الدرس الثاني: تصنيف السجلات وحفظها، وأرشفتها

يقوم هذا الدرس على فهم كيفية تنظيم العمل المكتبي عبر تصنيف السجلات الإدارية وحفظها وأرشفتها بطريقة تضمن الوصول إلى المعلومات بدقة وسرعة. السجلات الإدارية هي مجموعة المستندات والوثائق التي تخص المنظمة وتستعمل عند اتخاذ القرار، وتتنوع بين لوائح وسياسات، وتقارير، وصادر ووارد، وسجلات سرية ومشاريع ومحاسبية وإلكترونية. المحفوظات ترتب وتخزن في أماكن خاصة لضمان سلامتها، وتنقسم إلى نشطة ومتوسطة النشاط وغير نشطة. التنظيم الفني للمحفوظات يمر بمراحل ثلاث وهي: التصنيف، والترقيم أو الترميز، وإعداد الفهارس التي تسهل البحث. مثال سريع: إذا أردت حفظ المعاملات المالية، فإنك تتبع التصنيف الزمني أو الموضوعي، ثم تضع لها رمزاً وتدونها في فهرس لكي تجدها خلال ثوان معدودة دون إهدار وقت.

الفكرة الأساسية

تدور فكرة الدرس حول كيفية تحويل الأوراق والمستندات المبعثرة في المكتب إلى نظام دقيق ومرتب يعتمد على تصنيف السجلات الإدارية، وحفظها، وأرشفتها بشكل يتيح الوصول إلى أي معلومة في أسرع وقت وأقل جهد.

الشرح

السجلات الإدارية هي مجموعة المستندات والوثائق المنظمة التي تستخدم عند اتخاذ القرار، وتختلف في شكلها وحجمها وفق كل مكتب. تنقسم هذه السجلات إلى عدة أنواع: لوائح وسياسات، تقارير، صادر ووارد، سجلات سرية لا يطلع عليها إلا أشخاص محددون، سجلات مشاريع، سجلات محاسبية، سجلات إلكترونية، وسجلات متنوعة. الحفظ هو ترتيب الأوراق والمستندات الأصلية أو صورها وتخزينها في أماكن خاصة لحمايتها وسولة الرجوع إليها. تنقسم المحفوظات إلى محفوظات نشطة يرجع إليها باستمرار، ومحفوظات متوسطة النشاط يرجع إليها في فترات متباعدة، ومحفوظات غير نشطة انتهى العمل بها وتنقسم بدورها إلى مستديمة ومنتهية. التنظيم الفني للمحفوظات يعتمد على ثلاث مراحل رئيسية: أولاً التصنيف لتكوين مجموعات متشابهة وفق طرق مثل الموضوعي، الجغرافي، الزمني، أو الاسمي. ثانياً الترقيم أو الترميز لوضع رموز أو أرقام للوثائق. ثالثاً إعداد الفهارس وهي المرحلة المتممة للتعرف على محتوى الوثائق، وتكون إما عبر فهرس السجل أو الفهرس الآلي المحوسب. كما أن هناك قواعد عامة للحفظ مثل وضع الأوراق حسب التعاقب الصحيح للتاريخ بحيث يكون المستند الأقرب عهداً في الأعلى، والقيام بالحفظ يومياً. العلاقة بين الحفظ والفهارس هي علاقة تكاملية؛ فالحفظ هو الوصول للأوراق، والفهرسة هي مفتاح هذا الوصول. أما الإتلاف فهو التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع إليها وأصبحت عبئاً على جهاز الحفظ.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أنك تعمل سكرتيراً في مكتب ولديك معاملات مالية ومراسلات واردة وصادرة. لتنظيمها تتبع الخطوات الآتية:

1. التصنيف: تصنف المراسلات الواردة تحت (التصنيف الموضوعي)، والميزانيات والإيرادات تحت (التصنيف الزمني).
2. الترقيم: تضع لكل مستند رمزا أو رقما حسابيا يحدد هويته.
3. الحفظ: تضع الأوراق في الملف المخصص، بحيث يكون المستند الأقرب عهدا في الأعلى.
4. الفهرسة: تسجل أسماء الملفات وأرقامها ومكان حفظها في فهرس السجل أو الفهرس الآلي لتتمكن من استرجاعها فوراً عند الطلب.

أخطاء شائعة

• إخراج أوراق شخصية من الملفات دون وضع ورقة بديلة تدون فيها بيانات الأوراق المستخرجة.
• تأخير عملية الحفظ وعدم القيام بها بشكل يومي مما يؤدي لتراكم الأوراق.
• وضع المستند الأقدم في أعلى الملف بدلاً من المستند الأقرب عهداً.
• الاحتفاظ بملفات كبيرة لا تسصلح في الوقت الحاضر وعدم إتلافها.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما الفرق بين الحفظ النشط والحفظ غير النشط للمحفوظات؟ الإجابة: المحفوظات النشطة هي الوثائق المتداولة التي يرجع إليها باستمرار لانجاز المهام وتكون تحت تصرف الموظفين، بينما المحفوظات غير النشطة هي السجلات التي انتهى العمل بها ولا يرجع إليها إطلاقاً لعدم الحاجة إليها أو لمرور سنوات طويلة عليها. السؤال الثاني: ما الهدف الأساسي لعملية الفهرسة؟ الإجابة: الهدف الأساسي لعملية الفهرسة هو تسهيل البحث عن المعلومات والوصول إلى مكان الأوراق بأسرع وقت وأقل جهد.