استخدام أدوات التخطيط
انظر إلى أعلى الصفحة لترى عنوان الدرس استخدام أدوات التخطيط، وتحته مصطلحات رئيسية مثل الهدف والميزانية والجدول الزمني. في قسم دروس من الواقع، تخيل معي حواراً بين ناصر وخالد في مؤتمر سنوي. يقول ناصر إنه مدير مبتدئ وهدفه البسيط هو تحقيق النجاح وكسب المال دون تعقيد الأهداف، لأنه يرى أن البيئة تتغير باستمرار ولا داعي لتحديد أهداف مسبقة. أما خالد فيخالفه الرأي ويرى أن الأهداف المحددة والقابلة للقياس مهمة جدا لأي فريق عمل بغض النظر عن القطاع أو البيئة. انظر إلى السؤال في نهاية الحوار وفكر معي: هل النصر محق في تجنب الأهداف أم أن خالد على صواب في ضرورة وجود أهداف واضحة ودائمة في كل بيئة عمل؟
يقوم التخطيط الفعال على وضع أهداف واضحة وخصائص محددة ترسم اتجاه المنظمة، مستخدماً أدوات أساسية مثل الميزانيات المالية لتحديد التكاليف والأرباح، والجداول الزمنية لتنظيم وقت المهام، والمعايير لتقييم الأداء والجودة، والسياسات والإجراءات لتوجيه القرارات اليومية والروتينية بانتظام. على سبيل المثال، عندما تحدد منشأة هدفا بزيادة المبيعات بمقدار 50,000 ريال خلال ستة أشهر، فإنها تستعين بجدول زمني وجلسات مبيعات لتحقيق هذا الهدف المقاس بدقة.
الفكرة الأساسية
التخطيط الناجح لا يعتمد على التخمين، بل يقوم على توجيه واقضي بوضع أهداف دقيقة واستخدام أدوات عملية مثل الميزانيات والجداول الزمنية والمعايير والسياسات والإجراءات والبحوث لضمان تحقيق النتائج المرجوة.
الشرح
تحديد التوجيه يبدأ من صياغة الهدف الذي يمثل وصفا للنتيجة المتوقعة. الأهداف الفعالة تتميز بأربعة خصائص: أولا أن تكون محدودة وذات مغزى، ثانيا أن تكون قابلة للتحقيق وواقعية وليست مستحيلة، ثالثا أن تكون معلنة لجميع الموظفين لتعزيز فهمهم المشترك، رابعا أن تكون متسقة مع أهداف الإدارات الأخرى ولا تتعارض معها. أما أدوات التخطيط فتنقسم إلى عدة أنواع؛ الميزانيات وهي خطط مالية تفصل العمليات التجارية خلال فترة محددة لتحديد الأموال اللازمة والأرباح المتوقعة. والجداول الزمنية وهي خطط تحدد الوقت المطلوب لتفصيل المهام وتسلسلها. والمعايير وهي مقاييس معتمدة لتقييم ما ينبغي أن يكون عليه الشيء ومقارنة الأداء الفعلي به. والسياسات وهي إرشادات معتمدة لاتخاذ القرارات بمواقف متكررة، بينما الإجراءات هي سلسلة خطوات واجب اتباعها لتنفيذ السياسات. وأخيرا البحوث التي توفر المعلومات اللازمة لتحسين قرارات التخطيط.
مثال محلول خطوة بخطوة
إذا أرادت منشأة تجارية زيادة مبيعاتها عبر الإنترنت، فإنها تتبع الآتي: الخطوة الأولى هي تحديد هدف واضح ومقاس، مثل زيادة مبيعات العملاء الجدد بمقدار 50,000 ريال سعودي خلال الأشهر الستة المقبلة. الخطوة الثانية هي إعداد ميزانية مالية تفصيلية لتحديد نطاق المبيعات وتكلفة الموظفين والمواد اللازمة. الخطوة الثالثة هي وضع جدول زمني يوزع مكالمات المبيعات على موظفي التسويق لضمان تغطية المكالمات اليومية المتجاوزة للمتوسط السائد. الخطوة الرابعة هي وضع معايير وتقييم الأداء عبر السياسات والإجراءات لضمان التزام الموظفين بالهدف المنشود.
أخطاء شائعة
من الأخطاء الشائعة الاعتقاد بأن الأهداف الكبيرة جدا وغير الواقعية تدفع نحو التقدم، مثل أن يطلب من موظف زيادة مبيعات بنسبة 5% بينما قدرته اليومية لا تتحمل سوى عدد محدود جدا من الاتصالات. ومن الأخطاء أيضا عدم إبلاغ الموظفين بالهدف مما يؤدي إلى تعارض الإجراءات بين الإدارات المختلفة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: إلى أي خاصية من خصائص الأهداف الفعالة يشير هدف زيادة متوسط إنتاجية جميع فرق العمل بنسبة 3% في غضون ستة أشهر؟ الإجابة هي: هدف محدد وذو مغزى. السؤال الثاني: ماذا تسمى الإرشادات المعتمدة في اتخاذ القرارات ذات الصلة بمواقف محددة ومتكررة؟ الإجابة هي: السياسات.