الدرس الأول: تنظيم الإدارة المكتبية
انظر إلى أعلى الصفحة، تجد الدرس الأول عن تنظيم الإدارة المكتبية. ركز على الأهداف المكتوبة جانباً؛ فهي تحدد ما ستتعلمه تماماً، مثل تبيين مفهوم الإدارة المكتبية واستنتاج مفهوم تنظيم المكتب. انظر إلى المربعات التي تحوي مفاهيم الدرس بجانب رمز الاستجابة السريعة، حيث تجد مصطلح الإدارة المكتبية بالإنجليزية (Office administration) وتنظيم المكتب (Office organization). أسفل ذلك، يوضح النص أن نجاح أي منظمة مرتبط بحسن تنظيم أعمالها، لأن السكرتير يقوم بأعمال أساسية تحتاج إلى فهم ومعلمومة وقوانين. في الأسفل، تجد تعريف الإدارة المكتبية بأنها مجموعة واسعة من المهام والعمليات اليومية مثل التخطيط وتنظيم النشاطات وحل المشكلات مع الموظفين والعملاء. أما مفهوم تنظيم المكتب فيعني طريقة ترتيب وتنسيق مكان العمل والموارد وتوزيع المساحات والإضاءة والأثاث لتحقيق بيئة عمل منظمة ومنتجة.
يرتكز تنظيم الإدارة المكتبية على ترتيب مكان العمل وتنسيقه، وتوزيع المساحات والإضاءة والأثاث لتحقيق بيئة عمل منظمة ومنتجة. يقوم هذا التنظيم على عدة خصائص أساسية تشمل المرونة والدقة والسرعة في إنجاز المعاملات وتسليم الوثائق للمدير أو للجهات المعنية. يعتمد نجاح المنظمات على حسن تنظيم أعمالها المكتبية، ويتطلب ذلك من السكرتير الإلمام بالمعايير الأساسية والخاصة لتنظيم المكتب، مثل نظافة المكتب وترتيبه، ووجود وسائل السلامة، وقرب مكتب السكرتارية من المدخل لسهولة الوصول إليها. على سبيل المثال، وضع جهاز الاتصال على الجهة اليسرى للمسكرتير ليمكنه مسك السماعة باليد اليسرى واستعمال اليد اليمنى في تدوين الملاحظات والبحث عن المعلومات يسهم في سرعة إنجاز العمل وتنظيمه بدقة عالية.
الفكرة الأساسية
يعتمد نجاح المنظمات على حسن تنظيم أعمالها المكتبية التنظيمية والكتابية، حيث يركز السكرتير على مهامه الأساسية من خلال الفهم والوعي والعلم والممارسة بقوانين الإدارة المكتبية. إن تنظيم المكتب هو طريقة ترتيب وتنسيق مكان العمل وموارده وتوزيع المساحات والإضاءة والأثاث لتحقيق بيئة عمل منظمة ومنتجة تدعم عمل المكتب وحل المشكلات اليومية والعلاقات.
الشرح
لكتب السكرتارية المنظمة خصائص رئيسية تشمل المرونة في التكيف ومواجهة المشكلات وتلبية الاحتياجات المتغيرة، والدقة في الحصول على المعلومات الحديثة من مصادرها الموثقة وتزويد المديرين بها واختيار قنوات تدفق المراسلات وحفظ الوثائق وتداولها، والسرعة في تسلم الوثائق والمعلومات وتسليمها وإنهاء المعاملات. تعتمد بيئة المكتب على معايير أساسية مثل النظافة والترتيب والإضاءة المناسبة والهدوء ووجود وسائل السلامة كطفايات الحريق، وقرب مكتب السكرتارية من المدخل، وتواجد التجهيزات في أماكن محددة لا تعيق الحركة وتكون قريبة من السكرتير. كما توجد معايير خاصة لاختيار الأثاث المناسب كحجم الأثاث المتناسب مع المساحة، وشكل الأثاث والألوان، وتناسبه مع المكانة الأدبية، والكرسي الصحي للوقاية من آلام الظهر، والدواليب المصنوعة ضد الحريق والرطوبة ذات الأقفال لحفظ الأوراق والملفات والسرية.
مثال محلول خطوة بخطوة
عند وضع جهاز الاتصال الهاتفي على الطاولة، يجب وضعه على الجهة اليسرى للمسكرتير لكي يتمكن من مسك السماعة بيده اليسرى، ويستعمل يده اليمنى في تدوين بعض ملاحظات الاتصال أو البحث عن معلومة. الخطوة الأولى: تحديد يد السكرتير الأيسر أو الأيمن، فإذا كان السكرتير أيسر فإنه يستخدم اليد اليسرى بدل اليمنى، لذا يغير مكان الهاتف إلى الجهة الأخرى. الخطوة الثانية: التأكد من عدم إعاقة التجهيزات المكتبية للحركة، بحيث تكون طابعات وآلات التصوير قريبة من السكرتير بينما لا تكون سماعة الهاتف بعيدة عنه مما يضطره للنهوض وفقدان التركيز والوقت.
أخطاء شائعة
ترك سماعة الهاتف أو أجهزة الاتصال بعيدة عن متناول اليد مما يضطر السكرتير للنهوض المتكرر وضياع الوقت وفقدان التركيز في العمل. وضع الأثاث والتجهيزات المكتبية في أماكن تعيق حركة الموظفين والزائرين داخل مكتب السكرتارية. إهمال توفير وسائل السلامة والأمان مثل طفايات الحريق وحقيبة الإسعافات الأولية بالقرب من المكتب. عدم تخصيص أدراج للأشياء الشخصية وترك سطح مكتب الحاسوب مليئاً بالملفات غير المصنفة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هي الخصائص الثلاث الأساسية لمكتب السكرتارية المنظم؟ الإجابة: المرونة، والدقة، والسرعة. السؤال الثاني: اين يجب وضع جهاز الاتصال الهاتفي بالنسبة للمسكرتير ولماذا؟ الإجابة: يجب وضع جهاز الاتصال على الجهة اليسرى للمسكرتير حتى يتمكن من مسك السماعة بيده اليسرى واستعمال يده اليمنى في تدوين الملاحظات والبحث عن معلومة دون عناء أو إطالة وقت.