صفحة ٧٤
انظر إلى أعلى الصفحة لتجد عنوان الدرس «محتوى الرسالة الإدارية». الفكرة المحورية تدور حول تنظيم هذا المحتوى. المفاهيم الرئيسة هي الرسالة الإدارية والفقرة والشكل الخارجي للفقرة. الأهداف ثلاثة: التعرف على محتوى الرسالة، وتعريف مفهوم الفقرة، وتنسيق فقرات محتوى الرسالة. في الجزء الخاص بالهدف الأول، يتبين أن محتوى الرسالة الإدارية يتكون من فقرات قد تحتاج إلى ترقيم، وأحياناً إلى تعداد رقمي داخل الفقرة. قد يتطلب التعداد الرقمي تفصيلاً أكثر بوضع تعداد نقطي. لا يخلو محتوى الرسالة غالباً من أرقام، أو تواريخ باللغة العربية، أو باللغة الأجنبية. تطبيق ذلك يساعد على تنظيم محتوى الرسالة الإدارية بشكل صحيح ودقيق.
صفحة ٧٥
ابدأ بنشاط تطبيقي: أعد كتابة الترويسة بالشكل الصحيح ثم قارن ذلك مع زملائك. الترويسة تحتوي على المرحلة الثانوية، الشعر، الرقم، المملكة العربية السعودية، التاريخ، الصف الثالث الثانوي. انتقل بعد ذلك إلى الهدف الثاني وهو تعريف مفهوم الفقرة: هي مجموعة من الجمل المتراكمة تدور حول فكرة واحدة متناسقة، بأسلوب لغوي سليم. الهدف الثالث هو تنسيق فقرات محتوى الرسالة، وتنسيق الشكل الخارجي للفقرة يبدأ السطر الأول في الفقرة بترك مسافة بادئة بمعدل سم تقريباً، أو كلمة إلى كلمة ونصف، وتنتهي بنقطة في آخرها. تكون بداية الأسطر التي تتبع السطر الأول تتبع السطر الأول ونهايتها بمححاذاة واحدة مضبوطة. انظر إلى الجدول الذي يقارن بين الشكل السليم للفقرة والشكل الخاطئ لها.
صفحة ٧٦
انظر إلى النشاط التطبيقي في أعلى الصفحة، والسؤال يقول: لماذا الفقرة في الشكل (2) خاطئة؟ فكر في الشكل الخارجي للفقرة الذي درسته قبل قليل، حيث يجب ترك مسافة بادئة في السطر الأول بمعدل سم، وانظر إلى محاذاة السطور وتتبعها. اكتب إجابتك في السطور المخصصة تحت السؤال مبيناً سبب الخلل في الشكل الثاني.
صفحة ٧٧
انظر إلى خصائص الفقرة الجيدة: الالتزام ببناء الفقرة وشكلها الخارجي، أن تتضمن فكرة رئيسة واحدة، خلوها من الاستطراد والتكرار غير المفيد، وضوحها وخلوها من التعقيد أو الغموض، سلامة المفردات والجمل من الأخطاء الإملائية والصرفية والنحوية والدلالية، تماسك الجمل وترابطها وتسلسل معانيها، التنوع في أسلوب الصياغة اللغوية، ترابط الفقرات وانسيابية الانتقال. أما التقسيم داخل الفقرة، فعند كتابة فقرة فيها تقسيم أو تعداد، تبدأ بذكر الشيء العام ثم تنتقل لتقسيمه أو تعداد أجزائه باستخدام الألفاظ أو الحروف أو الأرقام أو الرموز كما في الجدول الموضح الذي يبيّن أنواع التعداد وهي اللفظي، الحرفي الأبجدي، الحرفي الألفبائي، الرقمي العربي، الرقمي الروماني، والرمزي النقطي. انتقل بعد ذلك إلى كتابة التاريخ: تكتب الشهور بالحروف وليس بالأرقام وفق التقويم الرسمي للمملكة العربية السعودية وهو التقويم الهجري تقويم أم القرى، ويذكر اليوم ثم الشهر ثم السنة مثل محرم هـ.
صفحة ٧٨
في المكاتبات والتقارير الرسمية يُذكر التاريخ الهجري أولاً، تتبعه كلمة الموافق ثم التاريخ الميلادي، مثال: محرم هـ الموافق يوليو م. أما في المطبوعات الأخرى مثل الصحف والمجلّات فيكتفى بوضع التاريخ الميلادي بين قوسين، مثال: محرم هـ ( يوليو م). انظر الجدول الذي يوضح الفرق بين كتابة الشهور بالحروف في المكاتبات والتقارير الرسمية وفي الصحف والمجلات. في النشاط التطبيقي، أعد كتابة التواريخ التي تعلمتها في الجدول المخصص. بعد ذلك، انظر إلى كتابة الشهور: تُكتب أسماء الشهور الهجرية بالعربية، وقد تُكتب معها أسماء الشهور الميلادية. أسماء الشهور الهجرية هي: محرم، صفر، ربيع الأول، ربيع الآخر، جمادى الأولى، جمادى الآخرة، رجب، شعبان، رمضان، شوال، ذو القعدة، ذو الحجة. أسماء الشهور الميلادية هي: يناير، فبراير، مارس، أبريل، مايو، يونيو، يوليو، أغسطس، سبتمبر، أكتوبر، نوفمبر، ديسمبر. كتابة التاريخ الهجري يفضل كتابته في سطر واحد، مثل: التاريخ: ذي الحجة هـ.
صفحة ٧٩
كتابة الوقت: يفضل كتابة الوقت بالحروف، وفي حال الاضطرار إلى كتابة الوقت بالأرقام، تُستخدم النقطتان للفصل بين الساعات والدقائق والثواني، مع ملاحظة أن الوقت هنا يُقرأ من اليسار إلى اليمين. تُستخدم (ص) اختصاراً لـ (صباحاً) و(م) اختصاراً لـ (مساءً). انظر الجدول الذي يقارن بين كتابة الوقت بالأحرف وكتابته بالأرقام مثل ص التي تعني العاشرة وثلاثون دقيقة و ثانية صباحاً. في قسم الإثراء، تعرف على الجمل الجاهزة في الرسالة الإدارية وهي صياغة للكلام بأسلوب غير مباشر للطلب أو إعطاء الأمر، بحيث تكون أكثر تهذيباً ولباقة. انظر الجدول الذي يقارن بين الجمل الجاهزة غير المباشرة والجمل الجاهزة المباشرة. يمكنك تصنيف الجمل الجاهزة بحسب موقعها من الرسالة الإدارية إلى المقدمة، العرض، الخاتمة. أولاً الجمل التي ترد في المقدمة وهي التي تستهل بها الرسالة الإدارية وتنقسم إلى جمل مع وجود مرجع وتستعمل في مقدمة الرسالة وتذكر المرجع المستند إليه مثل إشارة إلى رسالتكم، رداً على رسالتكم، إجابة على استفساركم.
صفحة ٨٠
النوع الثاني من جمل المقدمة هو جمل دون الرجوع إلى مرجع ويكون موضوعها من دون سند معتمد، مثل: يشرفني أن أحييكم علماً بـ، يسعدني أن أتقدم إلى سعادتكم بـ، يسرني أن أرفع إلى شخصكم الكريم بـ. ثانياً الجمل التي ترد في العرض وهي جمل تأتي صلب الرسالة الإدارية ومن أمثلتها: لذا ينبغي بـ، وعليه فإنه تقرر بـ، وفي هذا الصدد بـ، ولهذا الغرض بـ، ونتيجة لذلك بـ. ثالثاً الجمل التي ترد في الخاتمة ومن أمثلتها: وتقبلوا تحياتي بـ، وأخيراً بـ، وختاماً بـ، وفي الختام بـ. انظر إلى نشاط إثراء حول مواضع علامة الترقيم النقطتان (:): بعد عنوان الموضوع، بعد الرقم والتاريخ والمرفقات في الترويسة، بعد كلمة (بعد) في التحية، بعد أولاً وثانياً، وبعد الوقت بين الساعة والدقيقة والثانية مثل الساعة ص.
صفحة ٨١
انظر إلى نموذج الرسالة الإدارية الماثل أمامك لتتعرف على تطبيق عملي لما درسناه. في الترويسة أعلى الصفحة نجد عبارة المملكة العربية السعودية، شركة التميز، الموارد البشرية، بجانب الرقم والتاريخ والمرفقات. في المنتصف يوجد عنوان الرسالة وهو: الموضوع: جائزة الموظف المتميز. بعد التحية والسلام، تبدأ الفقرة الأولى بعبارة: ست تقوم الشركة باختيار الموظفين المتميزين بتاريخ ذي الحجة هـ، الساعة ص، وقد وضعت الشركة مجموعة من المعايير والشروط للاختيار. انظر إلى التعداد الرقمي والنقطي تحت العنوانين أولاً وثانياً حيث يظهر تنسيق الفقرات بدقة. في نهاية الرسالة توجد عبارة الختام، وتوقيع رئيس قسم الموارد البشرية م. خالد.
صفحة ٨٢
انظر إلى النشاط التطبيقي: بالتعاون مع زملائي أعيد كتابة الرسالة الإدارية الآتية، مراعياً تنظيم محتوى الرسالة الإدارية. النص الحالي يحتوي على ملاحظات حول عدم التقيد بالفترة المحددة لرفع مسوعات ترقية الإداريين التي حددت من مقام الوزارة بمحضرين في كل سنة يتم إغلاق هما في وفي على التوالي وتحديد فترة الرفع لمن يكمل المدة النظامية بثلاثة أشهر قبل إغلاق كل محضر وليس كما هو معمول به في السابق. المطلوب منك إعادة كتابة هذا النص في المساحة المخصصة تحت الخطوط المنقطة لتنظيم محتوى الرسالة وتصحيح صياغتها وشكلها الخارجي بناء على ما تعلمته.
صفحة ٨٣
انظر إلى النشاط التطبيقي: أعيد كتابة الخطاب كتابة سليمة، مع الاهتمام بعلامات الترقيم. النص الموجود يشير إلى التوجيهات الواردة إلى المديرية والتي تنظم آلية تسليم المعاملات الخاصة بالمراجعين لجميع الإدارات والأقسام والقطاعات التابعة للشؤون الصحية. هناك ملاحظات تتعلق بهذا الجانب حول قيام بعض الموظفين تسليم المعاملات لذوي الشأن بصفة مباشرة دون اتباع التعليمات الرسمية المنظمة لهذه الوقائع. المطلوب منك إعادة كتابة هذا الخطاب في الفراغ الموجود بالأسفل بخط واضح مع وضع علامات الترقيم في مواضعها الصحيحة مثل الفواصل والنقاط.
صفحة ٨٤
انظر إلى صفحة التقويم في أعلى الصفحة. المطلوب منك هنا هو تطبيق عملي وشامل لما درسناه في هذا الدرس. اكتب خطاباً يحتوي على فقرات، وتقسيمات، وتعداد رقمي، وتعداد نقطي. استخدم المساحة المسطرة الكبيرة المخصصة للإجابة. تذكر القواعد التي تعلمتها مثل ترك مسافة بادئة في بداية الفقرة الأولى، وضبط محاذاة السطور، وتضمين الترويسة المناسبة، واستخدام علامات الترقيم في مواضعها الصحيحة.
صفحة ٨٥
انظر إلى قسم إثراء تحت عنوان الخلو من الأخطاء: يجب أن تكتب الرسالة بعبارات سليمة خالية من الأخطاء اللغوية وأخطاء الرسم، كما ينبغي التأكد من صحة المعلومات والبيانات التي تتضمنها الرسالة بمراجعتها أكثر من مرة. انظر إلى جدول الملحوظات على الصياغة الذي يقارن بين العبارة والأسلوب الأصوب. على سبيل المثال، بدلاً من قول أبعث إلى معاليكم برفقه-أرفق لمعاليكم، الأصوب هو أبعث لمعاليكم مرفقة. بدلاً من رقم... تاريخ، الأصوب هو ذو رقم... وذو تاريخ. بدلاً من البريد الإلكتروني، الأصوب هو الإيميل. راجع بقية الجدول لتعرف العبارات الخاطئة والصحيحة في الصياغة الإدارية.
صفحة ٨٦
انظر إلى جدول الأخطاء اللغوية الشائعة في أعلى الصفحة. يوضح الجدول الكلمة الخاطئة وما يقابلها من صواب إملائي ونحوي. مثلاً، الخطأ (ما عدا) والصواب (ما خلا)، الخطأ (بدءا) والصواب (بدءاً)، الخطأ (بناء-رجاء) والصواب (بناءً-رجاءً)، الخطأ (إن شاء الله) والصواب (إن شاء الله)، الخطأ (شئي) والصواب (شيء)، الخطأ (نرجو-ندعو) والصواب (نرجو-ندعو)، الخطأ (الازم) والصواب (اللازم)، الخطأ (منسوبو المدرسة-معلمو الفصل-معدو التقرير) والصواب هو نفسها بحسب السياق، الخطأ (يحيي (اسم)) والصواب (يحي)، الخطأ (سوى) والصواب (سوى). بعد ذلك، تعرف على مفهوم رسالة الرد الإدارية: هي رسالة إدارية يرد فيها على رسالة إدارية سابقة، وتلتزم بخصائص الرسالة الإدارية، وتستعمل فيها عبارة (إشارة إلى كتابكم-أو رسالتكم، أو خطابكم) مع ذكر رقم الرسالة السابقة، وتاريخها وموضوعها. أما الرسالة الإدارية الإلحاقية فالهدف منها: متابعة رسالة إدارية سابقة لمعرفة ما اتخذ بشأنها من إجراء، أو لتوضيح أمر ما، أو لتصحيح خطأ، وتستعمل فيها عبارة (إلحاقاً لكتابكم-أو رسالتكم-أو خطابكم).
