الدرس الثاني: البيئة المكتبية
انظر إلى أعلى الصفحة، البيئة المكتبية هي كل ما يحيط بالموظف من عوامل مادية داخل المكتب، سواء كان ذلك في المساحات التقليدية أو غير التقليدية. عندما صمم الملك سلمان لتنمية الموارد البشرية برامجه، نص على تحسين جودة الحياة، وهذا يعني إتاحة بيئة عمل ملائمة للإنسان لتطوير قدراته. تذكر دائماً الهندسة البشرية أو الإرجونوميكس Ergonomics، وهو العلم الذي يهتم بتصميم بيئة العمل بطريقة تعزز إنتاجية العاملين وتقلل الإجهاد البدني والذهني. العناصر تشمل تصميم الآلات، الأجهزة، تنظيم المكاتب، تحسين الإضاءة، والتهوية. أما تطور بيئة المكاتب، فالأداء يرتبط ارتباطاً مباشراً ببيئة المكتب، فعندما يُرتب المكتب ترتيباً صحيحاً، فإنه يعمل على إلهام الموظفين، ويأخذهم إلى مستويات جديدة من الإبداع والابتكار، تماماً كما تضمن المنظومات عناصر متنوعة لتحسين طريقة عمل الموظفين.
تقوم فكرة البيئة المكتبية على تصميم مكان أداء الأعمال وكل ما يحيط بالموهظف من عوامل مادية لرفع مستوى الأداء والكفاءة والإنتاجية. تتطور البيئة المكتبية من مكاتب فردية مغلقة بالكامل إلى مساحات مفتوحة ومرنة تعزز التعاون وتوفر الراحة. وتعتمد البيئة النموذجية على ستة عناصر رئيسية تشمل: سهولة الوصول لأجزاء المكتب، وتقليل الضوضاء والحركة، وخلو البيئة من الفوضى، وإنشاء مناطق للتواصل بين الموظفين، وتوفير خيارات متنوعة للجلوس في أماكن العمل، وضبط الإضاءة والألوان. فمثلاً، عندما تنظم أسلاك الكهرباء وتستخدم الأجهزة اللاسلكية وتزيل الفوضى من مكتبك، فإنك تخلق بيئة نظيفة ومنظمة تعطي انطباعاً إيجابياً للعملاء وتقلل التوتر لدى السكرتير لتصبح أكثر إنتاجية وسعادة.
الفكرة الأساسية
البيئة المكتبية هي مكان أداء الأعمال وما يحيط بالموظف من عوامل مادية لتوفير بيئة مريحة وآمنة تحسن الأداء وتقلل الإجهاد. يعتمد تصميمها على الهندسة البشرية المعروفة بالإرجونوميكس لتصميم بيئة العمل بما يلائم الإنسان وقدراته.
الشرح
تتطور بيئة المكاتب من مكاتب فردية مغلقة بجدران ممتدة من الأرض إلى السقف إلى مكاتب مفتوحة تعزز العمل الجماعي والتعاون. ولتحقيق بيئة مكتبية نموذجية وناجحة، يجب مراعاة ستة عناصر أساسية:
- توفير وصول سهل لجميع أجزاء المكتب عبر ترتيب الطاولات في مجموعات صغيرة مع مساحات كافية للتنقل.
- تقليل الضوضاء والحركة من خلال احترام آداب المكتب، وإعطاء الأولوية للتنظيم، وفصل المساحات الواسعة بالخزانة أو النباتات لتعزيز الخصوصية.
- خلو البيئة المكتبية من الفوضى بتنظيم أسلاك الكهرباء، واستعمال الأجهزة اللاسلكية، واستثمار حلول التخزين، ومتابعة النظافة المستمرة لتترك انطباعاً إيجابياً لدى العملاء.
- إنشاء مناطق للتواصل بين الموظفين لتشجيع الابتكار والتعاون عبر تخصيص مساحة مرنة تناسب لقاء أربعة موظفين معاً.
- خيارات الجلوس في أماكن العمل بسبب انتشار الأجهزة الذكية كالأجهزة اللوحية والمحمولة، مما يتيح لل موظف التنقل والتغيير للوقوف والجلوس لزيادة مستوى الطاقة.
- الإضاءة والألوان بدورها الحيوي في أداء الموظفين، حيث تُدمج الإضاءة الطبيعية مع التقنيات الجديدة للتكيف وفق الوقت، إضافة إلى اختيار ألوان مناسبة لمناطق المكتب.
مثال محلول خطوة بخطوة
إذا أردت تصميم مكتب سكرتارية لتحسين الإنتاجية، فاتبع الآتي:
- الخطوة الأولى: رتب مكاتب الموظفين في مجموعات صغيرة واجعل مساحات الحركة على الجانبين واسعة لضمان سهولة التنقل.
- الخطوة الثانية: تخلص من الفوضى الورقية بتصنيف المعاملات والوثائق داخل خزائن خاصة بها، ونظّم أسلاك الكهرباء لتجنب الإجهاد البصري والذهني.
- الخطوة الثالثة: خصص مساحة اجتماعات مصغرة ومريحة لتبادل الأفكار بين الزملاء.
أخطاء شائعة
- ترك أسلاك الكهرباء مبعثرة على الأرض دون تنظيم، مما يسبب الفوضى وزيادة التوتر.
- إهمال الإضاءة الطبيعية وعدم توفير مساحات مرنة للجلوس والحركة.
- عدم فصل المساحات الواسعة بأثاث أو خزائن، مما يؤدي إلى زيادة الضوضاء وضعف التركيز.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
- السؤال الأول: ما المقصود بمفهوم البيئة المكتبية؟
- الإجابة: هي مكان أداء الأعمال، بما في ذلك المساحات المكتبية التقليدية، والمساحات المكتبية غير التقليدية، وكل ما يحيط بالموهظف من عوامل مادية داخل المكتب.
- السؤال الثاني: اذكر ثلاثة من عناصر البيئة المكتبية النموذجية.
- الإجابة: 1- توفير وصول سهل لجميع أجزاء المكتب. 2- تقليل الضوضاء والحركة. 3- خلو البيئة المكتبية من الفوضى.