الدرس الرابع: المهارات التقنية

تقوم الفكرة الأساسية للدرس على ربط المهارات التقنية والحاسوبية بأداء وظيفة السكرتارية الحديثة وإدارة الأعمال عبر المنصات الرقمية. يوضح الدرس أن المهارات التقنية أصبحت مطلباً أساسياً في سوق العمل؛ إذ يفتقر المتقدم للوظيفة إلى الفرصة إن لم يتقنها حتى لو حمل خلفية أكاديمية مميزة. يتناول الدرس المهارات الحاسوبية المهمة مثل أنظمة التشغيل والبرمجيات المكتبية وبرامج العروض التقديمية وجداول البيانات وبرمجيات التواصل والبريد الإلكتروني، إضافة إلى مجالات استعمال الحاسب الآلي في تسجيل البيانات وأنظمة المخزن والحسابات والرواتب. كما يغطي الدرس مفهوم العمل عن بعد الذي ظهر في الثمانينات على يد بيرغمان، ومفهوم المكاتب الافتراضية وأسباب انتشارها لخفض التكاليف وزيادة المرونة. ومثال ذلك: عندما ينجز السكرتير مهامه عبر تنظيم المواعيد ببرنامج Microsoft Outlook وجداول البيانات في Microsoft Excel من مكتب افتراضي بلا وجود مادي، فهو يطبق المهارات التقنية بكفاءة عالية.

الفكرة الأساسية

تدور الفكرة الأساسية للدرس حول أهمية المهارات التقنية والحاسوبية في الأعمال المكتبية الحديثة؛ حيث لم تعد الشهادة الأكاديمية وحدها كافية للحصول على وظيفة دون إتقان استخدام أجهزة الحاسب وبرامجه. ترتبط المهارة اليوم بالحصيلة العلمية والتطبيقية لإنجاز الأعمال حضورياً أو عبر المنصات والمكاتب الافتراضية.

الشرح

المهارات الحاسوبية هي جميع المعارف والمعلومات المتعلقة باستعمال أجهزة الحاسب وبرامجه وتطبيقاته. تختلف هذه المهارات حسب نوع الوظيفة، وأبرزها ثماني مهارات للسكرتير: أولاً مهارات تشغيل أنظمة الحاسوب مثل Windows وMacOS. ثانياً مهارات البرمجيات المكتبية مثل حزمة Office ومعالجات النصوص مثل Microsoft Word. ثالثاً مهارات العروض التقديمية مثل PowerPoint لعرض الأفكار. رابعاً مهارات التعامل مع جداول البيانات مثل Microsoft Excel لتنظيم البيانات وحساب الأرقام وتحليلها. خامساً مهارات التعامل مع برمجيات التواصل مثل Zoom وSkype والبريد الإلكتروني. سادساً مهارات وسائل التواصل الاجتماعي مثل إكس وفيسبوك لتعزيز حضور المؤسسة. سابعاً معالجة البريد وترتيب المواعيد باستخدام Microsoft Outlook. ثامناً مجالات استعمال الحاسب الآلي في تسجيل بيانات العملاء، وأنظمة المخازن التي تستخدم رمز الاستجابة السريع Barcode، وأنظمة حسابات العملاء والدائنين، وأنظمة الرواتب والأجور.

إضافة إلى ذلك، ظهر مفهوم إدارة العمل عن بعد في الثمانينات على يد بيرغمان نتيجة التطور التقني، وهو العمل باستخدام تقنية المعلومات والاتصالات بدون مقر ثابت ومن أي مكان بالعنوان المتوفر فيه الاتصال بالإنترنت. كما ظهر مفهوم المكاتب الافتراضية، وهي مكاتب ليس لها وجود مادي يمارس فيها العاملون أعمالهم رقمياً عبر برامج الحاسب المتصلة بشبكة الإنترنت مع وجود موقع قانوني موثق، ويعود انتشارها إلى توفر البرامج الإلكترونية، وانتشار التعاملات الإلكترونية، والقضاء على النزاعات، والتركيز على الإنجاز، وإمكانية الانتشار الجغرافي، وإعادة تصميم المكاتب وفق الحاجة بسرعة وبتكاليف أقل.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أن مؤسسة تجارية ناشئة أرادت تقليل مصاريف الإيجار والمباني والمصاريف المكلفة، وقررت إنشاء بيئة عمل تعتمد على الحواسيب والاتصالات دون مقر ثابت. الخطوة الأولى: تقوم المؤسسة بتطبيق مفهوم المكاتب الافتراضية، وهو مكتب ليس له وجود مادي يمارس العاملون فيه أعمالهم رقمياً عبر برامج الحاسب المتصلة بشبكة الإنترنت مع وجود موقع قانوني موثق. الخطوة الثانية: يستخدم السكرتير مهارات الحاسوب الأساسية، فيدخل على نظام التشغيل Windows، ويفتح برنامج Microsoft Outlook لمعالجة البريد وترتيب المواعيد وإدارة البريد الشبكي. الخطوة الثالثة: يستخدم السكرتير برامج جداول البيانات مثل Microsoft Excel لتنظيم بيانات عملاء البنك وحساب الأرقام بسرعة، واستخدام برامج العروض التقديمية مثل PowerPoint لعرض خطط العمل على الشركاء عبر برامج التواصل مثل Zoom. النتيجة: تمت إدارة العمل عن بعد بكفاءة تامة، وتحققت فائدة خفض تكاليف التشغيل والإيجار والمباني والصيانة.

أخطاء شائعة

• الاعتقاد بأن الحصول على وظيفة سكرتارية يعتمد فقط على الخلفية الأكاديمية الجيدة والخبرة العملية المميزة دون الحاجة لاكتساب المهارات الحاسوبية اللازمة.
• الخلط بين مفهوم إدارة العمل عن بعد وبين نظام العمل التقليدي القديم الذي لا يواكب التغيرات المتسارعة.
• الظن أن المكاتب الافتراضية تعني العمل بلا أي موقع قانوني موثق أو مجرد استخدام بريد إلكتروني عشوائي دون إدارة متكاملة.
• الاعتقاد بأن برامج جداول البيانات تستعمل فقط لكتابة النصوص الخطابية ولا علاقة لها بحساب الأرقام بسرعة أو تحليل البيانات المتقدمة.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هي أبرز الأسباب التي ساهمت في انتشار المكاتب الافتراضية في قطاع الأعمال الحديث؟ الإجابة: توفر البرامج الإلكترونية التي تسمح بالتواصل في أي مكان، انتشار التعاملات الإلكترونية، القضاء على النزاعات ومشكلات العاملين، التركيز على الإنجاز وليس على الحضور والانصراف، إمكانية المنظمة من الانتشار جغرافيا، وإعادة تصميم المكاتب وفق الحاجة سريعاً وبتهيئة وتكاليف أقل.

السؤال الثاني: اذكر أربعة من مجالات استعمال برامج الحاسب الآلي وتطبيقاتها في العمل المكتبى لتسهيل العمل. الإجابة: أولاً تسجيل بيانات ومعلومات المستفيدين والعملاء ومعالجتها، ثانياً أنظمة المخازن لتسجيل السلع والأصناف بواسطة برامج الحاسب وتحديثها باستمرار وطبع رمز الاستجابة السريع Barcode، ثالثاً أنظمة حسابات العملاء والدائنين لتسجيل كافة تعاملات كل عميل بحساب خاص، رابعاً أنظمة الرواتب والأجور لإدخال الرواتب والمكافآت والبدلات والانتدابات والحسومات وتسجيلها ورصد التغيرات التي تحدث عليها آلياً.