زيادة فعالية الإدارة (١)
انظر إلى أعلى الصفحة، عنوان الدرس هو زيادة فعالية الإدارة، وتحته الأهداف الثلاثة التي سترشدنا خلال هذا الدرس، وهي تحديد أدوار المدير، وتفسير استخدام الموارد، وتعداد المبادئ المتفق عليها للإدارة. وفي جانب الصفحة المصطلحات الرئيسة باللغتين مثل الدور الإداري ومبادئ الإدارة. أما في صندوق دروس من الواقع، فهناك حوار بين نورة وسارة حول منصب إداري في منظمة، حيث ترى نورة أن الأهم هو حث الموظفين على العمل كفريق واختيار القيادات لمشاريع خاصة، بينما ترى سارة أن الأهم هو تحقيق الأرباح الكبيرة والتقيد بالميزانية والتحكم بالتكلفة. في نهاية الحوار، يطلب منك الرد كفعل وعرض رأيك في السؤال الذي طرحته سارة بشأن أهم إسهام يمكن أن يقدمه المدير للمنظمة، هل هو التركيز على الفريق أم التركيز على الربح والميزانية.
تقوم فعالية الإدارة على حسن توجيه الموارد وأداء الأدوار الإدارية الناجحة لتحقيق أهداف المنظمة. يرتكز الدرس على ثلاثة أدوار رئيسية للمدير الناجح: التواصل، بناء العلاقات، وصناعة القرار. كما يعتمد إنجاز العمل على خمس وظائف إدارية أساسية هي التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه، والرقابة، والتي ترتبط ارتباطاً وثيقاً بموارد المنظمة كالأفراد والمال والمعدات. على سبيل المثال، في مدرسة تهدف لتقديم أفضل تعليم، يخطط المدير لعدد الأفراد والميزانية، وينظم الأماكن والأنشطة، ويوظف الكفاءات المناسبة، ويوجه العاملين، ويراقب التكاليف والجودة. وتكتمل هذه الفعالية باتباع ثمانية مبادئ إدارية أساسية تضمن التزام المدير بنجاح المنظمة، وحسن استخدام الموارد، ومراعاة مصلحة الموظفين والعمل بوضوع وموضوعية.
الفكرة الأساسية
تدور الفكرة الأساسية حول الأدوار والأساليب التي تجعل المدير فعالاً في إنجاز عمل المنظمة، من خلال توزيع الأنشطة ضمن أدوار إدارية واضحة، وتنفيذ الوظائف الإدارية الخمس بكفاءة، وتطبيق مبادئ الإدارة الفعالة التي توجه قرارات وتصرفات المديرين نحو تحقيق النجاح المستمر.
الشرح
المديرون مسؤولون عن إنجاز عمل المنظمة. لا يكفي استخدام التهديد أو العقوبة لتحفيز العاملين، بل يتطلب الأمر معرفة أفضل الطرائق للتعامل مع الموظفين. أظهرت دراسات العلماء أن المديرين الناجحين يمارسون ثلاثة أدوار إدارية رئيسية يطلق عليها الدور الإداري Management Role: ١. المتواصلون: جمع المعلومات المهمة واستخدامها ومشاركتها والحفاظ على قنوات تواصل كثيرة والتحدث بانتظام ووضوح. ٢. بناة العلاقات: الحفاظ على علاقات فعالة، وإعداد بيئة إيجابية، والتفاعل مع الفرق ومساعدة الموظفين على التطور ودعمهم وحل الاختلافات. ٣. صناع القرار: إطلاق القرارات باستمرار على البحث عن الفرص ومجالات التحسين، وتحديد طرائق تخصيص الموارد، وحل المشكلات، واتخاذ الإجراءات التصحيحية وتقدير الناجحين.
ولإنجاز العمل، يستخدم المديرون الوظائف الخمس: التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه، والرقابة، وتتعامل هذه الوظائف مع موارد المنظمة التي تشمل: الأفراد، المال، المنشآت، المعدات، المواد. تبدأ العملية بالتخطيط لوضع خطة توضح الموارد اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة، ثم تنظيم طريقة استخدام كل نوع من الموارد، ثم توظيف العاملين وتعيينهم، ثم توجيههم، وأخيراً الرقابة للتحقق من استخدام الموارد بفعالية وإجراء التغييرات إذا لزم الأمر.
كما توجد مبادئ الإدارة الفعالة Management Principles وهي إرشادات أساسية تستند إليها قرارات المديرين وتصرفاتهم، وأبرزها ثمانية مبادئ: ١. إظهار الالتزام باستمرارارية نجاح المنظمة. ٢. المسؤولية عن تطوير الخطط وتوجيهها. ٣. تحديد الموارد اللازمة والتأكد من توافرها. ٤. تنظيم العمل وتنسيقه لضمان الكفاءة والفعالية. ٥. إشهار الأهمية للموظفين والاهتمام باحتياجاتهم. ٦. مراقبة النشاطات والنتائج لتحسين الأداء. ٧. الحفاظ على الاتساق والموضوعية وعدم التحيز لل Mصلحة الشخصية. ٨. الاستعداد للعمل بدقة وجمع المعلومات والتفكير في التأثيرات على المدى القصير والطويل.
مثال محلول خطوة بخطوة
لو كانت هناك مدرسة تهدف لتقديم أفضل تعليم ورعاية ممكنة لطلبتها، ويريد المدير تطبيق وظائف الإدارة الخمس بفعالية: الخطوة الأولى (التخطيط): يحدد المدير عدد الأفراد اللازم لتشغيل المدرسة، ويعد ميزانية للمرافق والمعدات والمواد المطلوبة لكل نشاط. الخطوة الثانية (التنظيم): يوزع الموظفين ضمن فرق عمل، وينظم الأماكن الداخلية والخارجية للدراسة وتناول الوجبات والاستراحة، ويخصص جزءاً من الميزانية لكل نشاط. الخطوة الثالثة (التوظيف): يحدد المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة لكل منصب، ثم يعين الموظفين ويدربهم. الخطوة الرابعة (التوجيه): يتفقد المدير وظيفة التوجيه لزيادة فعالية المعلمين والموظفين. الخطوة الخامسة (الرقابة): يشرف المدير على عمل الموظفين واستخدام الموارد وفق الخطط، ويجري تحسينات كإعداد قوائم طعام مختلفة لضبط التكاليف وتنظيم ساحات اللعب للحد من وقوع الحوادث.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن استخدام التهديد والعقوبة هو الأسلوب الدائم والفعال لتحفيز العاملين، والصواب هو البحث عن طرائق إعداد بيئة إيجابية وتدريب الموظفين.
- الخلط بين الوظائف الإدارية الخمس وبين موارد المنظمة، فالوظائف هي التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والرقابة، بينما الموارد هي الأفراد والمال والمنشآت والمعدات والمواد.
- اتخاذ القرارات بناء على المصلحة الشخصية بدلاً من مصلحة المنظمة والموظفين، والصواب هو الحفاظ على الاتساق والموضوعية.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما الأدوار الثلاثة للمديرين الناجحين؟ الإجابة: المتواصلون، بناة العلاقات، صناع القرار. السؤال الثاني: اذكر اثنين من مبادئ الإدارة الفعالة الواردة في الدرس. الإجابة: (١) يظهر المديرون الفعالة التزامهم باستمرارارية نجاح المنظمة. (٢) يحدد المديرون الفعالة الموارد التي تحتاج إليها المنظمة ويتأكدون من أنها متاحة عند الحاجة.