الدرس الأول: ماهية السكرتارية

تقوم السكرتارية بدور حيوي في المنظمات عبر مساعدة المديرين والرؤساء على أداء أعمالهم بكفاءة، وتقديم الخدمات الفنية والمكتبية كالبريد والمراسلات وتنظيم المواعيد وحفظ الأسرار. تُصنف أنواع السكرتارية وفق ثلاثة معايير رئيسية: أهمية العمل وتتضمن التنفيذي وفئة أ وفئة ب، والجهة وتشمل العامة والخاصة والمتخصصة، والزمن وتضم الدائمة والمؤقتة. فمثلاً، لو كُلفت بوحدة إدارية مستمرة في الهيكل التنظيمي تؤدي المهام المكتبية بشكل متواصل، فأنت تعمل في سكرتارية دائمة، بينما لو أنشئت الوحدة لمشروع محدد وتنتهي بانتهائه، فهي سكرتارية مؤقتة.

الفكرة الأساسية

تدور فكرة الدرس حول مفهوم السكرتارية كجهاز إداري ووحدة مساعدة تسهم في تيسير الأعمال وتنظيمها لمساعدة القيادات وأصحاب القرار في المنظمات على أداء مهامهم بكفاءة وفاعلية، من خلال معالجة البيانات، وحفظ الأسرار، وتسهيل تدفق المعاملات.

الشرح

تتألف السكرتارية من وحدة إدارية تقدم خدمات فنية ومكتبية تشمل تحرير المراسلات، وإعداد التقارير، ومعالجة البريد الوارد والصادر، وتنظيم أرشيف المكتب. والسكرتير مشتقة من كلمة secretaries التي تعني حرفياً كاتب الأسرار؛ لطبيعة عمله الذي يتضمن معرفة الكثير من البيانات والمعلومات التي لا تتاح لغيره، مما يتطلب أن يكون مؤتمناً عليها وحافظاً لها. وتتعدد أهداف السكرتارية لتشمل نقل المعلومات والبيانات، وتوفير المعلومات للإدارة العليا والوسطى لمساعدة في اتخاذ القرارات، وتنسيق الأعمال، ومتابعة دورة الوثائق الإدارية. وتُصنف أنواع السكرتارية وفق ثلاثة معايير أساسية:

1. معيار أهمية العمل: ويضم السكرتير التنفيذي الذي يؤدي سلسلة متكاملة من مهام السكرتارية التنفيذية في مكامن المديرين والرؤساء التنفيذيين، وسكرتير الفئة (أ) الذي يمارس نطاقاً غير محدود من مهام السكرتارية لمسؤول واحد أو أكثر من مسؤولي الإدارة الوسطى، وسكرتير الفئة (ب) الذي يمارس نطاقاً محدوداً في المنظمات الصغيرة أو لدى مشرف في منظمة كبيرة.
2. معيار الجهة: ويضم السكرتارية العامة التي تتولى كافة الأعمال المكتبية على مستوى المنظمة كأعمال البريد والنسخ والأرشفة، والسكرتارية الخاصة التي تقدم خدمات لمكاتب المديرين أو الرؤساء كتسجيل المراسلات وإعداد التقارير وتنظيم الاجتماعات والسفريات، والسكرتارية المتخصصة التي تلحق بمكاتب كبار المسؤولين لتقديم الاستشارات الفنية المتخصصة كالقانونية والاقتصادية والطبية.
3. معيار الزمن: ويضم السكرتارية الدائمة وهي وحدة إدارية دائمة في الهيكل التنظيمي لتنفيذ المهام المساندة، والسكرتارية المؤقتة وهي وحدة تنشأ لمشروع مؤقت وتنتفي بانتهائه.

مثال محلول خطوة بخطوة

لو أن شركة تجارية كبرى أنشأت مشروعاً لتطوير النظام المحاسبي لمدة ستة أشهر، وعينت موظفاً لإدارة المراسلات وترتيب الاجتماعات الخاصة بهذا المشروع فقط، فما نوع هذه السكرتارية وفق المعايير المدروسة؟ الخطوة الأولى: نحدد معيار التصنيف، وهو هنا مرتبط بمدة العمل الزمنية للمشروع. الخطوة الثانية: نقارن حالة الموظف بأنواع السكرتارية وفق معيار الزمن، هل هي وحدة دائمة مستمرة أم مرتبطة بمشروع محدد؟ الخطوة الثالثة: نجد أن العمل محدد بفترة ستة أشهر وينتهي بانتهاء المشروع، إذن التصنيف الصحيح هو سكرتارية مؤقتة.

أخطاء شائعة

الاعتقاد بأن السكرتير مجرد موظف لتلقي الاتصالات فقط دون وعي بحساسية المعلومات، متجاهلين أن كلمة secretaries تعني حرفياً كاتم الأسرار وأن الإفصاح عن البيانات يعرض العمل للخطر. الخلط بين السكرتارية العامة التي تخدم كافة أقسام المنظمة، والسكرتارية الخاصة التي تقدم خدمات مباشرة لمكتب المدير أو الرئيس فقط. الظن بأن السكرتارية التنفيذية تقتصر على الأرشيف البسيط، بينما هي تؤدي سلسلة متكاملة من مهام التنفيذ في مكاتب القيادات العليا.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: اذكر معيارين من معايير تقسيم أنواع السكرتارية واشرح أحدهما. الإجابة: المعياران هما معيار أهمية العمل ومعيار الزمن (أو معيار الجهة). وشرح معيار الزمن يوضح أنه ينقسم إلى سكرتارية دائمة في الهيكل التنظيمي وسكرتارية مؤقتة تنشأ لمشروع محدد. السؤال الثاني: لماذا يُشترط في السكرتير أن يكون مؤتمناً وحافظاً لأسرار العمل؟ الإجابة: لأن طبيعة عمله تتضمن الاطلاع على جميع الوثائق والقرارات قبل أن تنشر، ومعرفته لكثير من البيانات والمعلومات التي لا تتاح لغيره من موظفي المنظمة.