وظيفة التخطيط
انظر إلى قائمة المصطلحات الرئيسة في أعلى الصفحة، فهي خارطة طريقنا في هذا الدرس، بدءاً من خطة العمل وحتى الرؤية. اقرأ قصة إبراهيم في قسم دروس من الواقع؛ تخيل أنك تدير مشروعا لتقديم خدمات الطعام وقدرت التكلفة بـ 400000 ريال سعودي إضافة إلى 20000 ريال لتطوير موقع إلكتروني، ثم ذهبت إلى البنك لطلب قرض. سألتك موظفة المصرف عن كيفية سداد القرض، وتوقيت الأرباح، ونقاط قوتك ومنافستك، فلم تكن تفكر في إعداد خطة مكتوبة مسبقاً. الرد الذي تللقيته من موظفة المصرف مبرر تماما، فالبنوك لا تمنح قروضاً بناء على النوايا وحدها، بل بناء على دراسة مالية موثقة تثبت قدرتك على إعادة الأموال في مواعيدها المحددة.
يقوم التخطيط على تحديد أهداف المنظمة ووسائل تحقيقها، وهو نشاط إداري يحمي المنظمات من الفشل ويمنحها ميزة تنافسية. ينقسم التخطيط إلى نوعين رئيسيين: التخطيط الاستراتيجي طويل المدى الذي يحدد اتجاه المنظمة العام، والتخطيط التشغيلي قصير المدى الذي يترجم الأهداف إلى خطوات تنفيذية يومية. يعتمد التخطيط الاستراتيجي على تحليل SWOT الذي يدرس العوامل الداخلية من نقاط قوة ضعف والعوامل الخارجية من فرص وتهديدات. مثال سريع: عندما يخطط مطعم لتوسيع عمله عبر الإنترنت، فإنه يدرس تكلفة الموقع التي تبلغ 400000 ريال ومرافقه والربح المتوقع لضمان نجاح القرار قبل تنفيذه.
الفكرة الأساسية
التخطيط هو النشاط الإداري الذي يحدد أهداف المنظمة والسبل اللازمة لتحقيقها، مما يضمن تجنب الفشل، ويمنح المنظمة ميزة تنافسية طويلة الأجل من خلال تنسيق الأقسام وتوحيد الجهود.
الشرح
ينقسم التخطيط إلى مستويين أساسيين: التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي. التخطيط الاستراتيجي هو تخطيط طويل المدى يحدد أهداف ونشاطات العمل ككل، ويقع على عاتق المديرين العلويين. يعتمد هذا التخطيط على خطوات خمس: التحليل الخارجي لدراسة العملاء والمنافسين، والتحليل الداخلي لدراسة العمليات والموارد، وتحديد الرسالة التي تعبر عن غاية العمل، وتحديد الأهداف، ووضع الاستراتيجيات. وغالباً ما يتم استخدام تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات المسمى SWOT Analysis لتقييم العوامل الداخلية التي يمكن للتحكم بها والعوامل الخارجية التي لا يمكن التحكم بها. أما التخطيط التشغيلي فيأتي بعد التخطيط الاستراتيجي ليبين كيفية التنفيذ عبر تحديد الموارد المطلوبة، والمعدات، وعدد الموظفين، والجداول الزمنية، والميزانيات، ويقع على عاتق المديرين المتوسطين والمشرفين.
مثال محلول خطوة بخطوة
لو أراد إبراهيم توسيع نطاق عمله في تقديم وجبات الطعام عبر الإنترنت، فإن خطة العمل تتضمن الآتي:
- تقدير تكلفة تطوير الموقع الإلكتروني بمبلغ 400000 ريال، وتكلفة توسيع المرافق بـ 20000 ريال.
- إجراء تحليل SWOT بحيث تكون نقاط القوة لديه هي قائمة الطعام الفريدة والجودة العالية، بينما تكون الفرصة المتاحة هي توسيع نطاق عمله ليشمل عملاء خارج منطقته.
- صياغة الرسالة بحيث تكون: تقديم وجبات لذيذة لا تنسى للاحتفال بالمناسبات الخاصة.
- وضع التخطيط التشغيلي عبر تحديد جداول مناوبات الموظفين، وميزانية التشغيل، وتدريب مندوبي المبيعات على تسويق المنتج وطرق التسعير.
أخطاء شائعة
- الاعتماد على التخطيط الذهني غير المكتوب والاعتقاد بأنه كافٍ لاتخاذ القرارات المصيرية.
- الخلط بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي من حيث المسؤولية والمدى الزمني.
- إغفال تحليل العوامل الخارجية التي لا تستطيع المنظمة التحكم فيها مثل المنافسين والقوانين.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما الفرق بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي؟ الإجابة: التخطيط الاستراتيجي هو تخطيط طويل المدى يحدد أهداف المنظمة ككل ويقوم به المديران العلويون، بينما التخطيط التشغيلي هو تخطيط قصير المدى يحدد كيفية تنفيذ أجزاء العمل والأنشطة اليومية ويقوم به المديرون المتوسطون والمشرفون. السؤال الثاني: ماذا يقصد بتحليل SWOT Analysis في التخطيط الاستراتيجي؟ الإجابة: يقصد به فحص نقاط القوة والضعف وهي العوامل الداخلية في المنظمة، وفحص الفرص والتهديدات وهي العوامل الخارجية المحيطة بها لضمان اتخاذ قرارات دقيقة.