صفحة ٤٣١
انظر إلى بداية الدرس رقم 2.8 الذي يطرح عنوان عمليات الفعالية. أمامك ثلاثة أهداف تعلم رئيسية ستتحقق بعد الانتهاء من هذا الدرس: الهدف الأول هو مناقشة أهمية إدارة المخاطر والتخطيط الطارئ للفعاليات، والهدف الثاني هو تحديد احتياجات التوظيف بما يتماشى مع المتطلبات والأهداف والغايات التنظيمية، والهدف الثالث هو شرح القضايا التي تتضمنها إدارة عمليات فعالية ستنبأ أو بدأت. أسفل هذه الأهداف، توجد قائمة بالمصطلحات الرئيسية باللغتين العربية والإنجليزية التي ستمر معنا خلال الدرس، مثل خطر محتمل، موظف السلامة، تخطيط لحالات الطوارئ، تخطيط السيناريو، تصريح، ترخيص، تشريع، إجراءات، بروتوكولات، إدارة بالتجول، تمهيد قبيل البدء، ومعايير الأداء. هذه المصطلحات هي مفاتيح فهمك لكل ما سيواتيك في الصفحات القادمة من هذا الفصل الثامن المتعلق بالخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها.
صفحة ٤٣٢
انظر إلى الصورة في هذه الصفحة: يد شخص تسحب بعناية قطعة خشبية من برج ألعاب التركيب الخشبي المعروف، بينما تترقب بقية القطع السقوط. هذا تماماً ما تعنيه عبارة إدارة المخاطر والتخطيط لحالات الطوارئ. عندما تدير فعالية، فإن التنبؤ بالمخاطر وتقييمها واتخاذ الإجراءات لتقليل تأثيرها يشبه التعامل مع هذا البرج؛ فأنت تتوقع المخاطر المعقولة وتعالجها قبل أن تتسبب في انهيار العمل بالكامل. انظر إلى السؤال المطابق للصورة: لماذا يؤدي تغيير عنصر عندما يقترب موعد افتتاح الفعالية إلى زيادة خطر الفشل؟ فكر في الإجابة من خلال مثال بناء الأبراج الخشبية؛ فالوقت الضيق يجعل أي تعديل بسيط يهز الهيكل التنظيمي كله لعدم وجود متسع لتدارك الخطأ، وهذا ما يجعل تطوير مفهوم الفعالية والتخطيط لها أمراً في غاية الأهمية منذ البداية.
صفحة ٤٣٣
المخاطر هي احتمال حدوث ضرر ناشئ عن خطر محتمل، والخطر المحتمل هو أي مصادر محتملة للجروح أو الأمراض أو الضرر أو الأذى للناس أو الممتلكات أو البيئة. انظر إلى الشكل 3-8 الذي يوضح والمجموعات الأربع الرئيسية للمخاطر: أولاً، المخاطر الاقتصادية مثل الخسائر المالية أو عدم وجود تمويل أو منح دعم. ثانياً، مخاطر الأداء مثل فشل فعالية بسبب عدم حضور الفنانين المتفق معهم أو منافسيهم. ثالثاً، مخاطر السمعة كأن يكون للموقع أو المكان أو لفعالية سابقة مشابهة سمعة سيئة. رابعاً، المخاطر المادية كخطر على الجمهور أو المشاركين أو مشكلات الصحة والسلامة أو الأزمات والجرائم والصعوبات الأمنية. إدارة المخاطر ليست مجرد إدارة السلامة بل إدارة أي خطر يمكن أن يؤثر على استكمال الخطة بحلول تاريخ الاستحقاق. ويقترن ذلك بالتزام القانون، إذ يمكن إغلاق فعالية أو تغريمها إذا كانت تنتهك القوانين واللوائح، كما أن التوصل الفعال مع المجالس والهيئات الحكومية يخفف من هذا النوع من المخاطر. انظر أيضاً إلى عملية تقييم المخاطر المكونة من خمس خطوات كما سيأتي في الشكل التالي.
صفحة ٤٣٤
انظر إلى الشكل 4-8 الذي يعرض خطوات إدارة المخاطر بترتيب عكسي من اليمين لليسار: أولاً الوعي بالمخاطر لتحديد السياق ومحاولة توقع أنواع المخاطر التي يمكن أن تظهر. ثانياً تحليل المخاطر لتحديد النتائج المحتملة لعامل الخطر. ثالثاً تقييم المخاطر لتحديد شدة المخاطر وما إذا كانت أولية أو ثانوية. رابعاً إدارة المخاطر الشاملة لتحديد المسؤول والتأكد من وجود خطة عمل مناسبة. خامساً آليات التحكم بالمخاطر لوضع سياسات وإجراءات لإدارة المخاطر التي حددت وتخفيف تداعياتها. انظر الآن إلى الشكل 5-8 مصفوفة القرار للاستلاستجابة للمخاطر التي تقسم شدة الخطورة والاحتمالية بين الصفر والعشرة. حين تحدد شدة المخاطر واحتمالية حدوثها، يمكنك اتخاذ أحد الإجراءات الأربعة: التقليل، التحويل، الاحتفاظ، أو السيطرة. فلو أردنا تحويل المخاطر ذات العواقب الوخيمة، فيمكن ذلك عبر كيان آخر من خلال بوليصة تأمين، مع مراعاة مقدار تكاليف التأمين والعواقب المترتبة على ذلك مثل فقدان السمعة.
صفحة ٤٣٥
استكمالاً لخيارات التعامل مع المخاطر، يمكنك تقليل الخطر من خلال إزالة النشاط المحفوف بالمخاطر تماماً أو استبداله بنشاط آخر تكون له نتائج مماثلة ولكن عواقب أقل خطورة. أما بالنسبة للمخاطر ذات الخطورة الأقل، فهناك خياران: إما الاحتفاظ بالنشاط الذي يتضمن عنصر مخاطرة لأن التخلص من المخاطر قد يؤدي أحياناً إلى عواقب أسوأ بكثير، وإما السيطرة على المخاطر من خلال عمليات إضافية مثل زيادة مستويات الأمان والتي تقلل من التمتع بالنشاط الأساسي ولكنها تسمح باستمراره. للسيطرة على المخاطر، من المهم تحديد المخاطر المحتملة واتخاذ خطوات لتقليلها أو تخفيف منها. انظر إلى الشكل 6-8 الذي يعرض مثالاً عن نموذج تقييم المخاطر لفعالية البطولات الإقليمية الشرقية لتحليق الطائرات الورقية المقامة في ملعب كرة قدم محلي. يوضح الجدول تقييم المخاطر بناء على تصنيفين هما النتيجة الأسوأ والاحتمالية، حيث توضع إشارات الصح لتحديد مدى خطورة إصابة المشاهد بالكرة، أو إصابة لاعب كرة قدم بطائرة ورقية، أو إصابة مشاهد بطائرة ورقية، أو ازدحام ساحة الفعالية، أو ازدحام خيمة تقديم الطعام، ليتضح تماماً أي المخاطر يستوجب تدخلاً فورياً.
صفحة ٤٣٦
تقييم المخاطر عملية مستمرة، فعند شعور أي شخص بالخطر أثناء حدوث النشاط، يجب أن يكون قادراً على الإبلاغ عن هذا الخطر والتعامل معه على الفور. انظر إلى الشكل 7-8 مصفوفة تحليل المخاطر التي تمثل نقطة البداية لإعداد خطط وإجراءات الطوارئ لتحديد مستوى المخاطر للخيار المحدد. تحتوي المصفوفة على مفتاح لمستويات الخطر: L منخفض، M متوسط، H مرتفع، وE شديد، تتدرج حسب الاحتمالية من شبه مؤكد إلى نادر، وحسب النتيجة من طفيف إلى كارثي. انظر إلى التطبيق: إذا كان مستوى الخطر منخفضاً، فهذا يدل على أن احتمالية الفشل وعواقبه منخفضة ولا تحتاج إلى تخطيط كثير لحالات الطوارئ. أما إذا كان مستوى الخطر شديداً، فتكون احتمالية الفشل وعواقبه عالية ويجب اتخاذ قرارات بشأن ما إذا كان الخيار المحدد أمراً حيوياً، كما ينبغي التحكم في المخاطر وتقدير ما إذا كان الأفضل إلغاء الخيار وتحديد خيار بديل. لهذا السبب، يتعين أن يكون لجميع الفعاليات موظف سلامة Safety Officer يكون مسؤولاً عن التأكد من اتباع بروتوكولات الصحة والسلامة، وهو موظف لديه السلطة لإيقاف نشاط في مكان تنفيذه أو طلب موارد ضرورية لحل مشكلة تتعلق بالسلامة، ولديه قوائم جهات اتصال فريق الفعاليات وخدمات الطوارئ وخدمات الدعم.
صفحة ٤٣٧
التخطيط لحالات الطوارئ Contingency Planning أداة إدارية تستخدم لتحليل تأثير المخاطر المحتملة على الفعاليات، لوضع ترتيبات كافية ومناسبة مسبقاً للاستجابة في الوقت المناسب وبطريقة فعالة وملائمة لاحتياجات الفعالية. خطة الطوارئ لتوقع المشكلات التي تنشأ عادة أثناء الفعاليات واستباقها وحلها. انظر إلى المثال الواقعي: تنظيم فعاليات كبرى كاليوم الوطني للمملكة العربية السعودية يحتاج للتخطيط بشكل جيد نظراً لأهمية الحدث، إذ يحضر الفعالية في استاد الملك فهد في الرياض، على سبيل المثال، حوالي 40,000 شخص يتواجدون في مكان واحد، الأمر الذي يجعل تصميم خطة طوارئ وخدمات لوجستية للتحكم في المخاطر أمراً بالغ الأهمية. إن التخطيط لحالات الطوارئ يشبه التأمين، حيث تدفع تكلفة أولية صغيرة نسبياً لضمان تقليل الضرر، سواء كان مالياً أو معنوياً متعلقاً بالسمعة في حالة وقوع كارثية. تعتمد خططة الطوارئ على أربعة مجالات رئيسية: الإعداد والتحليل والتخطيط للاستجابة والاستعداد للتنفيذ. في مجال الإعداد، يتوجب إجراء تحليل لخطط وإجراءات الفعاليات الحالية وسجلات ومراجعات الفعاليات الماضية لتسليط الضوء على الدروس المستفادة من التقارير وتقييمات الفعاليات. وفي مجال التحليل، يجب أن تستند خطة الطوارئ إلى تحليل سليم للمخاطر في فعالية معينة، وبالتالي فإنها ستعكس طبيعة المخاطر المحتملة أو التهديدات، وكذلك نقاط الضعف وقدرات الاستجابة لفعالية معينة. وهنا يأتي دور ما يعرف بتخطيط السيناريو Scenario Planning والذي يمكننا من التنبؤ بما قد يحدث مستقبلاً ووضع خطط لمواجهة التغيير المفاجئ.
صفحة ٤٣٨
انظر إلى الصورة في هذه الصفحة: استعراض الإبل خلال احتفالات اليوم الوطني في استاد الملك فهد في الرياض، حيث تظهر الإبل وراكبوها بالزي التقليدي وسط حشود جماهيرية غفيرة وتجهيزات ضوئية وتنظيمية عالية. انظر إلى السؤال المطابق للصورة في الأعلى: كيف يمكن استخدام السيناريو والتخطيط لحالات الطوارئ لتقليل المخاطر في فعالية جماهيرية كبيرة، مثل احتفالات اليوم الوطني؟ فكر في الإجابة بالربط بين المشهد المرئي أمامك، حيث تتحرك حيوانات ضخمة وسط جمهور غفير، وبين الحاجة لتحديد كافة المخاطر المتوقعة وترتيبها من الأشد إلى الأقل خطورة ليتيح التعامل مع كل منها حسب شدتها وضمان سلامة الجميع دون إفساد البهجة.
صفحة ٤٣٩
بناء على الأدوار والمسؤوليات المتفق عليها، من المهم لأصحاب المصلحة في عملية التخطيط لحالات الطوارئ تحديد أهداف وإراتيجيات الطوارئ بالتفصيل. ومن خلال تطوير هذه الخطط، يمكن تحديد الثغرات التي يلزم معالجتها وكذلك اعتماد إستراتيجيات التخفيف من المخاطر. أما في مرحلة الاستعداد للتنفيذ Implementation Preparedness، فيجب اختبار خطط الطوارئ من قبل الأفراد ومجموعات أصحاب المصلحة الذين سيستخدمونها لتحديد مدى التطبيق العملي للخطة ولحديد الأخطاء أو أجه القصور وإصلاحها. انظر إلى قسم أمور تخطيطية المعنون بـ إدارة المخاطر: تتضمن المهرجانات الضخمة مكونات مختلفة عديدة، وقد تنطوي أي فعالية على مخاطر وأخطار محتملة تتطلب وجود موظفي سلامة الفعالية وخطط الطوارئ. ينبغي أن يراعي تقييم المخاطر ما يأتي: المتطلبات واللوائح القانونية، صورة العلامة التجارية والوعي بها، عوامل التكلفة، ومتطلبات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم. انظر إلى السؤال المطابق في الأسفل: ماذا تعتقد؟ كيف يهدف تخطيطك لمثل هذه الفعالية إلى معالجة النقاط الأربع المذكورة أعلاه؟ وما الذي قد يؤثر على الأهمية النسبية للمخاطر المحتملة؟ فكر في كيفية مطابقة كل بند قانوني أو تسويقي أو مالي مع خطط الطوارئ التي تعلمتها.
