تأسيس منظمات فعالة (١)
انظر إلى قائمة المصطلحات الرئيسة على اليمين؛ هذه هي الأدوات التي ستبني بها فهمك لتأسيس المنظمات الفعالة. اقرأ قصة فيصل في قسم دروس من الواقع: تخيل أنك انتقلت من العمل الفردي إلى قيادة فريق عمل في منظمة بجدة تنتج المستلزمات الطبية. في الهيكل التنظيمي التقليدي، تتلقى التعليمات من مديرك وتنفذها بدقة. لكن في الهيكل الجديد، مُنحت حرية تحديد الأهداف والتوجه بنفسك، وأصبحت مسؤولاً عن النتائج. لاحظ ردة فعل زوجة فيصل فاطمة عندما قالت إن هذا يمنحك صلاحيات ومسؤولية أكبر، لكنه يتطلب التأقلم مع وضع لا توجد فيه تعليمات واضحة من الأعلى. فكر معي: ما الأسباب التي قد تجعل هذا التغير في الإدارة يدفع الموظف إلى الحذر؟ فكر في فقدان الأمان الناتج عن غياب التوجيه المباشر.
يقوم درس تأسيس منظمات فعالة على دراسة الهياكل التنظيمية التي تحدد العلاقات بين أقسام المنظمة وموظفيها وخطوط التواصل واتخاذ القرارات. يبدأ الدرس بالتقسيم وتوزيع الموظفين في فرق حسب الوظيفة أو نوع العملاء، ثم يستعرض أنواع الهياكل مثل التنظيم الرأسي الذي يتميز بتسلسل الصلاحيات من أعلى لأسفل، والتنظيم الرأسي الاستشاري الذي يضيف متخصصين لتقديم المشورة، وتنظيم المصفوفة الذي يجمع بين المجال الوظيفي وفرق المشروعات المؤقتة، وتنظيم الفريق، وفريق ذاتي التوجيه. على سبيل المثال، إذا كانت منظمة تصنيع أذية تنشئ أقساماً بحسب حاجة تنظيمية واحدة أو حاجات متعددة مثل إدارة الموارد البشرية وإدارة تقنية المعلومات، فهذا يوضح تطبيق مفهوم التقسيم.
الفكرة الأساسية
تحديد العلاقات بين أقسام المنظمة وموظفيها وخطوط التواصل واتخاذ القرارات عبر الهياكل التنظيمية المختلفة.
الشرح
يعتمد بناء الهيكل التنظيمي على التقسيم، وهو مبدأ مبني على أن يقوم المديرون المتقدمون بوضع جميع الموظفين ممن يلبيون احتياجات المنظمة المماثلة في أقسام موحدة، كالتقسيم الوظيفي المتمثل في إدارة الموارد البشرية أو إدارة تقنية المعلومات، أو التقسيم المبني على العملاء مثل فريق للمبيعات المحلية وآخر للمبيعات الدولية.
من أنواع الهياكل التنظيمية:
- التنظيم الرأسي: تتسلسل الصلاحيات فيه على نحو رأسي بدءاً من أعلى المستويات حتى أدناها. يتمتع المدير التنفيذي فيه بالسيطرة المباشرة على جميع وحدات المنظمة، وكل فرد مسؤول أمام مدير واحد فقط، ولكن قد يؤدي إلى العزلة ومشاكل التواصل بين الإدارات فيما يعرف باسم تأثير الصومعة.
- التنظيم الرأسي الاستشاري: يضيف متخصصين إلى التنظيم الرأسي لتقديم المشورة والمساعدة للمديرين المباشرين دون أن يكون لهم سلطة مباشرة على الموظفين، مثل أخصائيي الإعلانات أو الأخصائيين القانونيين.
- تنظيم المصفوفة: يجمع بين المجال الوظيفي وفرق المشروعات المؤقتة لإنجاز مشروع معين، حيث يعمل المهندس مثلاً في فريق مشروع مع الحفاظ على عمله وتقديم تقاريره إلى نائب الرئيس للشؤون الهندسية، ويقدم تقاريره إلى مدير المشروع فيما يخص المشروع. يتميز بالمرونة ولكن يتطلب توخي الحذر لتحديد الصلاحيات والمسؤوليات.
- تنظيم الفريق: يوزع الموظفين على فرق عمل دائمة تتمتع بالمسؤولية والصلاحية، مع وجود قائد فريق يساعد فريقه في رصد المشكلات والعمل على حلها.
- فريق ذاتي التوجيه: هو فريق يتمتع أعضاؤه بمسؤولية تنفيذ المهام الموكلة إليهم بشكل جماعي ودون تعيين قائد دائم، حيث يتناوب الأعضاء على تولي منصب قائد الفريق أو الميسر.
مثال محلول خطوة بخطوة
في منظمة تعتمد التنظيم الرأسي، إذا كان لدينا رئيس يتبع له مدير مبيعات، ويتبع لمدير المبيعات مساعد مدير المبيعات، ويتبع لمساعد مدير المبيعات مديرا الفرع (أ) و(ب)، ويتبع لمدير الفرع (أ) مندوبو المبيعات: الخطوة الأولى: تحديد أعلى مستوى تنظيمي وهو الرئيس. الخطوة الثانية: تتبع خطوط الصلاحيات المباشرة من الرئيس إلى مدير المبيعات ثم إلى مساعد مدير المبيعات. الخطوة الثالثة: تتبع تفرع خطوط الصلاحيات من مساعد مدير المبيعات إلى مديري الفروع. الخطوة الرابعة: وصول خطوط التواصل والمسؤولية إلى أدنى مستوى وهم مندوبو المبيعات.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن التنظيم الرأسي الاستشاري يمنح الأخصائيين الاستشاريين سلطة مباشرة لإصدار الأوامر للموظفين.
- الخلط بين تنظيم المصفوفة والتنظيم الرأسي في ثبات الهيكل، بينما تنظيم المصفوفة يتغير بانتظام ويتم إعداد هيكل تنظيمي لكل مشروع.
- ظن أن فريق ذاتي التوجيه يعني العمل بلا أهداف أو بلا حاجة للتعاون.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو الهيكل التنظيمي الذي يجمع بين المجال الوظيفي وفرق المشروعات المؤقتة؟ الإجابة: تنظيم المصفوفة.
السؤال الثاني: ما المقصود بمصطلح تأثير الصومعة في التنظيم الرأسي؟ الإجابة: هو حالة العزلة والتركيز على جزء واحد فقط من المنظمة نتيجة لعدم توفر أ طريقة مباشرة يمكن من خلالها لمديري الإدارات المختلفة التواصل والعمل معا.