفسيراً لبعض النظم واللوائح بشأن العمل بها، أو إبلاغاً بالأَنْظمة.

الشرح

لكتابة تعميم صحيح، يتكون التعميم من عشرة أجزاء مترتبة كالتالي:

1. الترويسة.
2. موضوع التعميم: عنوان مختصر في كلمات قليلة لمحتوى التعميم أو شأنه، ويكتب تحت الترويسة مباشرة، ويبدأ من منتصف الصفحة، من اليسار، وينتهي تحت الرقم والتاريخ.
3. عبارة (تعميم): توضع بين قوسين في وسط السطر بعد الموضوع، وتكتب: (تعميم وزاري)، إذا كان بتوقيع الوزير، أو (تعميم إداري)، أو (تعميم بشأن...)، أو تعميم إداري رقم (1) وقد يضاف كلمة: (عاجل) أو (تعميم عاجل بشأن...).
4. المرسل إليه: الجهات الإدارية التابعة، أو المناصب، أو الأشخاص.
5. التحية: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
6. نص التعميم: جوهر التعميم وموضوعه، حيث يبدأ بـ (ف)، ويوضح سبب التعميم، والمستند النظامي الذي استند إليه، من مواد ولوائح وأَنْظمة، تصاغ في أفكار متسلسلة بعد التمهيد بعبارة، نحو: (يراعى ما يأتي، التقيد بما يأتي).
7. توقيت سريان العمل بالتعميم: يبين توقيت سريان العمل بالتعميم، مثل: (يعمل به ابتداء من تاريخ...) أو عبارة نحوها.
8. جهات التعميم: يبين الجهات المعنية بالتنفيذ، مثل: (يعمم هذا على الجهات المختصة لديكم) أو عبارة نحوها.
9. الختام: (وتقبلوا تحياتي) أو عبارة نحوها.
10. مرسل التعميم بصفته الإدارية: وهنا يوضع منصب معتمد التعميم، وتحته التوقيع، ثم الاسم ثلاثياً.

إضافة إلى ذلك، توجد خصائص إدارية للتعميم وهي: وجوب أن يذكر التعميم المستند الذي استند إليه، توضيح موعد سريان التعميم بداية ونهاية، جعل المسؤولية مشتركة بين صاحب السلطة وجهة التقيد أو التنفيذ، والتلطف في العبارة بما لا يُضعف التعميم من صرامة وحزم.

مثال محلول خطوة بخطوة

لتطبيق مكونات التعميم، انظر إلى المثال الوارد في كتاب الطالب لتعميم إداري عاجل:

• الترويسة: المملكة العربية السعودية، إدارة التعليم، إدارة النشاط الطلابي، مع وجود الرقم وتاريخ التعميم والمرفقات والشعار.
• عبارة التعميم: (تعميم إداري عاجل).
• الموضوع: مشاركة الطلاب في العمل التطوعي.
• المرسل إليه: سعادة مدير... حفظه الله.
• التحية: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
• نص التعميم: (بالإشارة إلى اللائحة التنظيمية للعمل التطوعي في مدارس التعليم العام للعام الدراسي 1436-1437هـ، في المادة (23) الثالثة والعشرين، التي بينت شروط العمل التطوعي للطلاب، رقم (2) اثنين، حيث اشترفت الموافقة الخطية من ولي الأمر، وبناء عليه يراعى العمل بما ورد اعتباراً من تاريخ 1 محرم 1446هـ، ولمدة عام دراسي).
• جهات التعميم: (يعمم على الجهات المختصة لديكم).
• الختام: (وتقبلوا تحياتي).
• مرسل التعميم: مدير تعليم... التوقيع... أ. فيصل...

أخطاء شائعة

• إغفال ذكر المستند النظامي أو المادة القانونية التي يستند إليها التعميم.
• عدم توضيح موعد سريان التعميم بوضوح (بداية ونهاية).
• كتابة عبارة التعميم في غير مكانها المحدد (وسط السطر بعد الموضوع).
• الخلط بين جهات التعميم والمرسل إليه.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هو المكون الذي يكتب تحت الترويسة مباشرة ويبدأ من منتصف الصفحة من اليسار؟ الإجابة: موضوع التعميم. السؤال الثاني: اذكر اثنين من خصائص التعميم الوظيفية. الإجابة: 1. وجوب أن يذكر التعميم المستند الذي استند إليه. 2. توضيح موعد سريان التعميم بداية ونهاية.