الدرس الرابع: سمات السكرتير وصفاته

الدرس ٤ من ٢٤السكرتارية والإدارة المكتبيةصفحات ٢٤–٢٨

صفحة ٢٤

صفحة ١ من ٥

صفحة ٢٤

انظر إلى أعلى الصفحة حيث تجد عنوان الدرس الرابع سمات السكرتير وصفاته، ومعه أهداف الدرس التي تحدد ما ستتعلمه من معرفة السمات والصفات وتحديد سمات السكرتير الناجح. اقرأ الموقف الافتراضي في المنتصف: لو دخلت إلى شركة لإجراء مقابلة شخصية، واستقبلك سكرتير الشركة ورحب بك مبتسماً، ثم أبلغ المدير بموعدك وأخذ سيرتك الذاتية وقدمك للمدير؛ هنا ستسأل نفسك عن انطباعك عن هذا السكرتير، والسمات الخلاقية التي تحلى بها، وأثر إتقانه لعمله على المنظمة. انتقل إلى مفهوم السمات والصفات: السمات هي خصائص شخصية فطرية يولد بها الفرد وتكون ثابتة نسبياً على مر الزمن مثل النزاهة والذكاء والطموح. بينما الصفات قد تكون فطرية أو مكتسبة من تجارب الحياة أو التعلم مثل الانضباط والقدرة على التواصل والقرارات والعمل تحت الضغوط. السكرتير هو واجهة المنظمة وهو الخط الأول لمقابلة زوارها ومراجعيها. تتابع الصفات البدنية: كالقدرة الجسدية التي تحتاج لياقة لتحمل أعباء العمل الحركي والذهني، وسلامة السمع والبصر التي يتطلبها تلقي المعلومات والرد على المكالمات والكتابة، والقدرة الذهنية التي تحتاج قدرات ذهنية كالذاكرة القوية والذكاء والقدرة على الحفظ والربط والتحليل لخطورة بعض المهام.

صفحة ٢٥

تابع معنا تفاصيل الصفات المطلوبة للسكرتير الناجح في هذه الصفحة. انظر إلى صفة الإبداع وهي تملك تفكيراً إبداعياً خلاقاً يسهم في تقديم الحلول الابتكارعية لتطوير وتحسين العمل، وسريع البديهة القادر على إحداث قفزات نوعية بالعمل والإنتاج من خلال سرعة بديهته عندما يزاول عمله. ثم صفة كاتب للأسرار وهي من أهم الصفات نظراً لطبيعة عمله التي تمكنه من الاطلاع على الكثير من الأسرار الخاصة بالعمل وبالموظفين. وتأتي الصدق والأمانة والمحافظة على الممتلكات العامة لأنه مؤمن على نجاح العمل في المنظمة. انظر أيضاً إلى الصبر والقدرة على التحمل نظراً لتميز عمل السكرتير بالعديد من المهام والتعامل مع العديد من الشخصيات. وحل المشكلات نظراً لوقوده ضمن مكتب الرئيس أو المدير مما يجعله يواجه الكثير من المشكلات التي لابد أن يكون لديه القدرة على حلها. وضعف النفس واللباقة في الحديث والتعامل والقدوة الحسنة، وأخيراً القدرة على سرعة التكيف وتقبل التغيير خاصة عند تغير المديرين أو تغير أنظمة وإجراءات العمل داخل المنظمة. في أسفل الصفحة تجد النشاط رقم واحد، والمطلوب منك أن تبحث عن صفات وسمات أخرى للسكرتير تساعد في نجاحه وأدائه لعمله بفاعلية، فكر في صفات إضافية غير مذكورة هنا وسجلها في الفراغات المخصصة.

صفحة ٢٦

انظر إلى صفحة التقويم في كتابك. في السؤال الأول أمامك جدول مقسم إلى عمودين: الأول مخصص للصفات الشخصية، والثاني مخصص للقدرات والمهارات. المطلوب منك في هذا الجدول أن تدون الصفات الشخصية والقدرات والمهارات التي يجب أن يتمسك بها السكرتير في حياته العملية بناءً على ما درسناه في هذا الدرس. فرغ في الجدول الصفات مثل النزاهة والصدق والأمانة، وفي عمود القدرات والمهارات ضع قدرات مثل القدرة على التواصل وسرعة البديهة والقدرة الذهنية. في السؤال الثاني، يطلب منك أن تذكر من وجهة نظرك خمس صفات للسكرتير الناجح مبيناً سبب اختيارك لها. فكر في أكثر خمس صفات تؤثر بشكل رئيسي في نجاح السكرتير مثل الأمانة وكتم الأسرا واللباقة والقدرة على حل المشكلات والتكيف، واكتب كل صفة مع تعليل موجز لسبب اختيارك لها في الأسطر المخصصة للإجابة.

صفحة ٢٧

انظر إلى هذه الصفحة التي تمثل مشروع تقييم الوحدة الأولى، وتحديداً المشروع الأول. عنوان المشروع هو زيارة مكتب سكرتير في إحدى الجهات أو الشركات. هدف المشروع هو التعرف على عناصر عمل السكرتير. فكرة المشروع تقوم على زيارة مكتب السكرتير في إحدى الشركات وإجراء مقابلة مع السكرتير والتحدث معه عن عمله. المطلوب تنفيذه هو إعداد تقرير عن أربعة أمور رئيسية: أولاً، سمات السكرتير وصفاته التي درسناها. ثانياً، الارتباط التنظيمي للسكرتارية. ثالثاً، تحديد نوع السكرتارية. رابعاً، تقديم التقرير من خلال عرض تقديمي. لكي تفكر في حل هذا المشروع وتنفيذه، عليك التنسيق لزيارة ميدانية لأحد المكاتب، وتجهيز أسئلة تغطي النقاط الأربع المطلوبة، ثم صياغة المعلومات في تقرير مكتوب وعرضها بشكل مرئي.

صفحة ٢٨

انظر إلى الصفحة الأخيرة وهي المشروع الثاني من مشاريع تقييم الوحدة الأولى. عنوان المشروع هو تصميم مكتب سكرتارية لإحدى الجهات أو المنظمات. هدف المشروع هو التعرف على البيئة المكتبية. فكرة المشروع تقوم على الاطلاع على البيئات المكتبية المختلفة وفق اختلاف المنظمات. المطلوب هو تصميم بيئة مكتبية باستخدام برامج التصميم الإلكتروني. لفهم كيفية إنجاز هذا المشروع، عليك تخيل شكل مكتب السكرتير المثالي من حيث ترتيب الأثاث وأجهزة الاتصال والحاسوب ومكان استقبال الزوار، ثم استخدام برنامج تصميم على حاسوبك أو جهازك اللوحي لرسم هذا المكتب وتوزيع محتوياته بشكل منظم يخدم سير العمل الإداري بكفاءة.

يقوم الدرس على دراسة مفهوم السمات والصفات الشخصية التي يمتلكها السكرتير الناجح، مقسمة إلى سمات فطرية ثابتة نسبيا مثل الذكاء والنزاهة، وسمات مكتسبة من الخبرات مثل الانضباط والقدرة على التواصل وتحمل الضغوط. السكرتير هو الواجهة الأولى للمنظمة، ونجاحه يتطلب صفات جسدية وذهنية ونفسية وأخلاقية، مثل كتم الأسرار، وسرعة البديهة، وحل المشكلات، واللباقة في التعامل مع الزوار والعملاء. لو استقبل السكرتير الزوار بابتسامة، وادار المكالمات بتركيز، وحفظ أسرار العمل بدقة، فان ذلك يحقق نجاح المنظمة والمدير معا، لان السكرتير الناجح هو اساس نجاح الادارة المكتبية.

الفكرة الأساسية

السمات والصفات الشخصية هي الخصائص الفطرية أو المكتسبة التي يتحلى بها السكرتير الناجح لتساعده على أداء مهامه بكفاءة وفاعلية، باعتباره واجهة المنظمة والخط الأول لمقابلة زوارها ومراجعيها.

الشرح

تنقسم السمات والصفات إلى قسمين رئيسيين: السمات الشخصية الفطرية التي يولد بها الفرد وتكون ثابتة نسبيا على مر الزمن مثل النزاهة والذكاء والطموح، والصفات المكتسبة من التجارب الحياتية أو التعلم مثل الانضباط والقدرة على التواصل واتخاذ القرارات والقدرة على العمل تحت الضغوط. ولأن السكرتير يشغل موقعاً حيوياً ضمن مكتب الرئيس أو المدير، فإنه يحتاج إلى مجموعة متكاملة من الصفات: القدرة الجسدية لتحمل أعباء العمل الحركي والذهني، وسلامة السمع والبصر لتلقي المعلومات والرد على المكالمات والكتابة والعرض والتنظيم، والقدرة الذهنية التي تشمل الذاكرة القوية والذكاء والقدرة على الحفظ والتحليل وتذكر المواعيد وأماكن الاجتماعات. كما تشمل الصفات الابداع والتفكير الخلاق لتقديم الحلول الابتكارية، وسرعة البديهة لاحداث قفزات نوعية بالعمل، وكتمان الأسرار نظراً لطبيعة العمل الحساسة، والصدق والأمانة والمحافظة على الممتلكات العامة، والصبر والقدرة على التحمل والتعامل مع مختلف الشخصيات. ويحتاج السكرتير أيضاً إلى مهارة حل المشكلات بكفاءة دون التأثير على استمرارية العمل، وضبط النفس والسيطرة الإيجابية على الانفعالات وتجاوز الصعاب، واللباقة في الحديث والتعامل واستقبال العملاء بأدب ورقي، والقدرة على سرعة التكيف وتقبل التغيير عند تغير المديرين أو تغير أنظمة وإجراءات العمل داخل المنظمة.

مثال محلول خطوة بخطوة

إذا واجه السكرتير اتصالا هاتفيا من عميل غاضب يشتري خدمة من المنظمة وفي نفس الوقت دخل مدير الرئيس إلى المكتب لتسليم ملف عاجل، فكيف يتصرف السكرتير الناجح مستفيداً من صفاته? الخطوة الأولى: تفعيل صفة ضبط النفس والسيطرة الإيجابية على الانفعالات لكي لا يتأثر بالضغط العصبي للعميل الغاضب. الخطوة الثانية: استخدام صفة اللباقة في الحديث والتعامل لاستقبال العميل واحتواء غضبه بأسلوب مهذب ومريح. الخطوة الثالثة: تطبيق القدرة الذهنية وسرعة البديهة لتذكر مكان الملف العاجل وتسليمه للمدير بسرعة وإتقان دون تعطيل العمل. الخطوة الرابعة: ممارسة صفة كتم الأسرار وحل المشكلات لإنهاء الموقفين بكفاءة عالية تضمن استمرارية العمل ونجاح الرئيس.

أخطاء شائعة

الاعتقاد بأن السكرتير الناجح يعتمد على المظهر الخارجي فقط متجاهلاً السمات الذهنية والنفسية مثل سرعة البديهة وكتمان الأسرار. الظن بأن الصفات الشخصية لا يمكن تطويرها، في حين أن الكثير من الصفات مثل الانضباط واللباقة والقدرة على التواصل هي مهارات مكتسبة يمكن تنميتها بالتعلم والخبرة. فصل العمل الإداري عن السمات الأخلاقية مثل الصدق والأمانة، بينما الأمانة في نقل المعلومة وحفظها هي أساس عمل السكرتير.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: اذكر خمس صفات أساسية يجب أن تتوفر في السكرتير الناجح لتأمين ثقة رئيسه؟ الإجابة: كتمان الأسرار، والصدق والأمانة، وسرعة البديهة، واللباقة في التعامل، والقدرة على حل المشكلات. السؤال الثاني: ما الفرق بين السمات الفطرية والصفات المكتسبة في شخصية السكرتير مع ضرب مثال لكل منهما؟ الإجابة: السمات الفطرية هي خصائص يولد بها الفرد وتكون ثابتة نسبيا مثل الذكاء والنزاهة، بينما الصفات المكتسبة هي ما يتم اكتسابه من التجارب والتعلم مثل الانضباط والقدرة على العمل تحت الضغوط.