حفظ الملفات
انظر إلى حفظ الملفات: هو الترتيب المنهجي للأوراق والمواد بحيث يسهل الرجوع إليها مستقبلاً. الهدف من حفظ السجلات الصحية أساساً سببان رئيسيان: الأول هو تحديد مكان المادة المطلوبة بسرعة عند الحاجة الممكنة، والثاني هو تخزين المواد بأمان وتحفظ بعناية بصفتها سجلات قانونية. لو كان لديك نظام ترمييز لملفات المرضى برقم فريد لكل مريض، فيوضع اسم المريض على بطاقة الفهرسة أو يُدخل ضمن قاعدة البيانات على الحاسب مع الرقم المخصص له، وبهذا تتفادى الأخطاء التي يمكن أن تحصل بسبب تشابه أسماء المرضى، كما يحافظ استخدام الأرقام على خصوصية المريض وسرية هويته في حال وقع الملف بيد شخص غير مصرح له بالوصول إليه. وأما أنظمة حفظ الملفات المرمزة بالألوان، فهي توفر وسيلة ثانية للتحقق من وضع الملفات في المجلد المناسب، لأن الملف ذا التمييز اللوني المختلف سيبدو بارزاً، وإن إلقاء نظرة سريعة على المجلدات يسمح للمؤرشف بتحديد الملف الموجود في غير مكانه فوراً، ومن أمثلة ذلك أن يكون لكل طبيب مجلدات بلون مختلف عن ألوان مجلدات مرضى باقي الأطباء، أو أن يكون لمجلد ملفات كل نوع من أنواع التأمين الطبي لوناً فريداً خاصاً به.
حفظ الملفات هو الترتيب المنهجي للأوراق والبطاقات لضمان سرعة الوصول إلى المعلومات وحفظها كسجلات قانونية آمنة. يعتمد نظام الحفظ الأساسي على إعطاء كل مريض رقماً فريداً وتخزين الملفات وفق هذا الترتيب لرعايته بدقة ومنع أخطاء تشابه الأسماء والحفاظ على سرية هويته. ولتسهيل الأمر، تستخدم المنشآت الترميز اللوني؛ حيث يخصص لون معين لكل طبيب أو لكل نوع تأمين طبي، مما يتيح للمؤرشف تحديد مكان الملف فورا بنظرة سريعة. كما تتطور المنشآت نحو الأنظمة الإلكترونية مثل السجلات الصحية الإلكترونية التي تربط البيانات بقاعدة بيانات رقمية وتحفظها آمنة.
الفكرة الأساسية
حفظ الملفات هو التنظيم المنهجي للأوراق والبطاقات لتسهيل الرجوع إليها مستقبلا، وحفظها كسجلات قانونية آمنة. يعتمد النظام على رقم فريد لكل مريض أو ترميز لوني لضمان سرعة الوصول للملفات مع الحفاظ على سرية وخصوصية بيانات المريض.
الشرح
حفظ الملفات يعني ترتيب الأوراق بطريقة منهجية بحيث تجد المادة المطلوبة بسرعة عندما تحتاج إليها، وتحفظ المواد بأمان بصفتها سجلا قانونيا. نظام الحفظ الأكثر شيوعا يعتمد على الأرقام؛ فيخصص رقم فريد لكل مريض، وترتب الأرقام تنازليا أو تصاعديا حسب النظام المتبع. يوضع اسم المريض على بطاقة الفهرسة أو يدخل في قاعدة البيانات على الحاسب مع رقمه المخصص، وهذا يمنع أخطاء تشابه الأسماء ويحافظ على سرية هوية المريض ومنع وصول أي شخص غير مصرح له إليه. ولتنظيم أسرع، تستخدم أنظمة الملفات المرمزة بالألوان؛ حيث توفر الألوان وسيلة ثانية للتحقق من وضع الملف في المجلد المناسب لأن المجلد الملون سيبرز بوضوح. من أمثلة الترميز اللوني: المرمز من قبل الطبيب بحيث يكون لكل طبيب مجلد بلون مختلف عن ألوان مجلدات بقية الأطباء، أو المرمز حسب نوع التأمين بحيث يكون لكل نوع تأمين مجلد بلون فريد. أما تخزين الملفات فيعد جزءا مهما؛ ففي النظام اليدوي تخزن السجلات في مجلدات متينة داخل خزائن أو رفوف أرشيف في مكان مناسب ومقاوم للحرايق ومجهز بأقفال. ونظرا لتراكم السجلات، تصنف إلى نشطة وهي سجلات قيد الاستخدام الحالي للمريض، وغير نشطة وهي لم يعين المريض لسنوات عديدة، ومغلقة وهي لمريض توفى أو نقل إلى منشأة أخرى أو لم يعد مطلوبا. تفرز السجلات غير النشطة أو المغلقة وتفظ على قرص صلب خارجي أو بالتخزين السحابي الآمن، مع وجوب إتلاف السجل الأصلي عن طريق التقطيع أو الحرق لحماية سرية المريض. وفي ظل التطور التقني، تستخدم منشآت الرعاية الصحية أجهزة الحاسب وملفات غير ورقية تسمى السجلات الصحية الإلكترونية Electronic Health Records (EHRs). تنشأ قاعدة بيانات تلقائيا ببيانات المريض وعنوانه ورقم حالته، وعندما يصل المريض إلى المنشأة يدخل رقم تعريفه لتظهر معلوماته. كما تتيح نسخا احتياطية دورية وحماية عبر كلمات المرور والجدران النارية لضمان سرية السجلات.
مثال محلول خطوة بخطوة
راجع كيف يتم حفظ ملف مريض جديد في النظام الرقمي: الخطوة الأولى: يصل المريض إلى المنشأة الصحية لأول مرة. الخطوة الثانية: ينشئ النظام الإلكتروني تلقائيا ملفا جديدا للمريض ويسجل اسمه وعنوانه ورقم حالته. الخطوة الثالثة: يربط النظام اسم المريض برقم تعريف فريد خاص به ضمن قاعدة البيانات. الخطوة الرابعة: عندما يحتاج مقدم الرعاية الصحية إلى الاطلاع على معلومات المريض، يدخل رقم التعريف في الحاسب لاسترداد الملف فوراً وعرضه على جهاز لوحي أو محمول.
أخطاء شائعة
الاعتماد على حفظ الملفات بأسماء المرضى فقط دون أرقام فريدة، مما يؤدي إلى أخطاء فادحة بسبب تشابه الأسماء. عدم تصنيف السجلات إلى نشطة وغير نشطة ومغلقة، مما يسبب تكدس آلاف السجلات ويعيق الوصول السريع للمعلومات. ترك السجلات الورقية المغلقة أو غير النشطة دون إتلاف آمن عن طريق التقطيع أو الحرق، مما يعرض سرية هوية المريض للخطر. إهمال عمل النسخ الاحتياطية الدورية لقاعدة البيانات الإلكترونية، مما يترتب عليه فقدان معلومات المرضى كاملة عند تعطل الحاسب.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما السبب الرئيسي لاستخدام نظام ترقيم فريد لكل مريض في حفظ الملفات؟ الإجابة: لتفادي الأخطاء التي يمكن أن تحصل بسبب تشابه أسماء المرضى، وللحفاظ على خصوصية المريض وسرية هويته في حال وقع الملف بيد شخص غير مصرح له بالوصول إليه. السؤال الثاني: ماذا تفعل المنشآت بالسجلات المغلقة أو غير النشطة للحفاظ على المساحة والاستفادة منها؟ الإجابة: غالبا ما تُفرز السجلات غير النشطة أو المغلقة وتحفظ على قرص صلب خارجي أو بالتخزين السحابي الآمن أو الحاسب الخادم Server لاحقا، مع وجوب إتلاف السجل الأصلي عن طريق التقطيع أو الحرق لحماية سرية المريض.