صفحة ١٦٠
حين تدير فعالية ما، فأنت تتعامل مع مكان فريد يحتاج إلى أشخاص ملبّين للمهام الروتينية وتشغيل الإضاءة والتحكم بالمواقع واستخدام لوحات التحكم والتنقل في المكان دون عقبات. يوفر دعم المكان وظائف رتيبة لتشغيل الفعاليات، ويقوم مشغل المكان بتوفير أدوات التنظيف والعمالة والأدوات والمواد العامة كالطاولات والكراسي كجزء من تكلفة الاستئجار. انظر إلى سؤال نقطة تحقق: لماذا يحتاج مديرو الفعاليات إلى وظائف الدعم في الفعاليات؟ فكر في الإجابة من خلال دورهم في تسهيل المهام الروتينية. ننتقل إلى هدف التعلم 3.3.3 حول منافع الاستعانة بالخبراء. الاستعانة بالخبراء مكلفة وتؤثر على الجانب المالي، فحين تدير كل جوانب الفعالية بنفسك تكون التكاليف أقل بالنسبة لمضيف الفعالية وتمثل زيادة في ربحك، فلماذا يُسعَد مديرو الفعاليات بدفع أجور كبيرة للخبراء المشهورين وحجزهم قبل الفعالية بسنوات؟ الإجابة أن الخبراء ينتجون عدة كفايات، ومنها كفايات الوقت؛ حيث تتمثل مهارات مدير الفعالية في تنسيق الموارد وإدارة الموارد، وبالتالي سيكون مبتدئاً في مختلف التخصصات اللازمة للفعالية، ولذلك سيحتاج إلى الكثير من الوقت للبحث.
صفحة ١٦١
انظر إلى إدارة الموارد في الخيارات ومعرفة التأكد من أن كل شيء على ما يرام وبشكل ملائم إذا لم تنفذ مدير الفعالية بنفسه؛ فلن يجد مدير الفعالية الوقت الكافي للعناية بجميع أنشطة الدعم اللازمة لفعالية من أي حجم. لا يتمتع جميع الخبراء بالخبرة في جميع جوانب مجالهم، ولكنهم يتمتعون بالمعرفة العملية والنظريّة الواسعة بمجالهم المتخصص، مما يؤدي إلى كفايات الوقت التي تعني تحقيق النتائج المرغوبة بأقل قدر من الوقت المهدر، فالخبير لديه بالفعل المعدات المتخصصة التي يحتاج إليها لتقديم خدماته أو منتجاته ويستطيع إعدادها وتقديمها في أقل وقت ممكن دون الحاجة إلى تعلم مهارات جديدة. ثم نأتي إلى كفايات التلفكة؛ فكما ذكرنا سابقاً، يمتلك الخبراء جميع الموارد المحددة المطلوبة لإنجاز مهامهم، وتتوقع الفعاليات الحديثة الحصول على أحدث التقنيات واستغلال أفضل الخيارات بالنسبة لميزانيتها المخصوصة، ويمتلك الخبراء الذين يقدمون بانتظام دعم الوسائط المتعددة أو الصوت هذه التقنية أو يمكنهم تدبيرها. هذا يعني أن تكلفة الاستعانة بخبير تشمل جزءاً فقط من تكلفة التقنية المستخدمة؛ فاستئجار قطعة تقنية أو شراؤها لفعالية واحدة فقط فكرة مكلفة للغاية، وتقسيم التكلفة على عدة فعاليات يعني ارتفاع تكلفة الأصول الثابتة التي تمثل الأصول الملموسة طويلة الأجل مثل المعدات، مما يؤدي إلى كفايات التكلفة التي تمثل إستراتيجيات الشركة لتقليل تكلفة أداء نشاط بالنسبة لمدير الفعالية. وأما عروض الرعاية، فيتمتع خبراء الرعاية بالخبرة والتجربة في مجال تطوير عروض رعاية الفعاليات، إنهم يعرفون ما الشركات والمؤسسات التي قد يهمها رعاية أنواع معينة من الفعاليات وما المبالغ المعقولة التي يمكن توقعها من هؤلاء الرعاة وما يجب على منظمي الفعالية تقديمه لهم مقابل الرعاية المقدمة، ستساعد هذه المعرفة منظّمي الفعالية في الحصول على المبلغ الأمثل لرعاية فعاليتهم وبالتالي ضمان أن لديهم الأموال الكافية للفعالية.
صفحة ١٦٢
يعمل الخبراء مع خبراء آخرين ويقيمون شبكات معارف وعلاقات مع بعضهم البعض، وقد تتطور هذه العلاقات في الغالب إلى علاقات عمل حيث يمكن للخبراء تقديم حزم عروض تشبه شركات الإنتاج، وتشمل الحزمة عقداً واحداً يغطي النظام السمعي والبصري والفني والإضاءة. يؤدي ذلك إلى تقليل فرص الارتباك، حيث ستكون قنوات الاتصال فعالة بسبب علاقات العمل الإيجابية، وينتج عن ذلك تأثير نهائي هو تيسير التخطيط لفعالية وتقليل المجهود الضاغط بالنسبة لمدير الفعالية والذي سيتمكن بعد ذلك من التركيز على العناصر الأخرى التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام. أما الأفكار المبدعة فتعني إبداع بعض المتخصصين وخبرتهم وقدرتهم على ابتكار أفكار أصلية ومثيرة للمساعدة على ترسيخ الفعالية في ذاكرة الحضور. قد يقترح خبير ما مثلاً موضوعاً معيناً مثيراً للاهتمام لفعالية لم يفكر فيه منظمو الفعالية، ويمكن لمديري الفعالية بعد ذلك استخدام خبرتهم في التخطيط للفعاليات لتجميع العناصر المختلفة كالغذية والديكورات والترفيه ذات الصلة بالموضوع المختار أو مستوحاة منه. انظر إلى نقطة تحقق في أسفل الصفحة: لماذا يُستعان بالخبراء؟ فكر في الإجابة من زاوية شبكات المعارف والأفكار المبدعة التي يمتلكونها.
صفحة ١٦٣
هذه صفحة تقييم الدرس وتحتوي على أسئلة لفهم مفاهيم إدارة الفعاليات وتطوير التفكير النقدي. في السؤال الأول: أي مما يلي ليس من فوائد توظيف خبراء؟ والخيارات هي الخبرة أو المعرفة أو العلاقات أو التكلفة، فكر أي منها يُعد عبئاً مالياً بدلاً من كونها فائدة مباشرة للتوظيف. وفي السؤال الثاني: قد يعتمد اختيار المورد على الميزانية أو التكلفة أو التوقعات أو جميع ما سبق، وتأمل كيف ترتبط هذه العوامل ببعضها عند اتخاذ القرار. في قسم التفكير النقدي، يجيب الطالب كتابة عن السؤال الثالث: لماذا يُعد دعم المكان فعالاً ضرورياً لتسيير فعالية بسلاسة؟ عبر عن دور الدعم في منع العقبات الروتينية. وفي السؤال الرابع: لماذا قد يرغب الخبراء في تطوير علاقات عمل مع خبراء آخرين في مجالات مختلفة؟ وأعط مثالاً عن كيفية إفادة هذا النوع من العلاقات لمدير الفعالية بناءً على ما درسناه عن حزم العروض المتكاملة.
صفحة ١٦٤
هذه صفحة مراجعة مفاهيم إدارة الفعاليات ضمن الفصل الثالث للتقييم. تجيب هنا عن خمسة أسئلة تحليلية؛ في السؤال الأول: حلل سبب الحاجة إلى التموين في معظم الفعاليات، واذكر مثالاً لفعالية ذات حاجة إلى التموين وقارنها بفعالية أخرى لا تحتاج إلى التموين. وفي السؤال الثاني: صف إحدى العقبات الرئيسية التي تعوق توظيف مورد مفضل، كارتفاع التكلفة أو عدم التوفر. وفي السؤال الثالث: حلّل سبب استخدام مدير فعالية متخصص لخدمة الحزمة، مثل الخدمة التي تقدمها شركة إنتاج، وناقش مزايا استخدام خدمة الحزمة وعيوبها من حيث السيطرة والتكلفة. وفي السؤال الرابع: ميّز العامل الذي يحفز الموردين في جميع أنواع الفعاليات. وفي السؤال الخامس: اشرح سبب أهمية فهم متطلبات الدعم المؤسسي للمورد لتفادي أي مشكلات تشغيلية أثناء الفعالية.
صفحة ١٦٥
نتابع أسئلة المراجعة في الفصل الثالث. في السؤال السادس: افترض أنك مكلف بإدارة وظيفة عمل يسيرة والميزانية تكفي لتعيين خبير واحد في واحد من مجالات الدعم الثلاثة التالية وهي الفن أو الترفيه أو الطهي، فكيف ستبت برارك؟ وأي نوع من الخبراء ستتعينه وما العوامل التي يمكن أن تؤثر على قرارك؟ وفي السؤال السابع: تخيل أنه طُلب منك الاستعانة بموردين وعارضين خارجيين في فعالية ما، واشرح لماذا قد يكون ذلك ضاراً إن لم تتم إدارته بدقة. وفي السؤال الثامن: حلّل سبب توافر البنية التحتية للدعم أمام الحكومات لتسهيل الأنشطة الكبرى. وفي السؤال التاسع: صف فائدة واحدة لكونك عضواً في مؤسسة تجارية، وقيم كيف يساعدك ذلك في مهنة إدارة الفعاليات. وفي السؤال العاشر: صف الفرق الأساسي بين شركة إدارة فعاليات وشركة إنتاج من حيث نطاق الخدمات. وفي السؤال الحادي عشر: فسر أهمية الخبرة عند توظيف مورد ترفيهي لحفلة أطفال واذكر أسباباً متعددة لتفسيرك ترتبط بسلامة الأطفال ونجاح التفاعل.
صفحة ١٦٦
هذه الصفحة مخصصة لأسئلة المراجعة والتفكير المتقدم في إدارة الفعاليات. في السؤال الثاني عشر: تخيل أنك تناقش ما إذا كنت تريد توظيف مورد أكثر تكلفة ولكنه ذو خبرة، وبرّر كيف يمكن أن يقلل توظيف هذا المورد من ميزانيتك الترويجية من خلال تقليل الأخطاء وزيادة كفاءة الوقت. وفي السؤال الثالث عشر: صف دور دعم الوسائط المتعددة، وحلّل سبب الحاجة المحتملة لهذا الدعم لفعالية أعمال كمؤتمر مثلاً لضمان وصول الرسائل المرئية بوضوح تام للحضور. وفي السؤال الرابع عشر: افترض أنك تعمل في شركة تدير فعاليات الشركات وتريد استخدام جزء من ميزانية الشركة لشراء جهاز إسقاط عرض فائقة الدقة يمكن استخدامه في عرض المرئيات في الفعاليات المستقبلية، ودوّن ما الأسباب أو البيانات التي ستتقدم بها لتبرير هذا الشراء استناداً إلى مفهوم تقليل الأصول الثابتة وكفايات التكلفة.
صفحة ١٦٧
هذه صفحة نشاط لتطوير لغتك في إدارة الفعاليات بعنوان صل المصطلحات الرئيسية من واحد إلى اثنين وعشرين بالتعريفات من أ إلى ت. انظر إلى الجدول بعناية؛ ففي العمود الأول توجد المصطلحات مثل اعتماد، مساعدة، ملخص، تكلفة، مستهلكات، كفايات التكلفة، تكلفة لكل شخص، كفايات، أصول ثابتة، بنية تحتية مدعومة حكومياً، داخلياً، ممون الجملة، مخطط الحفلات، نقطة السعر، شركة الإنتاج، منظم فعاليات محترف، ترويج، شهادة، كفايات الوقت، تجمع مهني، فترة الدوران، تزيين المكان. وفي العمود المقابل توجد التعريفات بحروف الهجاء لتطابق كل مصطلح بتعريفه الصحيح، فمثلاً ابحث عن تعريف تزيين المكان وهو طريقة ترتيب ديكور مكان ما ليلايم موضوع فعالية، وابحث عن كفايات الوقت وهو إنتاج المخرجات المرغوبة بأقل هدر، واقرأ كل تعريف بدقة لتصل بخط أو برقم الاختيار الصحيح بجانب كل مصطلح.
