صفحة ١٧٦
انظر إلى أعلى الصفحة: العنوان هو تأسيس لجنة إدارة الفعالية، وتحته أهداف التعلم التي تبين ما ستكون قادراً على معرفته بعد نهاية الدرس، مثل تعريف أدوار لجنة إدارة الفعالية وشرح المناصب داخل الهيكل ووصف الأنشطة. وفي النصف السفلي من الصفحة جدول المصطلحات الرئيسية الذي يضم أهم المفردات باللغتين العربية والإنجليزية، مثل لجنة إدارة الفعالية وفرز وهيكلة واللجان المختلفة كالتنفيذية والتمويل والرعاية والتسويق وغيرها. هذه المصطلحات هي مفتاحك لفهم كامل الدرس، فاحفظها جيداً واربط كل مصطلح إنجليزي بمقابله العربي لتسهيل الفهم واستخدامها بدقة أثناء التخطيط لأي فعالية مستقبلية.
صفحة ١٧٧
انظر إلى العنوان الرئيسي: لجان إدارة الفعالية. هذه اللجان تتولى مهام القيادة والتوجيه والمساءلة طوال الفعالية، ووضع إستراتيجية محددة مصممة لتحقيق هدف شامل طويل أو قصير الأجل. عندما تعين أصحاب المصلحة الرئيسيين للإشراف، فإنك تواجه غالباً نقصاً في الوقت والمال والخبرة، وهنا يأتي دور لجنة إدارة الفعالية لتوظيف أفضل مجموعة ممكنة من الموارد المتاحة. تحقق ذلك عبر أمرين رئيسيين هما إدارة الموارد بكفاءة وفرز الأفكار والمشكلات بالتقييم أو البحث. انظر إلى الصورة في الأسفل لشخص يمسك بقطعة شطرنج؛ الشطرنج يعلمك التخطيط الإستراتيجي، فكل حركة تدرسها بعناية لضمان الفوز، تماماً مثلما يدرس مدير الفعالية خطواته لتحقيق الهدف المنشود بأقل خسائر ممكنة.
صفحة ١٧٨
تابع معي المهام الأساسية للجنة إدارة الفعالية: مراقبة التقدم لضمان إنجاز الأهداف والميزانيات والجداول الزمنية ومعايير الجودة، والموافقة على أي التزامات مالية إضافية. لفهم ذلك، من الضروري معرفة الهياكل التنظيمية مثل الهيكلة التي ترتب أدوار العاملين بحسب المسؤوليات والسلطات الممنوحة لاتخاذ القرارات. لتنظيم وتشغيل الفعالية بكفاءة، تجتمع أدوار اللجنة في أربعة مجالات رئيسية: القيادة وهي القدرة على اتخاذ القرارات وتوقع تنفيذ الأوامر، والتنظيم لزيادة فرص تحقيق الغايات، والتفويض بتقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر وتكليف الأفراد بها، والاتصال لضمان وضوح الرسائل وفهم جميع الأطرف لها. انظر إلى السؤال في نقطة تحقق: لماذا تحتاج معظم الفعاليات إلى لجان إدارية؟ الإجابة تكمن في توزيع الضغط والمسؤوليات الكبيرة لضمان النجاح.
صفحة ١٧٩
انظر إلى الشكل 1-4 الذي يوضح هيكلاً تنظيمياً نموذجياً لفعالية رئيسية، حيث تتوسط الصورة اللجنة التنفيذية التي تشرف على باقي اللجان. تحيط بها لجان فرعية عدة تبدأ من لجنة التمويل المسؤولة عن الموازنة والالتزام بالبروتوكولات المالية وإصدار التقارير المالية بعد انتهاء الفعالية، مروراً بلجنة الرعاية التي تتواصل مع الرعاَة لتمويل إضافي والحفاظ على العلاقات معهم. كل لجنة من هذه اللجان تعمل بانسجام تام تحت إشراف اللجنة التنفيذية لضمان سير الفعالية وفق الخطة المرسومة. تذكر دائماً أن التخطيط المالي السليم، كما تفعل لجنة التمويل، يعتمد على الاحتفاظ بالتقارير كمرجع يمكن الاستناد إليه في المستقبل لتلافي الأخطاء وتطوير الميزانيات القادمة.
صفحة ١٨٠
نتابع بقية اللجان الفرعية في الهيكل التنظيمي. لجنة التسويق تضمن استخدام ميزانيات التسويق بكفاءة واستخدام طرائق الإعلان الملائمة لضمان وصول الرسالة عبر القنوات الإعلانية الخاصة. ولجنة المرافق تحدد وتحجز المنشات اللازمة مثل أماكن إقامة الفعالية ودورات المياه ومواقف السيارات، مع حرصها على التجهيز المناسب بالتنسيق مع مالك المنشأة. أما لجنة التموين فتشرف على جميع جوانب تقديم الطعام واختيار الموردين وصياغة العقود. ولجنة الترفيه تخطط لجميع الأنشطة والعروض الترفيهية وتلبي الاحتياجات للعميل والمخرجات المرجوة. كل هذه اللجان تعمل كفريق واحد متكامل لضمان تقديم تجربة متكاملة للحاضرين دون أي تقصير في أي جانب من جوانب الفعالية.
صفحة ١٨١
وصلنا إلى لجنة العمليات التي تشرف على التشغيل السلس للفعالية وتجمع مختلف الوظائف التي تنظمها اللجان الأخرى لتقديم التوجيه والإشراف التشغيلي العام. انظر الآن إلى عنوان المناصب النموذجية ضمن لجان إدارة الفعالية. هناك مجموعة متنوعة من المناصب التي يجب شغلها لضمان كفاءة اللجنة، وتختلف تبعاً لحجمها ونطاقها. انظر إلى الشكل 2-4 الذي يوضح الكفاية الرئيسية للرئيس، وهي مقسمة إلى خمسة أجزاء: الإدارة لضمان المناقشات والوصول لقرارات واضحة، الخبرة لتعريف الفرص والمخاطر ومناقشة الحلول، التأثير لضمان مساهمة الجميع ومنع الطموحات الشخصية وتقبل المعارضة، الحزم لتقديم إرشادات واضحة ومنح القوة والتعامل مع الصعوبات، وأخيراً الاتصال للحفاظ على قنوات اتصال فعالة وشرح أسباب القرارات.
صفحة ١٨٢
نستكمل المناصب الرئيسية في اللجنة بالانتقال إلى السكرتير وأمين الصندوق والموظفين المسؤولين. السكرتير يتولى أدواراً إدارية تشمل دعم الرئيس، الاحتفاظ بقوائم الأسماء والعناوين وتفاصيل الاتصال، حفظ السجلات بدقة، إعداد جداول أعمال الاجتماعات، ضمان توافق عمل اللجنة للإرشادات، وتسجيل محاضر الاجتماعات ومتابعة الإجراءات. أما أمين الصندوق فيدير الشؤون المالية عبر الاحتفاظ بسجلات الإيرادات والنفقات، تنفيذ المدفوعات وترتيب حساب الإيرادات، تقديم التقارير عن المراكز المالية، العمل على الحساب المصرفي ومراقبة المفوضين بالتوقيع، وإعداد الحسابات السنوية والتواصل مع المدققين المستقلين. وأخيراً، يستعين الموظفون المسؤولون في كل مجال وظيفي بتمثيل تخصصي مثل التسويق والمبيعات والعمليات لتقديم المشورة واتخاذ القرار بتركيز متخصص.
صفحة ١٨٣
انظر إلى قسم مهارات إدارة الفعاليات والإشراف التنفيذي. تحتاج لجنة التمويل والرعاية قدراً معيناً من الرعاية، مما يعني حاجتها إلى ضمان تحقيق صفقة الرعاية أهدافها المالية، بينما يحتاج فريق العمليات إلى فهم تفاصيل الرعاية لضمان عرضها بشكل بارز في الفعالية. تحتاج اللجنة التنفيذية أيضاً إلى ضمان عدم تعارض الرعاية مع معتقَدات وقيم الشركة أو المؤسسة. انظر إلى نشاط طور مهاراتك في الأسفل: المطلوب هو التحقق من خيارات الرعاية المناسبة لفعالية ما، وخيارات الرعاية التي لا ينبغي استخدامها في شركة أو مؤسسة من اختيارك. فكر في مثال لشركة معينة وحدد ما يناسب قيمها وما يتعارض معها، واكتب خياراتك بناءً على ذلك.
صفحة ١٨٤
ننتقل إلى هدف التعلم حول الأنشطة الأخرى للجان إدارة الفعالية. تختلف الأنشطة التي تديرها لجنة إدارة الفعالية تبعاً لنوع الفعالية المخطط لها، فهناك أنشطة تشترك فيها معظم الفعاليات. أول هذه الأنشطة هو اللوجستيات والنقل، وهي عملية التخطيط والتنظيم للتأكد من تسكين الموارد في أماكن الحاجة إليها في الوقت المناسب، وحجز وسائل النقل لضمان توفر الموارد في مكان الحاجة إليها ووقتها. النشاط الثاني هو الخدمات والتجهيزات، حيث يتوقع الناس مستوى معيناً من الخدمة والراحة عند حضور الفعاليات، وهذا يشمل متطلبات تموين معينة مثل مراكز المعلومات وقاعات الصلاة، وهي مساحات يجب اخذها بالاعتبار ودمجها في الفعالية لضمان راحة الحاضرين وتلبية كافة احتياجاتهم التنظيمية والروحية.
صفحة ١٨٥
نتابع الأنشطة الأخرى للجان، وأبرزها الإسعافات الأولية والسلامة والأمن. يلزم توفير هذه الخدمة لعدة أسباب تشمل الالتزام الأخلاقي لضمان سلامة المشاركين وتقليل احتمالية الخطر، والالتزام القانوني بضمان مستويات معينة من سلامة الزائر وأمنه بحسب حجم الفعالية، إضافة إلى الاعتبارات المرتبطة بالسمعة لعدم تسلط الأخبار الضوء على أي ممارسات ضعيفة. بعد ذلك يأتي التتوظف لضمان وجود عدد كاف من الموظفين من المستوى الملائم لتجنب الخدمة السيئة للموظفين غير المهرة ونقص المساعدة. وأخيراً، إنشاء البرنامج وأنشطة المشاركين، حيث تكلف لجان إدارة الفعالية بوضع برنامج للأنشطة، وقد تكون الفعالية ذات موضوع أو نشاط رئيس مقترح لا يحظى بالاهتمام الكافي، لذا يتعين على لجان إدارة الفعالية ضمان تلبية جميع الأنشطة غايات الفعالية وتنجز النشاط الرئيسي.
صفحة ١٨٦
نستكمل أنشطة اللجان بإدارة العقار والمكان، حيث يجب أن تضمن لجان إدارة الفعالية ملاءمة المكان المختار للغرض وتماشيه مع صورة العلامة التجارية للمضيف. قد تحتاج إلى تدريب كبار الموظفين في مكان بعيد عن مكان العمل، أو قد يكون موقع الفندق ملائماً ولكن جودته ضرورية لتلبية توقعات المضيف وميزانيته. بعد ذلك تأتي إدارة طلبات التغيير، ومع تقدم الخطة الأصلية يلزم التقييم الدقيق للتغييرات حتى لا تتجاوز التكاليف نطاق السيطرة. يطلب العملاء إجراء تغييرات على جوانب في الفعالية مثل الزينة والتموين والأنشطة وغيرها، وأي طلبات إضافية مماثلة يجب حساب تكاليفها وفواتيرها للعميل ليوافق عليها. تأمل نقطة تحقق: لماذا يتسم نطاق الأنشطة التي تديرها لجان إدارة الفعالية بالمدى العريض؟ لأن النجاح يتطلب تغطية كل التفاصيل الصغيرة والكبيرة دون استثناء.
صفحة ١٨٧
انظر إلى صفحة تقييم الدرس التي تضم أسئلة لفهم مفاهيم إدارة الفعاليات. السؤال الأول يطلب منك اختيار الإجابة الأكثر ملاءمة لمعرفة ما ليس من مسؤوليات لجنة تعمل لصالح مالك خارجي للفعالية، ففكر في المهام الداخلية والخارجية لتحدد الإجابة. والسؤال الثاني يسأل عما يمكن إنشاء اللجان لإدارته من خيارات الرعاية أو التمويل أو الترفيه أو جميع ما سبق، وهنا تذكر الهيكل التنظيمي الذي درسناه. في قسم التفكير الناقد، يسأل السؤال الثالث عن سبب عد الرئيس الكفء ضرورياً للجنة إدارة الفعالية، فاسترجع صفات الرئيس وكفاياته الخمس التي درسناها سابقاً. والسؤال الرابع يطرح سبباً لوجوب الحذر عند اختيار أعضاء لجنة إدارة الفعالية، ويطلب منك توضيح المشكلات التي قد تنجم عن اختيار الأعضاء غير الملائمين، ففكر في تأثير الفوضى وضعف التنسيق على نجاح الفعالية.
