صفحة ٥٨
انظر إلى أعلى الصفحة، نحن في وحدة الرسالة الإدارية ضمن المجال الوظيفي. تذكر دائماً أن الرسالة الإدارية هي نص مكتوب تواصلّي في شأن رسمي، يربط بين مرسل ومرسل إليه، وقد تكون داخلية في منشأة واحدة أو خارجية بين الجهات الحكومية أو بين المسؤولين. لاحظ كيف تتدرج من أعلى إلى أدنى أو العكس، أو بين نظير إلى نظير مساوٍ له في المرتبة. نبدأ الآن بتحديد مكونات الرسالة الإدارية، وأولها الترويسة التي تضم جميع ما يدون في رأس الصفحة من معلومات ذات صلة بالمنشأة الإدارية، وهي اللبنة الأولى في بناء أي خطاب رسمي.
صفحة ٥٩
انظر إلى توزيع أجزاء الترويسة في رأس الصفحة. في الجزء الأيمن توضع الجهات الرسمية الصادر منها الخطاب تحت بعضها بحسب التسلسل الرسمي مع ضبط المحاذاة في الوسط تماماً. في الجزء الأوسط يوضع شعار الجهة مصدر الخطاب. وفي الجزء الأيسر تجد الرقم والتاريخ والمرفقات متبوعة بنقطتين رأسيتين، وعليك أن تراعي أن تكون نهاية الكلمات متوازية مع بعضها، فلا تكن كلمة طويلة وأخرى قصيرة، ويمكنك ضبط طول الكلمات باستخدام مفتاح Shift وتاء كما يظهر في النموذج في أسفل الصفحة.
صفحة ٦٠
انظر إلى حقل الموضوع تحت الترويسة؛ هو عنوان مختصر في كلمات قليلة لمحتوى الرسالة الإدارية، يساعد قارئ الرسالة على معرفة مضمونها سريعاً، ويبدأ من منتصف الصفحة من اليسار وينتهي تحت الرقم والتاريخ. جرت العادة على تمييز الرسالة الإدارية المرسلة بوضع وصف بين قوسين في أعلى الصفحة إذا دعت الحاجة إليه مثل سري أو عاجل أو مهم جداً. انظر إلى الجدول لتدرك دلالة كل وصف، فكلمة سري تعني أن المضمون ذو طبيعة حساسة لا يطلع عليه إلا المرسل إليه فقط، بينما عاجل تعني ضرورة إنجاز مضمون الوثيقة أو المحرر بسرعة، وهناك أوصاف مركبة تجمع بين السرعة والسرية والعناية المتمثلة في سرعة الإنجاز وجودته.
صفحة ٦١
الجهة المصدر للرسالة هي الجهة التي قامت بتحريرها، ويتضح ذلك من الجزء العلوي منها الذي يتضمن اسم الجهة وشعارها. أما كاتب الرسالة الإدارية فعليه أن يحرص على أمور أساسية: الابتعاد عن الانفعال الشديد، الحرص على الحقائق، الصدق والموضوعية، عدم استعمال ضمير المتكلم أنا إلا إذا لم تكن هناك حاجة إليه، واستعمال بصيغة المفرد في الرسالة الإدارية وبصيغة الجمع للمرسل إليه مثل أفيد سعادتكم ولا تستعمل صيغة نفيد سعادتك. الجهة المرسل إليها هي الجهة المستقبلة للرسالة، والأصل في المكاتبات الرسمية مخاطبة الصفة الوظيفية بصفتها الرسمية لا الأسماء، وتكتب في بداية الرسالة، وينظم عملية التدرج في المخاطبات فلا يخاطب موظف رئيس رئيسه أو من هو أعلى من رئيسه، وينطبق هذا على القطاعات الخاصة.
صفحة ٦٢
انظر إلى أمثلة المخاطبات وكيف تتدرج حسب المناصب. في مخاطبة خادم الحرمين الشريفين يكتب سيدي خادم الحرمين الشريفين الملك سلمان بن عبد العزيز آل سعود أيده الله، ويأتي بعدها السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد. وفي مخاطبة أصحاب السمو الملكي الأمراء يكتب سيد صاحب السمو الملكي الأمير محمد بن سلمان بن عبد العزيز آل سعود أيده الله. وعند مخاطبة وزير الطاقة يكتب صاحب السمو الملكي الأمير عبد العزيز بن سلمان بن عبد العزيز آل سعود سلمه الله. أما سماحة المفتي فيخاطب بعبارة سماحة الشيخ صالح بن فوزان الفوزان حفظه الله. وللوزراء ونائبهم وموظفي المرتبة الممتازة تستخدم عبارة صاحب المعالي، وللبقية معالي.
صفحة ٦٣
نتابع تدرج مخاطبة المناصب الرسمية. لمعالي رئيس أمن الدولة يكتب معالي رئيس أمن الدولة حفظه الله، متبوعة بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد. وللجهات الحكومية تخاطب جهات الاختصاص بالوزارة الأجهزة الحكومية الأخرى وفق احتياجات العمل ومتطلباته، ويراعى أن تكون المخاطبات صادرة عن المستوى الوظيفي نفسه للمخاطب، مثل سعادة وكيل وزارة التعليم حفظه الله، أو سعادة وكيل إمارة منطقة الرياض حفظه الله. انظر إلى النشاط في أسفل الصفحة: ما الفرق بين كلمتي إمارة وأمارة؟ فكر في المعنى الإملائي واللغوي لكل كلمة لتصل إلى الإجابة الصحيحة.
صفحة ٦٤
انظر إلى الخطأ الشائع في أعلى الصفحة المتمثل في وضع خط مائل بين اللقب الاعتباري واسم الشخص أو الجهة المرسل إليها، وهذا غير صحيح لأنه استعمل علامة الترقيم في غير المكان الذي تستعمل فيه، والصحيح كتابتها كما في النموذج الأدنى بدونه. انظر إلى جدول الألقاب الاعتبارية الوظيفية واستعمالاتها: خادم الحرمين الشريفين يخاطب به ملوك المملكة العربية السعودية، صاحب الجلالة للملوك والسلاطين، صاحب الفخامة لرؤساء الجمهورية، صاحب السمو الملكي لأبناء الملك عبد العزيز بن عبد الرحمن آل سعود -رحمه الله- وأبنائهم وأحفادهم، وصاحب السمو لبقية الأمراء من العائلة المالكة ممن ليسوا من أبناء الملك عبد العزيز، دولة لرئيس الوزراء، صاحب المعالي لأعضاء مجلس الوزراء، معالي لمن هم في حكمهم من أصحاب المناصب العليا والدرجات الممتازة ممن ليسوا أعضاء في مجلس الوزراء، وسعادة للسفراء ونواب البرلمان ووكلاء الوزراء ومديري العموم والفروع ومديري الإدارات.
صفحة ٦٥
نتابع جدول الألقاب الاعتبارية واستعمالاتها. سماحة يخاطب به المفتي وأعضاء هيئة كبار العلماء وربما يخاطب به وزير الأوقاف الإسلامية وكذلك قاضي قضاة القضاه. فضيلة يخاطب به علماء الشريعة الإسلامية من ذوي المناصب العليا كالقضاة. والمكرم يخاطب به رؤساء الأقسام والمشرفون والموظفون بعامة. انظر إلى الجدول الثاني الخاص بالدعاء بعد الافتتاح: لخادم الحرمين الشريفين يكتب أيده الله، لسمو ولي العهد أيده الله، لصاحب السُمو الملكي سلمه الله، لصاحب السُمو سلمه الله، لسماحة حفظه الله، لصاحب المعالي حفظه الله، لمعالي حفظه الله، لسعادة حفظه الله، لفضيلة حفظه الله، وللمكرم حفظه الله.
صفحة ٦٦
التحية الافتتاحية هي التحية الإسلامية، تكون في جميع المراسلات، وتأتي بعد المرسل إليه مباشرة، وتبدأ بالتساوي مع بداية الفقرة التي تتبع عبارة معالي أو سعادة أو غيرها متبوعة بفصلة ثم كلمة وبعد متبوعة بنقطتين رأسيتين لتصبح السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد. محتوى الرسالة يقصد به العبارات الدالة على المعنى الذي من أجله حررت الرسالة، ويتكون من فقرات عدة: الأولى عبارة عن مدخل لموضوع الرسالة يُعرف من خلاله المرسل إليه بموضوعها، وتتحدث الفقرة الثانية وما يليها عن موضوع الرسالة مباشرة، وييفضل ختم محتوى الرسالة برجاء تحقيق هدفها. التحية الختامية تتضمن الدعاء والتحية والسلام، وتختتم بمخاطبة المقام السامي بعبارة وتفضلوا بقبول أطيب تحياتي وتقديري. أما المرسل فهو كاتب الرسالة لإعطائها الصفة الرسمية ولا يمكن قبول الرسالة دون توقيع.
صفحة ٦٧
نتابع تذيل الصفحة الذي يشمل عناوين الجهة ووسائل التواصل بها من هاتف وبريد إلكتروني وموقع إلكتروني. بالنسبة لتغميق الخط فتكتب التحيتان الافتتاحية والختامية وصفة المرسل والتوقيع واسم المرسل بخط أعمق من بقية الخطوط في جميع المخاطبات الرسمية. في لغة الرسالة يحرص كاتب الرسالة الرسمية على لغة تتسم بالأسلوب المباشر البعيد عن الغموض، الموجز البعيد عن التفاصيل، البعيد عن العواطف والانفعالات والمواقف الشخصية، والمهذب الذي ينظر إلى المرسل إليه نظرة احترام. في ترتيب أسماء المرسل إليهم، إذا كانت الرسالة الإدارية مرسلة إلى خادم الحرمين الشريفين فيجب تخصيص الكتاب لمقامه وحده، وكذا سمو ولي العهد، فيما عدا ذلك فالتقديم لأصحاب السُمو الملكي، ثم يأتي بعدهم أصحاب السُمو، ثم أصحاب المعالي، ثم أعضاء مجلس الوزراء، ثم بقية أصحاب المعالي ومن بعدهم أصحاب السعادة، والترتيب بين كل فئة بالأقدم في المنصب. في استهلال الرسالة تستخدم صيغة المتكلم المفرد أشير أو بناء أو إشارة لتسمية المشار إليه كتابا أو برقبة أو مرسوماً أو غيرها، وتنقّل أرقام قيد المعاملة المشار إليها بدقة مع التاريخ، والخطأ في كتابة الرقم قد يبطل مضمون الرسالة.
صفحة ٦٨
هذه الصفحة تحتوي على نشاط تطبيقي ونشاط إثراي. في النشاط التطبيقي الأول، المطلوب منك مع مجموعتك رسم خارطة مفاهيم لمكونات الرسالة الإدارية التي درستها في الصفحات السابقة، فكر في تجميع الترويسة، والموضوع، والمحتوى، والتحيات، والتوقيع في شكل منظم. وفي النشاط الإثراي الثاني المتعلق بكتابة همزة القطع في أول الكلمه، بالتعاون مع زملائك وبالاستعانة بالجدول، عليك كتابة ثلاث كلمات لهمزة القطع في أول الكلمه من النصوص السابقة أو من إنشائك. انظر إلى الجدول الذي يوضح أن همزة القطع المضمومة تكتب فوق الألف أ مثل أ، والمفتوحة تكتب فوق الألف أ مثل أ، والمكسورة تكتب تحت الألف إ مثل إ.
صفحة ٦٩
هذه الصفحة تكملة للأنشطة الإثرائية. في تمرين الكلمات المتقاطعة، المطلوب إيجاد كلمات تبدأ بهمزة أول الكلمة وتنتهي بتاء مربوطة، ففي العمودي رقم واحد ابحث عن كلمة تستخدم في الخياطة تبدأ بهمزة مكسورة وتنتي بتاء مربوطة، ورقم اثنين مبلغ من المال يعطى لمن أهنى عمله تبدأ بهمزة مضمومة وتنتهي بتاء مربوطة، ورقم ثلاثة جمع كلمة سرير. وفي الأفقر ابحث عما يطلب بناء على التلميحات. في الجزء التالي الخاص بمواضع علامة الترقيم النقطة، تعلم أن النقطة تدل على الوقف التام ووجوب الوقفة الطويلة ويسكت بعدها المتكلم لأخذ النفس ويفهم منها اكتمال معنى الجملة، وتوضع في نهاية الفقرة أو الجملة وتستخدم بعد أحرف الكلمات أو الأسماء المختصرة، وتأمل الأمثلة مثل ص.ب وئخ. وأ.د. إبراهيم ثم استخرج أمثلة من النصب السابق لكل من الكلمة والجملة والفقرة.
صفحة ٧٠
انظر إلى هذا النموذج الشامل لرسالة إدارية متكاملة تطبق الضوابط التي درستها. لاحظ أولاً الالتزام بالهوامش بمقدار 2.5 سم في أعلى الصفحة وأسفلها والجانب الأيسر، أما الجانب الأيمن فالهامش 3 سم. ثانياً لاحظ رأس الصفحة أو الترويسة المكونة من ثلاثة أجزاء: الجهة اليمنى لأسماء الجهات الرسمية تحت بعضها بضبط المحاذاة توسيط، وسطها شعار الجهة الرسمية، والجهة اليسرى يوضع فيها الرقم والتاريخ والمرفقات بحيث تكون الكلمات منتهية بنقاط متوازية فوق بعض. ثالثاً يَقسُم الخطاب إلى فقرات مضبوطة المحاذاة في بداية الأسطر من اليمين ونهايتها من اليسار، مع ترك مسافة بادئة في السطر الأول من كل فقرة بمقدار كلمة أو كلمة ونصف عن بقية الأسطر. وفي الأسفل مدير وحدة التحرير والتوقيع واسم أ. سليمان.
صفحة ٧١
انظر إلى هذا النموذج التطبيقي الثاني للرسالة الإدارية الصادرة من إدارة النشاط الطلابي. في الترويسة باليمين تجد المملكة العربية السعودية، إدارة التعليم، إدارة النشاط الطلابي، وفي الوسط الشعار، وفي اليسار الرقم والتاريخ والمرفقات. انظر كيف كُتبت كلمة عاجل بين قوسين بارزتين للدلالة على أهمية سرعة الإنجاز. في حقل الموضوع كتب مسابقة كتابة الرسائل الإدارية. توجه الرسالة إلى سعادة مدير ثانوية الملك عبد العزيز حفظه الله بعبارة السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد. يتضمن محتوى الرسالة إفادة عن تقييم إدارة التعليم مسابقة كتابة الرسائل الإدارية لطلبة المرحلة الثانوية في الفترة من 1-5 محرم 1446 هـ مع رجاء حث الطلبة على المشاركة والاستعداد الجيد وتقديم جوائز قيمة وشهادات شكر وتقدير للمدارس المشاركة، وتختتم بعبارة وتقبلوا تحياتي، مع توقيع مدير إدارة النشاط الطلابي أ. عبد العزيز.
صفحة ٧٢
هذه صفحة تتضمن نشاطاً تطبيقياً وفقرة خطي جميل جداً. في النشاط التطبيقي، المطلوب بالتشارك مع زملائك تصحيح الأخطاء في كتابة التحية الافتتاحية والختامية للرسائل الموجودة في جدول الأخطاء، فانظر إلى الخطأ الأول المتعلق بجمع الكليات في التحية واكتب الصواب في الخانة المقابلة، وصحح الأخطاء في الرموز والأقواس مثل فضيلة سعادة أو كثرة الفواصل المتتالية مثل،،، واستبدالها بالصيغة الإدارية الصحيحة والسليمة المعتمدة. في فقرة خطي جميل جداً، اقرأ الحوار القصير المطبوع بين أعرابي وابن أمعد الفراهيدي لتعلم الإفادة، وتأمل روعة الخط العربي وجمال لغته لتتدرب على كتابته بأسلوب سليم ومتقن.
صفحة ٧٣
هذه الصفحة خصصت للنشاط الإثراي والتقويم لتثبيت مهاراتك. في النشاط الإثراي الأول الخاص بالخط، المطلوب نسخ الأحرف الآتية ليتحسن خطك باستمرار مع التدريب المستمر على الأحرف المبينة بين القوسين ب ت ث. وفي النشاط الثاني تنسخ الكلمات الآتية بخط النسخ مثل به وبعد وصعبة وكتابة وجوب وأكتب وتدريب ويتميز وتحت ومرفقات وثالث وثلاث، وعليك مراعاة دقة رسم الحروف على السطر. في قسم التقويم، المطلوب في فريق ثنائي أن تكتب أنت وزميلك رسالة إدارية سليمة، ومن ثم تتبادلان الرسائل مع الفرق الأخرى، ويقوم كل فريق بتصحيح الرسالة وتنقيحها والتأكد من استيفائها لكافة الشروط والمكونات والترويسة والتحيتين الافتتاحية والختامية التي درستها في هذا الدرس.
