الدرس الخامس: المهام الكتابية (الكتابة الإدارية)

تقوم الكتابة الإدارية على توثيق العمل وتنظيم المسؤوليات وفق نماذج محددة تعكس الطابع الرسمي للمنظمات. يعتمد نجاحها على الالتزام بمتطلبات شكلية دقيقة تشمل الهوامش، والترويسة، ومقاسات الورق الأبيض، مع ضرورة توافر خصائص رئيسية مثل الوضوح، والاختصار، واللطافة، والخلل من الأخطاء الإملائية. على سبيل المثال، عند كتابة خطاب إداري لمدير عام، يجب استخدام اللقب الوظيفي المناسب مثل سعادة مدير عام، وتحديد الموضوع في سطر مختصر، واستخدام علامات الترقيم بدقة لتنظيم المعاني وسرعة الفهم.

الفكرة الأساسية

تدور الكتابة الإدارية حول نقل المعلومات وتوثيق التعاملات الرسمية داخل المنظمات وخارجها وفق أساليب ونماذج محددة تعتمد على الدقة، والوضوح، والالتزام بالهياكل التنظيمية الرسمية المعتمدة.

الشرح

تتطلب الكتابة الإدارية معرفة شاملة بمفهومها وأنواعها التي تشمل الخطابات الإدارية، والقرارات الإدارية، والتقارير. لكي تكون الرسالة صحيحة ومقبولة، يجب توفير متطلبات مادية ونفسية للكتابة مثل الإضاءة والهدوء، ومهارات القراءة السريعة والتلخيص. كما توجد جوانب شكلية صارمة يجب تطبيقها، ومنها استخدام الورق الأبيض بمقاس $A4$، وترك هوامش محددة مثل $1.5$ إلى $2.0$ سم في الاتجاهات عدا الهامش الأيمن الذي يكون من $2.5$ إلى $3.0$ سم لإعطاء مسافة للتجليد. تشمل الترويسة العليا كتابة اسم الدولة والوزارة والجهة المصدرة بشكل متناسق أفقياً، وكتابة الموضوع باختصار، وتحديد المرسل إليه بلقبه الوظيفي لا اسمه الشخصي. كما يجب مراعاة المسافات السطرية بحدود $1.15$ أو $6$ نقاط، ومسافة بداية الفقرة بحود $7.5$ مم. وتتطلب الكتابة خصائص أساسية كالوضوح، والاختصار، واللطافة عبر استخدام عبارات الشكر والتقدير، والخلل من الأخطاء والعبارات الانتقادية.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أنك ترغب في صياغة خطاب رسمي موجه إلى وكيل الوزارة:

1. ابدأ بترك الهامش الأيمن بمقاس $2.5$ سم والهوامش الأخرى بمقاس $1.5$ سم.
2. اكتب في أعلى الصفحة أفقياً اسم المملكة العربية السعودية، وتحتها وزارة التعليم، ثم الجهة المعدة للخطاب.
3. اترك مسافة وانزل إلى الأسفل في الجهة اليسرى واكتب كلمة الموضوع ثم نقطتين رأسيتين (:) تليها كتابة موضوع الخطاب باختصار.
4. خاطب الشخص بلقبه الوظيفي الصحيح وفق مرتبته، فتكتب سعادة وكيل الوزارة وفقه الله، ثم اكتب تحتها تحية الإسلام السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
5. اكتب نص الخطاب بحجم خط يتراوح بين $16$ و$18$ حسب نوع الخط، واحرص على خلوه من الأخطاء، ثم اختم بتحتمام معتدلة وتوقيع المسؤول ومسمى وظيفته.

أخطاء شائعة

• استخدام الأسماء الشخصية بدلاً من الألقاب الوظيفية عند مخاطبة الجهات الرسمية.
• الإطالة والإسهاب دون مبرر مما يخل بخاصية الاختصار في الكتابة الإدارية.
• إهمال وضع علامات الترقيم أو إساءة استخدامها مما يؤدي إلى عدم فهم المعنى المقصود.
• استخدام عبارات انتقادية حادة مثل فشلتم أو ركيكة بدلاً من العبارات اللطيفة والمهنية.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هي الخصائص الواجب توافرها في الكتابة الإدارية الرسمية؟ الإجابة: الوضوح، والاختصار، والخلو من الأخطاء الإملائية واللغوية، واللطافة في التعبير، والابتعاد عن الجمل الانتقادية. السؤال الثاني: كيف يُخاطب المسؤول المرتبة وزير عند كتابة الخطاب الإداري؟ الإجابة: يُستعمل لقب معالي، ويُذكر لقبه الوظيفي الرسمي بدلاً من اسمه الشخصي.