صفحة ٨٧
انظر إلى أعلى الصفحة حيث تجد عنوان الدرس وظيفة التنظيم ومع أهدافه التي تتلخص في وصف عوامل تنظيم العمل ومناقشة خصائص التنظيم الجيد. في المنتصف انظر إلى قصة نورة التي تبدأ مشروعها العائلي لتصنيع الملابس في إحدى منظمات أبها، فعندما بدأت المنظمة صغيراً لم تحتاج لهيكل تنظيمي رسمي، ولكن مع نموها وتوسع عملياتها إلى مدن أخرى، دقت ساعة التنظيم واقتضت الحاجة إعداد هيكل تنظيمي بأدوار محددة. لاحظ رد نورة بأن التنظيم الرسمي يعطي كل فرد مهمة محددة ومسؤولية يمكن مساءلته عنها مما يقلل المشكلات مع نمو الأعمال، وهنا يدور النقاش حول ضرورة الهيكل التنظيمي لكل منظمة وحجمها الذي يحتاج إلى هذا النوع من التنظيم الرسمي. تذكر المصطلحات في الجايز الأيمن مثل الخريطة التنظيمية والمسؤولية والصلاحية والتمكين لتتعرف عليها لاحقاً في الدرس.
صفحة ٨٨
انظر إلى قسم تنظيم العمل لتعلم أن التنظيم هو سمة أساسية لتنفيذ أي خطة بفعالية، فهو يرتب الموارد والعلاقات بين الأقسام والموظفين ويوضح المسؤوليات. مثلاً حين تخطط منظمة لتصنيع منتج جديد، فإنها تبدأ بتحديد النشاطات ثم تسندها للأقسام المختصة مثل البحث والتصنيع والموارد البشرية والتسويق والمبيعات والشؤون المالية ودارة المعلومات، ثم ينظم مدير كل إدارة هذه النشاطات بجدول زمني يتناسب مع باقي الإدارات. أما عن دور الخريطة التنظيمية Organization Chart فهي مخطط بياني يوضح بنية المنظمة والعلاقات ومستوى كل فرد في التسلسل الإداري، وهي تسلط الضوء على وحدات العمل الرئيسية، وتحديد وحدات الارتباط، وتحديد حدود الصلاحيات ومسارات التواصل الرسمي داخل المنظمة لكي لا يفقد الهيكل دوره في توضيح ارتباط الوحدات ببعضها.
صفحة ٨٩
انظر إلى الشكل 5-2 الهيكل التنظيمي لجزء من منظمة تعمل في تجارة التجزئة، حيث يظهر في قمة الهرم المدير العام، وتتحت عنه إدارات فرعية تشمل نائب الرئيس للمشتريات، ونائب الرئيس للتسويق، ونائب الرئيس للشؤون المالية. وتحت نائب التسويق يوجد مدير الإعلان والترويج ومدير خدمة العملاء ومدير المبيعات، وتحت المبيعات يوجد مدير التوصيل ومدير الصيانة والخدمات. هذا الشكل يقدم صورة توضيحية عن كيفية تنظيم العمل داخل المنظمة. أما في قسم عملية تنظيم العمل، فمع تامي القطاع الخاص في السعودية ونشأة منظمات جديدة صغيرة، فإن نمو المنظمة يفرض على مالكها مهمة معقدة تتمثل في تنظيم العمل بأكمله، وحتى المنظمات القائمة تتطلب مراجعة تنظيمها لتغير الأهداف أو توسيع نطاق العمل. فلو نجح إبراهيم في تطوير قسم المبيعات عبر الإنترنت، سيتغير تنظيمه بالكامل مقارنة بما قبل التوسع ليتسع للنشاطات الجديدة وعبء العمل الإضافي.
صفحة ٩٠
تشمل عملية التنظيم ثلاثة عناصر رئيسية هي تقسيم العمل، والمرافقة وظروف العمل، والموظفون. عند إعداد الهيكل التنظيمي، يجب تقسيم إجمالي العمل إلى وحدات، ففي المنظمات الصغيرة لا تحتاج إلا لقسمين أو ثلاثة، بينما المنظمات الكبيرة تضم العديد من الموظفين فتتطلب تقسيم الأقسام على مراحل متعددة للتوصل إلى إدارات أو وحدات عمل بحجم معقول مع ضمان تدفق العمل بسلاسة وتعيين موظفين بذوي خبرة. تختلف أقسم العمل بحسب نوع القطاع، فتنظيم تاجر التجزئة يختلف عن منظمات التصنيع. وكلما نمت المنظمة، زاد عدد الأقسام الرئيسية، فقسم البيع الأساسي لتاجر تجزئة صغير قد يتفرع إلى فروع متعددة كقسم تسويق يتفرع إلى إعلان وترويج وبيع شخصي وخدمة عملاء. ويعتمد تحديد كيفية تقسيم العمل على نوع العمل الواجب القيام به في كل وحدة ومقدار العمل الواجب القيام به.
صفحة ٩١
انظر إلى الأشكال الثلاثة في الصفحة لترى كيف يؤثر نمو المنظمة على تنظيم الأعمال عبر ضرب المثل بأمير وحسن وأمير. في الشكل 6-2 الهيكل التنظيمي لمنظمة أمير، يتولى مالك المنظمة الصغيرة جميع الأعمال المطلوبة وتحت إدارته المشتريات والمخزون والإعلان والائتمان والتحصيلات والتسويق والمبيعات والمحاسبة والشؤون المالية. في الشكل 7-2 الهيكل التنظيمي لشراكة أمير وحسن، تسمح مشاركة ملكية المنظمة ذاتها بتقاسم الأعمال المطلوبة بينهما تحت نفس الإدارات السابقة. أما في الشكل 8-2 الهيكل التنظيمي لمنظمة أمير وحسن المشتركة، فيسمح بتوسيع المنظمة بتقسيم الأعمال على نحو إضافي وتوزيعها عبر نواب رئيس للمشتريات والمبيعات والتسويق، مع تفويض واضح للمسؤوليات والصلاحيات وتعيين مديري مبيعات أ و ب تحت مدير المبيعات.
صفحة ٩٢
تحتاج المنظمات إلى تنظيم جيد بغض النظر عن حجمها، فمع توسع المنظمة الصغيرة يصبح من الضروري دراسة العمل بعناية وتعيين موظفين محددين وإبلاغ الجميع بمسؤولياتهم وعلاقاتهم بوضوح. لنأخذ مثال مالك منظمة تبيع بالتجزئة والأجهزة المنزلية في الدمام الذي عيّن موظفين اثنين، موظف أ وموظف ب؛ حيث يتولى المالك المسؤولية والبيع في المشتريات متى استطاع، بينما الموظف أ مسؤول عن مبيعات الأجهزة ويمثل جهة الاتصال للموردين والعملاء في غياب المالك، والموظف ب مسؤول عن كل ما يتعلق بخدمات الأجهزة وتصليحها ويتمتع بصلاحية اتخاذ القرارات ذات الصلة بعلاقات العملاء ما بعد الشراء. أما قسم المرافق وظروف العمل، فهو يركز على الجوانب المادية للتنظيم، حيث يجب توفير المعدات والمواد اللازمة للموظفين لضمان سلاسة العمل والحد من الهدر، وأن يتم العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة لكي لا يضطر الموظفون إلى إضاعة الوقت كالميكانيكي الذي يحتاج إلى الوصول السهل للقطع.
صفحة ٩٣
انظر إلى الصورة العلوية التي تعرض بيئة مكتبية ذكية ومجهزة بأثاث حديث ومنظم وإضاءة جيدة وألوان مريحة تساعد في رفع معنوية الموظفين وتعزيز إنتاجيتهم. انظر إلى النص أدناه الذي يضرب مثالاً بسيطا للسيارات، حيث تمتلك أنظمة حاسوب لتحديد موقع قطع غيار السيارات لدى الموردين بسرعة لخدمة العملاء بكفاءة واستلام تسليم سريع وفوري، فالتخطيط بعناية للمرافق الموجودة خارج موقع العمل مثل مواقف السيارات الخاصة والآمنة والكافيتريا وغرف الاستراحة يسهل الوصول إليها ويزيد من رضا العمال وفعالية الأداء. كما أن ظروف العمل المادية تنعكس على معنويات العمال، إذ يتاثر الرضا الوظيفي بالعوامل البيئية الأساسية مثل الإضاءة ودرجة الحرارة والتهوية ونظافة مناطق العمل، فضلاً عن جودة الأدوات والمعدات وصيانتها دورياً.
صفحة ٩٤
انظر إلى قسم الموظفين لتعلم أنه لا بد من مراعاة الموظفين عند تقسيم العمل إلى وحدات وإقامة توازن بين الموظف وعمله والمواد المتوفرة، بحيث يمتلك الموظف المهارات اللازمة للقيام بالمهام. بالإضافة إلى ذلك، يجب تكليف الموظفين بالعمل الذي يستمتعون بالقيام به لئلا تنشأ مشكلات ذات صلة بجودة وكمية عملهم، وحيث إن الأعمال لا تكون جميعها ممتعة، يتولى المديرون إسناد العمل على النحو الأفضل وتوزيع المهام غير الممتعة على مختلف الموظفين بالتساوي لكي لا يكون بعضهم مضطراً للقيام بالعمل ذاته طوال الوقت. انظر إلى سؤال اختبر معلوماتك حول العناصر الثلاثة التي يجب مراعاتها عند تنظيم العمل، والتي درستها في الصفحات السابقة. ثم انتقل إلى هدف التعلم 2.3.2 وخصائص التنظيم الجيد، حيث يوضح النص أنه حين يتولى فرد واحد تشغيل المنظمة يمكن الاستغناء عن هيكل تنظيمي لأنه يكون بمفرده مسؤولاً عن تنفيذ جميع الأعمال، بينما كلما ارتفع عدد الأفراد العاملين معاً في فريق رياضي أو فريق عمل منزل، يزداد الحاجة لاعتماد هيكل تنظيمي ليعطي نتائج أفضل.
صفحة ٩٥
انظر إلى قسم المسؤولية والصلاحية Responsibility and Authority، حيث تعني المسؤولية إلزام الفرد بتنفيذ المهام الموكلة إليه حين يكون التنظيم جيداً والمهام محددة بوضوح ويدرك الموظفون تماماً الأعمال الواقعة على عاتقهم. وفي المقابل، تعرف الصلاحية Authority بأنها الحق في اتخاذ قرارات حول مهام العمل وتوجيه الموظفين الآخرين إلى أداء المهام الموكلة إليهم، وغالباً ما يتم تفويض الصلاحيات من المستويات الأعلى إلى الأدنى في المنظمة. من أكبر الأخطاء منح الموظفين صلاحيات غير كافية لممارستها، مثل موظف تأجير السيارات المسؤول عن تسليم السيارة الذي ينتظر في المكتب لعدم توفر السيارة حالياً، فيجب منحه صلاحية تأمين سيارة أخرى تلبي احتياجات العميل تفادياً لانزعاج. ولكي يعرف كل موظف وكل مدير ما يأتي، يجب تحديد وصف الوظيفة والواجبات، نطاق الصلاحيات المصاحبة، المدير المسؤول، الموظفون التابعون، ومعايير الأداء المرضي. أما التمكين Empowerment فيعني منح الصلاحية لاتخاذ القرارات بنفسك وحل المشكلات باستخدام الموارد المتاحة، مع إدراك آثار القرارات التي يتخذها الموظف.
