الدرس السادس: التقارير الإدارية
انظر إلى أعلى الصفحة، فهناك أهداف الدرس التي ستتعلمها، مثل معرفة مفهوم التقارير وكيفية كتابتها وتصنيفها. تحتها مباشرة، تجد تعريف التقرير الإداري: إنه وسيلة اتصال مكتوبة تعرض حقائق ومعلومات حول موضوع محدد. تخيل أن مديرك طلب منك معرفة سبب تأخر إنجاز المعاملات، فبدل التحدث شفوياً، تكتب تقريراً منظماً يعرض الأرقام والحقائق لتتخذ الإدارة العليا قرارها بناءً عليه. في الجزء السفلي، تجد فوائد كتابة التقرير للسكرتير؛ فالتقرير المصاغ بأسلوب واضح يوصل ما تريده بفاعلية، ويحسن صورتك الوظيفية، ويساعدك في التخطيط واتخاذ القرارات السليمة، ويوضح الحقائق المتعلقة بالمشاريع والأعمال عبر مستند رسمي مدعوم بالرسوم البيانية التي تظهر في الصورة المرفقة.
التقارير الإدارية هي طرق اتصال مكتوبة تعتمد على عرض حقائق ومعلومات حول موضوع محدد لمساعدة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات. يمر إعداد التقرير بخمس خطوات رئيسية تبدأ بالإعداد عبر تحديد الأهداف والجمهور، ثم جمع المعلومات، تليها كتابة التقرير بالتركيز على الإيجاز والوضوح وتجنب الجمل المعقدة، ثم المراجعة والتدقيق، وأخيراً الإخراج والتسليم وفق تنظيم محدد للمسافات والخطوط. ينقسم الهيكل العام للتقرير إلى بداية تضم صفحة الغلاف والمحتويات والمقدمة وملخص الإدارة، وصلب يتضمن عرض الحقائق والجداول والرسوم البيانية والدراسة والتحليل، وخاتمة تحتوي على النتائج والتوصيات والملاّحق. على سبيل المثال، إذا طلب المدير تقريراً عن كفاءة استخدام طابعات المكتب، فإن السكرتير يبدأ بتحديد الهدف، ويجمع البيانات من الموظفين، ويكتب تقريراً موجزاً مدعوماً بجدول يبين عدد الأوراق المستهلكة، ثم يراجعه ويسلمه في الموعد المحدد.
الفكرة الأساسية
التقارير الإدارية هي أدوات اتصال مكتوبة تعرض حقائق ومعلومات دقيقة لمساعدة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات ومتابعة العمل، وتتطلب مهارات عالية في جمع البيانات وصياغتها.
الشرح
لكتابة تقرير إداري ناجح، يجب اتباع خمس خطوات متسلسلة بدقة. الخطوة الأولى هي الإعداد، وهنا يلم السكرتير بالأسباب التي تحتم كتابة التقرير ونوعه ونطاقه وفترته الزمنية، ويحدد من سيقرأ التقرير وما يتوقعه منه. الخطوة الثانية هي جمع المعلومات، وتتطلب البحث والتأكد من الصحة، وقراءة تقارير أخرى، وإجراء مقابلات مع الموظفين، وجمع البيانات من مصادر ومواقع مختلفة. الخطوة الثالثة هي كتابة التقرير الفعلية، حيث يراعي السكرتير الاقتصار على المعلومات التي يحتاجها القارئ فقط، وتجنب الجمل المعقدة والكلمات الطويلة، واستخدام الكلمات القصيرة للإيجاز، وتجنب المصطلحات الفنية إلا عند الضرورة مع وضع هامش لتفسيرها، بالإضافة إلى إضافة الرسومات والصور والجداول الإحصائية. الخطوة الرابعة هي المراجعة، ويُفضل أن تتم فور الانتهاء من الكتابة لتحليل ما كتب بموضوعية والتأكد من توافقه مع الأهداف والتحقق من الإملاء وعلامات الترقيم وسهولة الفهم والتنظيم. الخطوة الخامسة والأخيرة هي الإخراج والتسليم، وتتضمن تحديد أسلوب الطباعة في الهوامش ونوع الخط وحجمه وتباعد الأسطر وتسليم التقرير قبل الموعد المحدّد. أما هيكل التقرير الإداري فيتكون من ثلاثة أقسام: بداية التقرير وتشمل صفحة الغلاف، صفحة المحتويات، المقدمة، وملخص الإدارة. وصلب التقرير ويشمل عرض المعلومات والحقائق، الجداول، الرسوم البيانية، والدراسة والتحليل. وخاتمة التقرير وتشمل النتائج، التوصيات، والملاحق.
مثال محلول خطوة بخطوة
إذا طلب مدير المستودعات تقريراً عن سبب تأخر تسليم الشحنات خلال الشهر الماضي، فإن العمل يتم كالتالي:
- الإعداد: تحديد أن التقرير إداري استقصائي، والفترة الزمنية هي الشهر الماضي، والهدف هو معرفة أسباب التأخير لمساعدة الإدارة في اتخاذ القرار، والقارئ هو مدير المستودعات.
- جمع المعلومات: مقابلة موظفي الاستلام والتسليم، وقراءة سجلات حركة الشحنات السابقة.
- الكتابة: صياغة التقرير بلغة بسيطة ومباشرة، وتجنب الجمل الطويلة، وإدراج جدول إحصائي يوضح أوقات وصول الشحنات وأوقات تسليمها الفعلية.
- المراجعة: مراجعة التقرير فوراً للتاكد من خلوه من الأخطاء الإملائية وأن الأرقام في الجدول تطابق الحقائق المجمعة.
- الإخراج والتسليم: ضبط هوامش الورقة لتكون بمسافة 1.5 سم من الأعلى واليسار واليمين وفق نموذج صفحة الغلاف الإداري، وطباعة التقرير بخخط مناسب، ثم تسليمه للمدير قبل انتهاء الدوام الرسمي.
أخطاء شائعة
- الاعتماد على الذاكرة في جمع البيانات بدلاً من الرجوع للسجلات والمقابلات الموثوقة.
- استخدام جمل طويلة ومركبة تحتوي على أفكار كثيرة تصعب فهم القارئ.
- إهمال مراجعة التقرير فور الانتهاء منه وتركها لوقت لاحق تفقد فيه الأفكار وضوحها.
- تجاهل الهوامش والمسافات المحددة في صفحة غلاف التقرير الإداري.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هي العناصر الثلاثة الرئيسية التي يتكون منها الهيكل العام للتقرير الإداري؟ الإجابة: بداية التقرير، صلب التقرير، وخاتمة التقرير.
السؤال الثاني: اذكر ثلاثاً من القواعد التي يجب مراعاتها عند كتابة محتوى التقرير الإداري. الإجابة: الاقتصار على ذكر المعلومات التي يحتاجها القارئ، وتجنب استعمال الجمل المعقدة والطويلة، واستخدام الكلمات القصيرة للإيجاز والإيضاح.