الدرس الثالث: مهارة إدارة الوقت

تقوم إدارة الوقت على الاستفادة القصوى من أربع وعشرين ساعة لأن الوقت لا يعوض، وذلك عبر تحديد زمن محدد لإنجاز المهام المجدولة وفقاً لأهميتها وسرعتها وأقل جهد ممكن دون مماطلة. يشمل الدرس استراتيجيات مثل تحديد الأولويات ومصفوفة المهام وخرائط جانت، إضافة إلى تجنب المشتطات الداخلية والخارجية والكلمات السلبية في العمل المكتبي. كمثال، إن كان لديك تقرير يسلم بعد شهر وتقرير عاجل ليوم غد، فإنك تستخدم مصفوفة المهام لترتيب الأولوية وبدء المهمة الأهم أولاً دون إهدار للوقت.

الفكرة الأساسية

النجاح في الإدارة يعتمد على الاستفادة القصوى من الوقت لأن اليوم أربع وعشرين ساعة ولا يمكن تعويضه أو شراؤه. إدارة الوقت تعني تحديد زمن محدد لإنجاز المهام المجدولة وفقا لأهميتها، وأولوية إنجازها، وسرعتها، وبأقل جهد وكلفة ممكنة، دون مماطلة أو تسويف أو إهمال.

الشرح

لإدارة الوقت بفعالية، عليك التعامل مع المشتطات التي تضيع الوقت الثمين، وهي: صراع عوامل الجذب، والمشتطات الداخلية مثل الإرهاق والجوع، والمشتطات الخارجية مثل الضوضاء والهاتف، والتأجيل والتسويف. لاستراتيجيات إدارة الوقت طريقتان رئيسيتان: الأولى هي تحديد الأولويات وتصنيف المهام (تخلص منها، توكيلها لشخص آخر، البدء بها حالاً إذا كانت مستعجلة، أو مهام تحتاج وقتاً طويلاً لكنها غير مستعجلة). الثانية هي مصفوفة المهام التي تقسم إلى أربعة مربعات: المربع الأول (مهم وعاجل)، المربع الثاني (مهم وغير عاجل وهو الذي يجب قضاء القسم الأكبر من الوقت فيه)، المربع الثالث (غير مهم وعاجل)، والمربع الرابع (غير مهم وغير عاجل). كما تستخدم خرائط جانت وهي رسم بياني يوضح الجدول الزمني لعمل ما وتستعمل الخطوط العرضية لتوضيح الزمن المستغرق لكل خطوة.

مثال محلول خطوة بخطوة

إذا كان لديك تقرير تحضير لمؤتمر قريب الموعد وحان وقته الآن، ولديك مكالمات هاتفية متقاطعة، ووسائل تواصل اجتماعي. الخطوة الأولى: ضع مؤتمر قريب الموعد في المربع الأول (مهم وعاجل) لأنه لا يحتمل التأجيل ويجب تنفيذه الآن. الخطوة الثانية: ضع المكالمات الهاتفية غير المهمة في المربع الثالث (غير مهم وعاجل) ونفذها بسرعة وبأقل وقت ممكن. الخطوة الثالثة: ضع تصفح وسائل التواصل الاجتماعي في المربع الرابع (غير مهم وغير عاجل) وتخلص منه تماماً.

أخطاء شائعة

من الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت قضاء معظم الوقت في المربعات الثالث والرابع وترك المربع الثاني المهم غير العاجل. ومن الأخطاء استخدام كلمات سلبية مع المدير مثل قول (لا أستطيع) أو (هذا ليس عملي) أو (هذا مستحيل)، والصحيح هو نقل وجهة النظر بالحقائق والإثباتات دون التلفظ بكلمة لا أو نقل سمات سلبية.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: قارن بين المشتطات الداخلية والمشتطات الخارجية مع ذكر أمثلة. الإجابة: المشتطات الداخلية هي إشارات داخلية تشغلك عن التركيز في العمل ويشعر السكرتير بعدها بالراحة أو عدم الراحة مثل الجوع أو الإرهاق أو القلق. أما المشتطات الخارجية فهي إشارات تنبعث من البيئة المحيطة مثل الضوضاء، والأجهزة الإلكترونية، ورنين الهاتف، والزيارات المكتبية.

السؤال الثاني: ما هو المربع الذي يجب أن يقضي السكرتير القسم الأكبر من وقته فيه داخل مصفوفة المهام؟ الإجابة: المربع الثاني: المهم وغير العاجل.