زيادة فعالية الإدارة (٢)
اقرأ السؤال الأول بعناية. عندما يُطلب منك معرفة ما لا يُعتبر دوراً للمدير الناجح من بين الخيارات: تنفيذ القوانين، بناء العلاقات، اتخاذ القرارات، والتواصل؛ تذكر أن المدير يوجه ويبني علاقات ويتخذ قرارات، بينما تنفيذ القوانين ليس من أدواره الأساسية بهذا المعنى المباشر. في السؤال الثاني، تجميع الأفراد والمال والمنشآت والمعدات والمواد يمثّل مورداً أساسياً، فاختر الإجابة الصحيحة من بين الأدوات، الموارد، العمل، أو العمليات. في التفكير الناقد، انظر في السؤال الثالث إلى صعوبة الاعتماد على التهديد والعقوبة؛ فالإنسان يبدع حين يقتنع لا حين يخاف. وفي السؤال الرابع، فكّر في تداعيات أي قرار إداري على الأفراد والعمل لتدرك لماذا يجب الحذر قبل اتخاذه.
يقوم درس زيادة فعالية الإدارة على دراسة كيفية استخدام المدير للموارد بأقصى حد ممكن من الفعالية عبر الوظائف الإدارية الخمس وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة لأعمال المنظمة، بالإضافة إلى إتقان مهارات التواصل وبناء العلاقات واتخاذ القرار. الفكرة الأساسية هي أن المدير الناجح يفهم المبادئ التي توجّه قراراته وتصرفاته ويتقيد بها، مع دراسة دقيقة لاستخدام كل نوع من الموارد. على سبيل المثال، إذا خصص المدير ساعات عمله بحيث يوزعها بدقة على التخطيط والرقابة وبقية الوظائف لضمان تحقيق أهداف المنظمة دون هدر، فهذه هي الفعالية الإدارية المطلوبة.
الفكرة الأساسية
يقوم الدرس على ربط كفاءة المدير وفعاليته بمدى دقة دراسته لطريقة استخدام كل نوع من الموارد بأقصى حد ممكن من الفعالية، وذلك أثناء قيامه بالوظائف الإدارية الخمس: التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والرقابة لأعمال المنظمة. المدير الناجح هو الذي يفهم المجموعة من المبادئ التي توجّه قراراته وتصرفاته ويتقيد بها، ويتقن مهارات التواصل وبناء العلاقات واتخاذ القرارات.
الشرح
انظر إلى طريقة توزيع المدير وقته وجهده بين الوظائف الإدارية الخمس. الفعالية تعني تنفيذ أهداف المنظمة من خلال الاستفادة الفعالة من الموارد البشرية والموارد الأخرى. تتطلب الإدارة الناجحة فهماً عميقاً لبيئة المنظمة ونوع العمل ونوع العاملين فيها، لأن هذه العوامل تؤثر مباشرة في استراتيجية الإدارة وفي اتخاذ القرارات. المديرون الناجون يدركون أنهم مسؤولون عن توجيه الأعمال واتخاذ القرارات بدقة وموضوعية لتحسين تشغيل المنظمات.
مثال محلول خطوة بخطوة
لنفترض أن مديراً يعمل لمدة إجمالية تبلغ ساعة شهرياً، وقرر توزيعها على الوظائف الإدارية كالتالي:
- التخطيط: ساعة
- التنظيم: ساعة
- التوجيه: ساعة
- الرقابة: ساعة لحساب النسبة المئوية للوقت المخصص لكل وظيفة، نقسم ساعات الوظيفة على الإجمالي ونضرب في : النسبة المئوية للتخطيط = ( rac{30}{100}) imes 100 = 30\% النسبة المئوية للتنظيم = ( rac{20}{100}) imes 100 = 20\% بهذه الطريقة يدرس المدير بدقة طريقة استخدام وقته وجهده لتحقيق أقصى فعالية ممكنة.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن توجيه الموظفين وإنجاز العمل يتم بمجرد التهديد والعقوبة دون الحاجة لتطوير مهارات التواصل وبناء العلاقات.
- إغفال دراسة بيئة المنظمة ونوع العمل عند تحديد استراتيجية الإدارة.
- عدم تخصيص الوقت الكافي للتخطيط والرقابة والتركيز فقط على التسيير اليومي.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: أي من العناصر الآتية لا يعتبر أحد أدوار المدير الناجح؟ (أ. تنفيذ القوانين، ب. بناء العلاقات، ج. اتخاذ القرارات، د. التواصل). الإجابة: أ. تنفيذ القوانين.
السؤال الثاني: ما الذي يمثله الأفراد والمال والمنشآت والمعدات والمواد في المنظمة؟ الإجابة: تشكل الموارد في المنظمة.