تأسيس منظمات فعالة (٢)

يقوم بناء المنظمات الفعالة على دعم عمل الفرق لتحقيق الأهداف وزيادة الإنتاجية عبر توفير هياكل جماعية تفاعلية. يتطلب نجاح الفريق إتقان أعضائه لثلاث مجالات رئيسية هي مهارات العمل الفنية، ومهارات التعامل مع الآخرين، والمهارات الإدارية، بالتوازي مع دعم الإدارة العليا وتوفير الوقت والدعم اللازمين. لتحسين تنظيم المنظمات وتجاوز مشكلات التنظيم المركزي القائم على حصر القرارات في الإدارة العليا وما يصاحبه من بطء وبيروقراطية، تلجأ المنظمات إلى التنظيم اللامركزي الذي يقسمها إلى وحدات أصغر مستقلة، أو التنظيم المسطح الذي يقلل مستويات الإدارة لتعزيز سرعة اتصال المعلومات واتخاذ القرارات بكفاءة مرنة ومستجابة لتحديات المنافسة.

الفكرة الأساسية

تعتمد فاعلية المنظمات على هيكلة العمل بطرق تدعم تعاون الأفراد وتوزع المسؤوليات والصلاحيات بشكل مرن، عبر تقليل مستويات الإدارة المركزية والاعتماد على فرق العمل المؤهلة والهياكل التنظيمية اللامركزية والمسطحة لزيادة الإنتاجية وسرعة اتخاذ القرار.

الشرح

تثبت الفرق الفعالة دورها في زيادة الإنتاجية وتحسين الجودة عبر دعم الفريق الفردي وتحقيق أهداف المجموعة. لضمان نجاح هذه الفرق، يحتاج الأعضاء إلى إتقان ثلاثة مجالات رئيسية: مهارات العمل الفنية، ومهارات التعامل مع الآخرين مثل الكتابة والتفاوض، والمهارات الإدارية مثل إدارة الاجتماعات وحفظ السجلات. ترتبط هذه المهارات بدعم الإدارة العليا لتوفير الموارد ووقت التدريب الكامل.

من ناحية أخرى، تعتمد المنظمات التقليدية على التنظيم المركزي (Centralized Organization) حيث يتركز التخطيط واتخاذ القرار لدى الإدارة العليا وحدها. يواجه هذا التنظيم مشكلات شائعة تتمثل في بطء الاتصال وتراكم القواعد والسياسات، مما يشعر الموظفين بالإحباط وعجزهم عن إنجاز المهام.

لتجاوز ذلك، تظهر بدائل تنظيمية فاعلة:

1. التنظيم اللامركزي (Decentralized Organization): تنقسم المنظمة الكبيرة إلى وحدات أصغر يرأس كل منها مدير لديه صلاحيات تنفيذ العمليات وتحمل المسؤولية، مثل تقسيم منظمة تصنيع أجهزة الحاسوب إلى وحدات تشغيلية بحسب فئات المنتجات.
2. التنظيم المسطح (Flattened Organization): يتألف من مستويات إدارة أقل من الهياكل التقليدية، حيث يتحمل المديرون والموظفون مسؤوليات أوسع، مما يعزز سرعة تدفق المعلومات واتصال الأقسام، ويستلزم نطاق تحكم أوسع للتعويض عن غياب التسلسل الهرمي الطويل.

مثال محلول خطوة بخطوة

لو كانت لديك منظمة كبرى لتصنيع أجهزة الحاسوب تعتمد التنظيم المركزي، واتضح أن اتخاذ أي قرار يتعلق بتعديل إضافات الأجهزة يستغرق أسابيع بسبب عرضه على الإدارة العليا وحدها، فكيف تحل المشكلة؟ الخطوة الأولى: تحديد المشكلة، وهي بطء اتخاذ القرار وزيادة القواعد التنظيمية المعقدة الناتجة عن المركزية الشديدة. الخطوة الثانية: اختيار الهيكل البديل، وهو التنظيم اللامركزي. الخطوة الثالثة: تطبيق الحل عبر تقسيم المنظمة إلى وحدات تشغيلية مستقلة بحسب فئات المنتجات، مثل وحدة للحواسيب المركزية، ووحدة لأجهزة الحاسوب الشخصية، ووحدة للحاسوب المحمول وملحقاته. الخطوة الرابعة: منح كل مدير وحدة صلاحيات كاملة لاتفيذ العمليات واتخاذ القرارات الخاصة بمنتجه دون الرجوع للإدارة العليا في كل جزئية، مما يؤدي إلى سرعة الاستجابة لطلبات العملاء وزيادة رضا الموظفين وتقليل معدل دورانهم.

أخطاء شائعة

• الاعتقاد بأن نجاح الفريق يعتمد فقط على المهارات الفنية متجاهلين مهارات التعامل مع الآخرين والمهارات الإدارية.
• الظن بأن التنظيم المركزي يمنح سيطرة أفضل دائماً، متجاهلين أثره السلبي في بطء الاتصال وشعور الموظفين بالإحباط.
• الخلط بين التنظيم المسطح والتنظيم اللامركزي؛ فالتنظيم المسطح يركز على تقليل مستويات الإدارة وزيادة نطاق الإشراف الفردي، بينما اللامركزي يركز على تقسيم المنظمة إلى وحدات مستقلة.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: لماذا يواجه الموظفون والمديرون في التنظيم المركزي شعوراً بالعجز والإحباط؟ الإجابة: بسبب كثرة السياسات والقواعد المسيطرة، والبطء الشديد الذي يسببه تمرير كافة القرارات عبر الإدارة العليا فقط.

السؤال الثاني: ما المجالات الثلاثة التي ينبغي لأعضاء الفريق أن يكونوا مؤهلين فيها لضمان نجاح الفريق؟ الإجابة: مهارات العمل الفنية، ومهارات التعامل مع الآخرين، والمهارات الإدارية.