صفحة ٤٤٠
إدارة القوى العاملة في الفعالية ليست أمراً عابراً بل هي التحدي الحقيقي لنجاح أي برنامج شامل. لم يعد الاعتماد فقط على الطرق التقليدية في التوظيف كافياً، بل أصبح استخدام منصات احترافية مثل لينكد إن أمراً أساسياً للبحث عن المرشحين والتفاعل معهم. ولكي يكون مدير الفعالية ناجحاً حقاً، يجب أن يمتلك مهارات ممتازة في الاتصال، والقدرة على حل المشكلات بتميز، واتخاذ القرارات الحاسمة، وتفويض المهام للمرؤوسين المناسبين. لا يقف الأمر عند هذا الحد، بل يجب توقع المشكلات المحتملة والتعامل معها قبل وقوعها في بيئة متغيرة باستمرار. يتطلب هذا نهجاً استباقياً يتحكم في المواقف بدلاً من الاكتفاء بالاستجابة لردود الفعل. أما موظفو الفعالية أنفسهم، فيحتاجون إلى مهارات شخصية مثل إدارة الوقت، ومهارات صعبة تشمل الخبرة الفنية، إضافة إلى مهارات التواصل وحل المشكلات والقدرة على التكيف مع مختلف الظروف.
صفحة ٤٤١
انظر إلى الشكل 8-8 الذي يوضح المهارات والسمات المطلوبة من موظفي الفعالية، حيث يتوزع الشكل على عدة جوانب تشمل المعرفة بالقوانين واللوائح، وفهم احتياجات الصناعة، وفهم احتياجات العملاء، وإدارة الموردين، وخدمة العملاء، وإدارة الجماهير، وتجتمع كلها لتشكل المهارات والسمات المطلوبة. لكل فعالية متطلبات محددة قد لا تحتاج إلى خبراء في كل مجال، ولكن الفعاليات الرئيسية والضخمة تتطلب حتماً خبراء في كل هذه المواقف، لأن خطر الفشل كبير جداً، والدعاية السلبية قد تلحق أضراراً بالغة بالعلامة التجارية للفعالية. في تحديد احتياجات الموظفين، تجد أن الفعاليات المهنية مثل إطلاق منتج لشركة احترافية تتطلب موظفين محترفين ومدربين رئيسيين يعملون بشكل دائم ويتلقون أجورهم مباشرة من فريق الفعالية. في المقابل، تعتمد الفعاليات المجتمعية مثل مهرجانات الطعام على متطوعين من غير المحترفين ومن غير موظفي الفعالية، نظراً لأن هذا النوع من الفعاليات لا يحتاج بالضرورة إلى متطوعين بأجور دائمة.
صفحة ٤٤٢
تتطلب الفعاليات المجتمعية الكبيرة مستوى عالياً من التدريب والتعليم، ووجود محترف لضمان التخطيط الجيد. يعرض الشكل 8-9 مثالاً لإعلان وظيفة منسق فعاليات لدى بلدية إحدى المناطق في المملكة، حيث يطلب من منسق الفعالية معرفة بخدمات الضيافة المؤسسية وإدارة الفعاليات وتشمل فعاليات ثقافية ورياضية وفنية وحوافز ومؤتمرات مؤسسية. يشترط الإعلان خبرة سنتين على الأقل في مجال إدارة الفعاليات، والقدرة على تنفيذ فعاليات رائعة تتناسب مع ملخصات وميزانيات محددة، والتحلي بالثقة والاعتماد على النفس والنضوج، إضافة إلى ضرورة امتلاك سيارة خاصة ورخصة قيادة، ومعرفة بمتطلبات الصحة والسلامة الحالية، براتب قدره 15000 ريال سعودي مع مزايا مغرية. يتعين على منسق الفعالية بناء فريق يتوافق مع متطلبات الفعالية التنظيمية، فرغم أن شركات إدارة الفعاليات الكبرى لديك فيها مهنيون ذوو أدوار محددة، إلا أن الفعاليات المجتمعية تعتمد غالباً على المتطوعين الذين يتبرعون بوقتهم دون أجر، مما يعني أنك لن تحصل بالضرورة على المهارات المطلوبة بالكامل بل ستتعامل مع مجموعة متباينة من الأشخاص الذين قد يقومون بمهام لم يسبق لهم القيام بها من قبل.
صفحة ٤٤٣
بعد تنظيم إطار الفعالية الأساسي، تأتي المرحلة التالية الخاصة بقدرة مخططي الفعالية على تحديد نوع الموظفين وعدد الموظفين المطلوبين. تستند هذه العملية إلى الخبرة المكتسبة من الفعاليات السابقة أو منظم الفعالية أو اللجنة، وبدلاً من ذلك يمكن إنشاء قائمة بالمهام أو استخدام هيكل تقسيم العمل لتقدير عدد الموظفين المطلوبين. يجب على منظمي الفعالية إلقاء نظرة على الفعالية لتحديد مجموعة الوظائف والمهام التي يتوجب القيام بها والسعي إلى مطابقتها مع الموظفين أو المتطوعين المتاحين معهم. هذه المطابقة تعد جزءاً من عملية الاختيار وليست بالضرورة أن يكون كل من يتقدم بطلبات مطلوباً أو مناسباً، مما يؤدي إلى عدم الحاجة إلى بعض الأشخاص أو عدم رغبتهم في ضمهم. يوضح الشكل 8-10 مثالاً لكيفية تخطيط التوظيف في فعالية ما، ويبدأ بخطة الموظفين والميزانية، ثم إعداد الوصف الوظيفي، ثم تعيين موظفين بأجور أو توظيف متطوعين، ثم إجراءات الاختيار من نماذج ومقابلات ومراجع، وأخيراً التعريف بشروط العقد وأحكامه وسجلات الموظفين والبرنامج التعريفي للصحة والسلامة والعمل.
صفحة ٤٤٤
بمجرد اختيار موظفي الفعالية، من المهم التأكد من حصول جميع الموظفين على تدريب توجيهي مناسب للسماح لهم بالعمل بأمان وتحقيق الأهداف التنظيمية. العوامل المؤثرة على عدد الموظفين ونوعهم تتطلب إنشاء مخطط أساسي لخطة التوظيف يمكن تطويره وإضافته إلى ميزانية التوظيف، وتؤثر عوامل مختلفة على عدد الموظفين اللازمين لإدارة الفعالية. العامل الأول هو حجم الفعالية وأعداد الحضور والطلب المحتمل، وهنا تسأل نفسك: ما حجم هذه الفعالية؟ كم عدد الموظفين المطلوب؟ وما الطلب المحتمل من حيث عدد الأشخاص الذين سيحضرون الفعالية وهل هي مقيدة بسعة المكان الخاص بك؟
صفحة ٤٤٥
من العوامل المؤثرة أيضاً التوازن بين أنواع الموظفين بأجر أو متطوع، عبر تقييم الخبرات والقدرات والمعرفة والتجربة المطلوبة، وهل هناك موارد مالية كافية لدفع الأدوار المطلوبة جميعها. يمكن توظيف موظفين مؤقتين لموسم واحد ونقلهم من فعالية إلى أخرى ضمن منطقة جغرافية معينة، فهذا يوفر الوقت والمال الخاص بالتدريب، ويتطلب جهداً إجمالياً أقل للتوظيف المحلي. من العوامل أيضاً تخطيط الفعالية ومكوناتها، فكلما اتسعت المنطقة التي يتعين تغطيتها زاد عدد الموظفين الذين تكون هناك حاجة إليهم وزادت صعوبة التواصل معهم، ويمكن جعل مراكز الخدمة مركزية بحيث يمكن لعدد أقل من الموظفين تشغيل عدد أكبر من الأنشطة والإشراف عليها. كما تؤثر طريقة تقديم الخدمات، إذ يؤدي التعاقد مع مقاول مثل مورد التموين إلى إعفاء المنظمين من الاضطرار إلى إدارة الموظفين في هذا القسم لأنهم موظفون من قبل آخرين. إضافة إلى ذلك، تؤثر أنماط الطلب وجدولة الموظفين لكل نشاط، ففي أي فعالية سيكون هناك مستوى ثابت من الموظفين لا يمكن التراجع عنه مثل وجود شخص واحد دائماً في مكتب الخدمة طوال الوقت، وكلما زاد الطلب زاد التوظيف، ومن الضروري معرفة الوقت الذي تكون فيه الفعالية مزدحمة ومتى لا تكون كذلك، وخلال فترات ذروة الطلب يكون من الضروري أن تكون على دراية بأي أجزاء من الفعالية ستكون أكثر ازدحاماً وتحتاج إلى أكبر عدد من الموظفين.
صفحة ٤٤٦
في إدارة عمليات الفعاليات، من المهم فهم المصطلحات المختلفة المستخدمة عند إدارة إحدى الفعاليات، ورغم أن التصاريح والتراخيص والتشريعات كلها متطلبات قانونية، فإن تعريفاتها تسلط الضوء على الاختلافات بين المصطلحات الثلاثة. التصريح هو مستند رسمي يمنح الإذن باستخدام أو تنفيذ شيء، إلا أنه صالح لفترة زمنية مقيَدة مثل فعالية غير متكررة أو احتفال لمرة واحدة، ويخضع لمراقبة منتظمة للتحقق من الامتثال ويكون له قيود عدة. الترخيص يشبه الترخيص التصريح، فهو مستند رسمي يمنح الإذن باستخدام أو فعل شيء لفترة زمنية ممتدة أو حتى بصورة دائمة ولديه قيود ومراقبة أقل، وتشمل أمثلة التراخيص المؤهلات المهنية أو الأذونات لاستخدام قطعة أرض لغرض معين إلى أجل غير مسمى. أما التشريع فهو قانون أو مجموعة قوانين تضعها مؤسسة حكومية يلتزم جميع الأشخاص باتباعها، وهي مصممة لحماية مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة. للحصول على المشورة القانونية المهنية، فعلى معظم مديري الفعاليات الاتصال بالجهات القانونية، أو الفريق القانوني الخاص بمنظمتهم، وتتمثل القضية الرئيسية للمديرين في صناعة الفعاليات في معرفة متى يطلبون المشورة القانونية المهنية، إذ ينبغي لمديري الفعاليات الناجحين التأكد من أنهم يبحثون باستمرار لتحديد نطاق الالتزام بالقانون المطلوب من خلال المراجعة المستمرة للسياسات والممارسات من أجل الاستجابة لأي تغيير.
صفحة ٤٤٧
تنظر الصورة في هذه الصفحة إلى أجواء حماسية لمسابقة صيد سمك الحريد في جزر فرسان، حيث يظهر أحد المشاركين حاملاً سمكة وعلماً وطنياً وسط المياه وبجانبه المتنافسون والمشجعون. يربط هذا المشهد الواقعي ما تدرسه عن ضرورة مراجعة متطلبات الصحة والسلامة والأمور التنظيمية الخاصة بالفعاليات المقامة في الهواء الطلق، والتي تفرض التزامات قانونية دقيقة وتراخيص محددة لضمان سلامة الجميع وحماية المشاركين والجمهور من أي مخاطر محتملة.
صفحة ٤٤٨
تعد مسابقة صيد سمك الحريد في جزر فرسان أحد الأمثلة عن هذه الفعالية، ويعود تاريخ هذا المهرجان إلى عقود حيث يتنافس الصيادون على صيد أكبر عدد من أسماك الببغاء خلال فترة زمنية محددة. من المرجح أن تكون الهيئة العامة للترفيه نقطة الاتصال الأولى لمعظم منظمي الفعاليات، فهي توفر الترخيص للفعاليات العامة في المملكة العربية السعودية، وقد تصدر التراخيص في ثلاث فئات: أماكن الترفيه، والفعاليات الترفيهية، وخدمات الموردين. للحصول على العديد من التصاريح والتراخيص لتلبية المتطلبات القانونية، وبمجرد تحديد التشريعات ذات الصلة، يمكن التقدم بطلب للحصول على التصاريح والتراخيص إذا لزم الأمر، وسيكون من الضروري اتباع إجراءات معينة وهي طريقة رسمية خاصة أو مقبولة لإنجاز مهمة، وبروتوكولات وهي مجموعة القواعد والمبادئ الرسمية، وربما يكون لهما فترات زمنية أطول بين التطبيق والإصدار. كما هو متوقع، هناك الكثير من التصاريح والتراخيص والتشريعات المختلفة التي يجب تقديم طلب للحصول عليها، ويوضح الشكل 8-11 عدداً محدوداً من الخيارات الرئيسية المحتملة، ومنها تراخيص مثل رخصة مزاولة نشاط ترفيهي وتراخيص الموردين ورخصة مدينة الملاحة ورخصة فنية وترفيهية وشهادة إصدار تذاكر الترفيه وإصدار رخصة العمل وترخيص تشغيل مرافق الفعاليات الترفيهية، ومقابلها أمثلة عن تشريعات الفعاليات مثل الاستدامة وإدارة النفايات وتشريعات العمل واللوائح العامة والآداب العامة وحقوق الملكية الفكرية، إضافة إلى التصاريح مثل تصريح العرض الترفيهي وتصريح العرض المباشر وتصريح الفعالية وتصاريح العمل وتصريح موقع الفعالية.
