الدرس السادس: مهارة إدارة ضغوط العمل
انظر إلى أهداف الدرس في الأعلى، فهي تخبرك بما ستقدر على فعله بعد استيعاب هذه الصفحات؛ مثل فهم مفهوم ضغوط العمل والتفريق بين أنواعها ومراحل التعامل معها. لو زادت أعباء العمل ومتطلباته عن الحد الذي يتحمله الموظف لأسباب شخصية أو خارجية واستمرت لفترة زمنية كبيرة، فهنا تنشأ ضغوط العمل التي تظهر في صورة مرضية أو سلوكية وتؤثر سلباً أو إيجاباً على أداء الموظف. انظر إلى الجدول في الأسفل لتفهم أن الضغوط ليست كلها سلبية؛ فالضغط الإيجابي يمنح التحدي ومضاعفة العمل ويساعد على التفكير وتوليد الأفكار ويزيد من التركيز على النتائج، بينما الضضغط السلبي يؤدي إلى تراكم الأعمال وارتباك وفوضى في العمل وسرعة الانفعال والغضب وانخفاض الروح المعنوية وتقديم الأداء السيء ونشأة الصراعات بين الزملاء.
يقوم درس مهارة إدارة ضغوط العمل على فهم طبيعة الضغوط التي تواجه السكرتير وكيفية التعامل معها لتجنب تأثيرها السلبي على الأداء. يوضح الدرس أن الضغوط قد تكون سلبية مثل تراكم الأعمال وتؤدي إلى الإنهاك، أو إيجابية مثل التحدي وتوليد الأفكار. تتمر الإدارة عبر مراحل تبدأ بالإنذار ثم المقاومة وتنتهي بالإنهاك. يعتمد التغلب على هذه الضغوط على استراتيجيات إدارة الأداء التي تشمل التخطيط بتحديد الأهداف، وتنظيم الأداء بجمع المهام المتشابهة، وتوجيهه عبر المراقبة والتغذية الراجعة. مثال سريع: إذا تراكمت عليك مواعيد تسليم التقارير ولم تنظمها، ستنتقل من مرحلة الإنذار إلى المقاومة ثم الإنهاك، بينما تنظيم الأداء يجعلك تحدد الأولويات وتنجزها بهدوء.
الفكرة الأساسية
تقوم فكرة الدرس على أن تعدد مهام السكرتير قد يولد ضغوط عمل تؤثر سلباً أو إيجاباً على أدائه، وأن إدارة هذه الضغوط تتطلب فهماً لمفهومها وأنواعها ومراحلها، وتطبيق استراتيجيات واضحة لإدارة الأداء لتجنب الوصول إلى مرحلة الإنهاك.
الشرح
تعرف ضغوط العمل بأنها زيادة أعباء العمل ومتطلباته عن الحد المحتمل لدى الموظف لأسباب شخصية أو خارجية، وتظهر في صورة مرضية أو سلوكية تؤثر على الأداء. تنقسم الضغوط إلى نوعين رئيسيين: ضغوط سلبية مثل تراكم الأعمال وانخفاض الروح المعنوية، وضغوط إيجابية تمنح التحدي وتساعد على توليد الأفكار وتزيد التركيز. تمر عملية التعامل مع الضغوط بثلاث مراحل متتالية: المرحلة الأولى هي الإنذار ومستوى المقاومة العادي حيث يظهر الجسم حالة من عدم الراحة لكنها تزول إذا لم تستمر، ثم المرحلة الثانية وهي المقاومة حيث تزداد المقاومة نتيجة استمرار الضغوط، وأخيراً المرحلة الثالثة وهي الإنهاك والتي تعني عدم القدرة الكافية لمواجهة الضغوط. تؤثر على التعامل مع الضغوط عوامل شخصية مثل نمط الشخصية وسرعة الغضب، وعوامل خاصة بالوظيفة مثل كثرة الأعباء وضعف الرواتب. أما الآثار المترتبة على الضغوط فتشمل قصور الأداء والتغيب المتكرر وسوء الاتصال والتسرب الوظيفي. للتغلب على هذه الضغوط، يجب تطبيق استراتيجيات إدارة الأداء التي تتكون من ثلاث خطوات: تخطيط الأداء بتحديد الأهداف وتحليل الأداء الحالي والمطلوب، وتنظيم الأداء بجمع المهام المتشابهة وتفعيل قنوات الاتصال والالتزام باللوائح، وتوجيه الأداء بالإرشاد والتغذية الراجعة وتصحيح الأخطاء ومراقبة التقدم.
مثال محلول خطوة بخطوة
لو كان لديك كسكرتير مهام متعددة مثل كتابة تقارير عاجلة، ومواعيد يجب الوفاء بها، ومشكلات عمل تحتاج إلى حل سريع، فستمر بمرحلة الإنذار ثم المقاومة. لتطبيق استراتيجية إدارة الأداء وحل هذه الضغوط، تتبع الخطوات الآتية: الخطوة الأولى هي التخطيط وتحديد الأهداف وترتيب أولويات هذه المهام. الخطوة الثانية هي التنظيم بجمع المهام المتشابهة مثل وضع التقارير معاً والبدء بالمهمة التي تعتمد عليها المهام الأخرى. الخطوة الثالثة هي التوجيه ومراقبة التقدم والتأكد من إنجاز المهام في وقتها المطلوب لتجنب الوصول إلى مرحلة الإنهاك.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن جميع ضغوط العمل سلبية، بينما توجد ضغوط إيجابية تمنح التحدي وتزيد التركيز.
- إغفال مرحلة التخطيط للأداء والبدء العشوائي في تنفيذ المهام مما يؤدي إلى سرعة الوصول لمرحلة الإنهاك.
- عدم الاستفادة من التغذية الراجعة وتصحيح الأخطاء السابقة لتسهيل إنجاز المهام بجهد أقل.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
- السؤال الأول: اذكر ثلاثاً من الآثار المترتبة على ضغوط العمل.
- الإجابة: قصور الأداء وانخفاض الإنتاجية، التغيب المتكرر عن العمل، وصعوبة التركيز على المهام المطلوبة.
- السؤال الثاني: ماذا تتضمن خطوة تنظيم الأداء في استراتيجيات التغلب على الضغوط؟
- الإجابة: تتضمن جمع المهام المتشابهة والبدء بالمهمة التي تعتمد عليها المهمة الأخرى، وتفعيل قنوات الاتصال بين السكرتير ومديره والعملاء، واتباع اللوائح والقوانين التي تنظم سير العمل.