متطلبات التخصص والمعرفة (٣)

يقوم هذا الدرس على مبدأ أساسي وهو أن نجاح أي فعالية يعتمد على التخطيط الدقيق وتوزيع الأدوار، بغض النظر عن حجمها. الحفلات الصغيرة يديرها شخص واحد عادة، بينما الفعاليات الكبرى مثل سباقات الفورمولا تتطلب أطراً تنظيمية واضحة ولجاناً متخصصة وإجراءات دقيقة لصنع القرار. يعتمد مدير الفعالية الكفء على فريق ذي معرفة لتغطية كل التفاصيل، وضبط الجداول الزمنية، وتحديد الموارد والموردين المناسبين. على سبيل المثال، تنظيم فعالية كبرى يحتاج إلى تنسيق مع الجهات الحكومية لإغلاق الشوارع وإصدار التراخيص، وتوفير مرافق تلبي حاجات الزوار كالتذكارات والمرطبات، مع مراعاة ميزانية محددة لكل شخص لضمان تحقيق أهداف الفعالية ونجاحها.

الفكرة الأساسية

التخطيط هو أساس نجاح أي فعالية، فحتى العشاء الصغير يحتاج إلى درجة معينة من التخطيط، بينما الفعاليات الكبرى تتطلب أطراً ولجاناً وإجراءات واضحة لتوزيع الوظائف والمسؤوليات وكيفية صنع القرار.

الشرح

عندما تقرر إقامة فعالية، عليك أولاً إدراك حجمها. إذا كانت الفعالية صغيرة، يمكن لشخص واحد إدارتها والتخطيط لها. أما الفعاليات الضخمة فتحتاج إلى مدير كفء يعتمد على فريق من المتخصصين ذوي المعرفة والفهم الواضح لتفاصيل مجالهم. يتطلب نجاح هذه الفعاليات وضع جداول زمنية دقيقة، وتحديد الأطر واللجان، والالتزام بها، وجمع معلومات كافية عنها. كما يتوجب على مدير الفعالية تلبية احتياجات الحاضرين مثل الشراء والتذكارات والمرطبات، والتعامل مع كبار الشخصيات. إضافة إلى ذلك، يتطلب الأمر تنسيق الأنشطة مع الموردين والوكالات الحكومية المسؤولة عن إغلاق الشوارع وتحويل الحركة المرورية ومنح التراخيص، لضمان تلبية توقعات أصحاب المصلحة ورفع سمعة الدولة التجارية.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أنك تدير فعالية يحضرها ١٣٠ مشاركاً، وميزانية الفعالية محددة بمقدار ٥٠٠ ريال لكل شخص:

1. احسب الميزانية الإجمالية للفعالية بضرب عدد المشاركين في الميزانية المخصصة للشخص الواحد: ١٣٠ مشارك ضرب ٥٠٠ ريال يساوي ٦٥,٠٠٠ ريال إجمالي الميزانية.
2. حدد الموردين الرئيسيين المطلوبين بناء على متطلبات الفعالية مثل مكان رسمي بعيد عن مكاتب الشركة، وأنشطة بناء الفريق، ومرطبات فائقة الجودة شاملة وجبة غذاء رسمية.
3. تأكد من أن التكاليف تقع ضمن حدود الميزانية المتاحة البالغة ٦٥,٠٠٠ ريال، وقم بربط اختيار كل مورد بتحقيق أهداف الشركة.

أخطاء شائعة

• الاعتقاد بأن الفعاليات الصغيرة لا تحتاج إلى أي نوع من التخطيط.
• إسناد إدارة الفعاليات الكبرى لشخص واحد دون الاستعانة بفريق متخصص ولجان واضحة.
• إغفال التنسيق مع الجهات الحكومية فيما يتعلق بالتراخيص وإغلاق الشوارع.
• عدم ربط اختيار الموردين بميزانية الفعالية وأهدافها الأساسية.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: لماذا تحتاج الفعاليات الكبرى إلى أطر ولجان وإجراءات واضحة؟ الإجابة: لأنها تتطلب توزيع الوظائف والمسؤوليات وكيفية صنع القرار بوضوح لضمان تحقيق الهدف الأساسي للفعالية ونجاحها.

السؤال الثاني: ما أهم الأمور الرئيسية التي يجب مراعاتها عند التخطيط لفعالية تضم ١٠٠ إلى ١٥٠ من كبار المسؤولين التنفيذيين؟ الإجابة: توفير مكان رسمي، وأنشطة بناء الفريق لزيادة الاتصالات وعلاقات العمل، وتخصيص ميزانية مناسبة لكل شخص، وتقديم مرطبات فائقة الجودة تشمل وجبات غذاء رسمية.