الدرس الثالث: الارتباط التنظيمي للسكرتارية
انظر إلى أعلى الصفحة، ابدأ بقراءة مفهوم الارتباط التنظيمي: هو يحدد لك تماماً مكان وحدتك الإدارية داخل الهيكل، ومن تتبع له، ومن هي الجهة التي ترتبط بها، وخط السلطة والمسؤولية الذي يربطك بها. تابع معي قراءة العلاقة الوظيفية بين السكرتارية والإدارة في الشكل الموجود بالأسفل: قمة الهرم تشير إلى المدير العام، وتحته مباشرة سكرتير المدير العام، ثم تتفرع الإدارات مثل إدارة الموارد البشرية وإدارة التسويق والإدارة المالية. لاحظ كيف تتفرع سكرتارية الإدارة المالية وسكرتارية إدارة الموارد البشرية من تلك الإدارات، وكيف تتدرج المهام تحتهما حتى تصل إلى المحاسب وأمين الصندوق ووحدة التوظيف والتدريب. هذا الخط الواضح يبين لك تماماً قنوات الاتصال والتبعية الإدارية بدقة تامة دون تداخل في الصلاحيات.
يقوم الدرس على تحديد موقع الموظف ووحدته في الهيكل التنظيمي، وتوضيح الجهة التي يتبعها وخط السلطة والمسؤولية. الارتباط التنظيمي يعني معرفة مكانك الإداري ومن ترتبط به. يعرض الدرس عناصر المكتب الإداري وهي الموارد البشرية، والأدوات والتكنولوجيا، والبيانات والمعلومات، والمعالجة والتشغيل. كما يوضح مهام مدير المكتب الإداري المسؤول عن تنظيم مكتب الإدارة ومساعدة المدير العام في الأعمال المعتادة. فمثلاً، لو كان سكرتير إدارة الموارد البشرية يتبع مدير الموارد، فإن أي طلب يجب أن يمر عبر هذا الخط التنظيمي ولا يتجاوزه تفادياً للمشكلات الإدارية.
الفكرة الأساسية
الارتباط التنظيمي هو تحديد موقع الوحدة الإدارية أو الموظف في الهيكل التنظيمي، وتحديد الجهة التي يرتبط بها كل منهما، وخط السلطة والمسؤولية المترتب على ذلك.
الشرح
يعرف الارتباط التنظيمي بأنه موقع الوحدة الإدارية أو الموظف في الهيكل التنظيمي والجهة التي يتبعها. يتطلب كل عمل إداري وجود وحدة سكرتارية تساعد في إنجاز الأعمال على أكمل وجه، ويختلف موقع وحدة السكرتارية وفقا لنوعها والإدارة التي تتبعها. يوضح الهيكل التنظيمي (شكل 2) هذا الارتباط، حيث يظهر المدير العام وتحته سكرتيره وإدارات مثل إدارة الموارد البشرية وإدارة التسويق والإدارة المالية. المكتب الإداري هو مركز العمل الإداري في أي منظمة، وفيه تجري الأعمال الإدارية من تخطيط وتنظيم وإشراف وتوجيه ورقابة وتنسيق وتمهيد لاتخاذ القرار، وهو المكان الذي يحفظ فيه المستندات وحلقة الاتصال بين المنظمة والجمهور. عناصر المكتب المعاصر هي الموارد البشرية، والأدوات والتكنولوجيا، والبيانات والمعلومات، والمعالجة والتشغيل. مدير المكتب الإداري هو المسؤول عن تنظيم مكتب الإدارة ومساعدة المدير العام أو المدير التنفيذي، وعادة ما يرتبط بمدير المكتب بالإدارة العامة بشكل مباشر.
مثال محلول خطوة بخطوة
خذ مثال هند سكرتيرة مدير المويات في شركة للأجهزة الإلكترونية. تلقت هند طلبا من مدير المشتريات بالتواصل بالبريد الإلكتروني مع إحدى الشركات الموردة. هل يعد هذا الطلب سليما إداريا؟ لا، لأنه تجاوز الارتباط التنظيمي. من الذي يفترض أن تستقبل منه هند التوجيهات والطلبات؟ مديرها المباشر الذي ترتبط به في الهيكل التنظيمي. ما المشكلات الإدارية المترتبة على تجاوز الارتباط التنظيمي؟ حدوث ازدواجية في التوجيه، وضياع المسؤولية، وتعطل العمل.
أخطاء شائعة
من الخطأ الشائع اعتقاد أن السكرتير أو مدير المكتب يمكنه تلقي الأوامر من أي مدير في المنظمة بشكل عشوائي؛ الصواب هو الالتزام بخط السلطة والمسؤولية والارتباط التنظيمي المحدد في الهيكل. ومن الخطأ الاعتماد على الذاكرة وحدها دون حفظ المستندات داخل عناصر المكتب الإداري.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو مفهوم الارتباط التنظيمي؟ الإجابة: هو موقع الوحدة الإدارية أو الموظف في الهيكل التنظيمي، وتحديد الجهة التي يرتبط بها كل منهما، وخط السلطة والمسؤولية المترتب على ذلك. السؤال الثاني: اذكر اثنين من عناصر المكتب الإداري المعاصر. الإجابة: الموارد البشرية، والأدوات والتكنولوجيا.