صفحة ٤١
انظر إلى أعلى الصفحة، هذا عنوان الفصل الدرس الثالث وعنوانه سمات الفعاليات كخدمة. تحت هذا العنوان تجد أهداف التعلم، وهي ما ستكون قادراً على فعله بعد نهاية الدرس: وصف سمات الفعاليات كخدمة، وشرح أهمية الجو المحيط بالفعالية، ووصف الخدمات التي ينفذها مدير الفعالية. في النصف الثاني من الصفحة تجد جدول المصطلحات الرئيسة باللغتين العربية والإنجليزية، مثل قابلة للتلف أو Perishable، وسعة أو Capacity، وملموس أو Tangible، وغير ملموس أو Intangible، وكثيف العمالة أو Labor-intensive، وتعهيد خارجي أو Outsource، وإنهاء الأعمال أو Break Down، وجو محيط أو Ambience، ومصفوفة أيزنهاور أو Eisenhower Matrix. هذه المصطلحات هي مفاتيح الدرس التي ستتكرر معك في الصفحات القادمة.
صفحة ٤٢
انظر إلى أعلى الصفحة، تجد هدف التعلم الخاص بالفعاليات كخدمة. الفعاليات الخاصة تصمم لغرض معين، وفيها يقدم المضيف خدمة إلى المستخدم النهائي، ويلزم تفصيل هذه الفعاليات تماماً حسب المتطلبات النوعية والتي يجب أن تلبي الهدف الشامل للفعالية. يجب أن يفهم مدير الفعالية خصائص الخدمة المقدمة ويضع في حسبانه الاعتبارات المبينة في الشكل 1-9. انظر إلى الشكل 1-9 الذي يحمل عنوان اعتبارات الفعاليات كخدمة، فهو عبارة عن خلايا سداسية منتظمة متصلة ببعضها، في الوسط خلية برتقالية مكتوب فيها اعتبارات الفعاليات، وتدور حولها ست خلايا خضراء اللون تمثل الاعتبارات الستة وهي: التفرد، والقابلية للتلف، والمواعيد الثابتة، وعدم القابلية للمس، والاتصال والتفاعل الشخصي، وكثافة العمالة. هذه هي الخصائص الأساسية التي سنفصلها في الصفحات التالية.
صفحة ٤٣
انظر إلى القسم الأول الخاص بالتفرد، وتمايز كل فعالية فردية عن جميع الفعاليات الأخرى. بينسا تتشابه الفعاليات من النوع نفسه في تكرار إقامتها، إلا أن ما يميزها لدرجة التفرد هو المشاركون، أو البيئة المحيطة، أو الجمهور، أو أي عدد من المتغيرات الأخرى. قد تتكرر الفعاليات، ومن المحتمل أن تتباين فيما بينها في صيغتها وتوقيتها. خذ مثال حفلات الزفاف، فهي فعاليات صغيرة تعقد كثيراً كحفلات الزفاف، ورغم احتفاظ مدير الفعالية بقائمة قياسية لواجبات التخطيط لحفل زفاف ووظائفه، يجب عليه مراعاة المتطلبات الفردية للمضيف. أما الألعاب الأولمبية، فقد اقيمت حتى عام 2024 أقيمت 30 دورة كاملة. وتتطلب الألعاب الأولمبية قدراً هائلاً من التخطيط، وتحتاج غالباً إلى عدد كبير من مديري الفعاليات، بل إن كل منطقة قد تحتاج إلى أكثر من مدير للفعالية. انتقل إلى القابلية للتلف، حيث لا يتماثل حفلا تخرج مختلفان في الموقع وعدد الحضور، فكل فعالية قابلة للتلف ولا يمكن تكرارها بالطريقة نفسها تماماً. تتعلق قابلية التلف أيضاً باستخدام المنشآت للفعاليات، مثل استخدام كامل سعة مكان الفعاليات في عطلة نهاية الأسبوع فقط لحفلات الزفاف، مما يعني أنه بالنسبة لبقية الأسبوع لا يستفاد بالكامل من قدرته على توليد الإيرادات.
صفحة ٤٤
انظر إلى الصورة العلوية التي تظهر مجموعة من الأحقاب البنية الورقية المجهزة بشرائط سوداء وبداخلها عصي بيضاء، وفي الأعلى مستطيل نصي يسأل: ما التذاكر التي يمكن استخدامها لجعل مؤتمر غير ملموس أكثر واقعية؟. انظر إلى النص تحت الصورة، القاعة ليوم واحد في الأسبوع يعني أن إمكانات توليد الدخل في هذا اليوم ضاعت للأبد فهي قابلة للتلف. انتقل إلى قسم عدم القابلية للمس، عندما يشتري المستهلك شيئاً ملموساً يمكنه حمله أو لمسه، بينما الفعاليات غالباً غير ملموسة لأنها خدمة. فيحضر الحضور مهرجاناً ما، وسيستمتعون ويتذكرون الفعاليات، ولكن لن يخرجوا منها بأي غرض ملموس سوى هدية تذكارية أو صور فوتوغرافية أو مقطع فيديو للفعالية. يجب أن يدرك مديرو الفعاليات أن أي عنصر ملموس ولو كان صغيراً سيعزز إدراك مدى جودة الفعاليات، من خلال البرامج والبطاقات البريدية والشوكولاتة الصغيرة المغلفة باسم الضيوف والأكواب المزودة بششارَات أو الكتيبات التذكارية على جعل الأشياء غير الملموسة أكثر واقعية.
صفحة ٤٥
انظر إلى القسم الأول الخاص بالاتصال والتفاعل الشخصي، فالفعاليات هي المناسبات التي يتواصل فيها الحضور بدرجة قليلة مع بعضهم البعض على أساس منتظم، ولكي تعد الفعالية ناجحة يجب أن توفر فرصة لنشر جو إيجابي عبر تفاعل الحاضرين. لذلك عند التخطيط لفعالية ما يجب أن يدرك المديرون أن الجو يعتمد على تصرفات الحضور وردود فعلهم. انتقل إلى قسم كثافة العمالة، فالفعاليات كثيفة العمالة هي التي تحتاج إلى عدد كبير من الموظفين لضمان تسييرها بسلاسة وكفاءة، وكلما زاد تعقيد الفعالية وتفردها ترَسخت فيها صفة كثافة العمالة. تستعين الفعاليات الأكبر حجماً بالتعهيد الخارجي عبر إبرام تعاقد مع شركة أخرى لتقديم منتج أو خدمة معينة مثل التموين والترفيه. إذا لم تستعن بمقاولين خارجيين لعنصر تشغيلي فقد تحتاج إلى موظفين ذوي كفاءة احترافية لضمان تنفيذ الفعالية بكفاءة، فمأدبة لثلاثمئة شخص ستحتاج إلى عاملين في الأغذية والمشروبات والمطبخ والإدارة، وإلى موظفي دعم مثل عمال نظافة وموظفين لإنهاء الأعمال مثل تنظيف الموقع وتفكيك البنية التحتية.
صفحة ٤٦
انظر إلى قسم المواعيد الثابتة، فبخلاف الأنشطة الروتينية التي قد تستمر لأجل غير مسمى، تتسم الفعاليات الخاصة بمواعيد ثابتة أي أنها تحدث في فترات زمنية محددة جداً. قد تكون مدة الفعالية قصيرة للغاية مثل حفل افتتاح طريق جديد، أو طويلة للغاية مثل المعرض العالمي إكسبو الذي قد يستغرق التخطيط لها حتى عشر سنوات. بالنسبة لمخططي الفعاليات الخاصة يجب مراعاة مسألة التوقيت، ويحتاج نجاح الفعالية المدوي إلى جذب انتباه الناس واهتمامهم والأفضل تقسيمها إلى أقسام بدلاً من تنفيذها كلها مرة واحدة دون فترة راحة. لا تعني المواعيد الثابتة أنه لا يمكن تغييرها، كالاحتفال الشخصي ذو الجو الرائع حيث يستمتع كل شخص بنفسه لفترة أطول من المخطط له، أو قد يتسبب عارضا مفاجئ بتمديد الفعالية، أو تختزل المواعيد الثابتة بسبب ضعف الاهتمام. انظر إلى نقطة تحقق، ما العوامل التي تجعل من نسخ متكررة من فعالية تختلف عن بعضها؟ فكر في الإجابة من خلال عناصر التفرد التي درسناها. في الأسفل ابدأ بدرس خلق الجو المحيط المناسب، إذ يمكن لفعالية بجو محيط مناسب أن تحقق نجاحاً باهراً، وتسهيل تهيئة الأجواء يمنح فعالية ممتازة.
صفحة ٤٧
انظر إلى الشكل 1-10 الذي يوضح عناصر الجو المحيط بالفعالية وخدمتها، وهو مخطط سهمي يبدأ من تزيين القاعة، ويتجه إلى وصول الضيوف، ودعوة الضيوف، وإعداد الأغذية والمشروبات، وتقديم القهوة، وبث الحماس للمشروع، والاندماج والتواصل الاجتماعي، وإثارة المحادثة، وتقديم الطعام. يجب إدراك أن وجود هذه العناصر لا يعني حتمية نجاح الفعالية، فقد تكون البيئة رائعة والديكور فاخرا ومكلفا ولا تحظى الفعالية بالنجاح، فلا يمكن إجبار الناس على الاستمتاع فيما بينهم. انتقل إلى نقطة تحقق، ما أهمية التفكير في الجو المحيط بالفعالية في مراحل التخطيط؟ فكر كيف يؤثر التخطيط المسبق للديكور على مشاعر الحضور. في النصف السفلي من الصفحة، ابدأ بدرس المهارات المناسبة للوظيفة، حيث يتحسن فهم المديرين للمتطلبات وقدرتهم على إدارة سمات الفعالية مع اكتساب المزيد من الخبرة، ويمكنهم استخدام مصفوفات مثل مصفوفة أيزنهاور لتحديد أولويات المهام وإدارة الوقت.
صفحة ٤٨
انظر إلى الشكل 1-11 الذي يوضح مصفوفة أيزنهاور، وهي مقسمة إلى أربع خانات يحددها محوران للأهمية والعجلة. في الخانة العلوية اليمنى مكتوب للتنفيذ نفذ فوراً للمهام المهمة والعاجلة. في الخانة العلوية اليسرى مكتوب قرر جدولة المهمة في وقت لاحق للمهام المهمة وليس العاجلة. في الخانة السفلى اليمنى مكتوب فوض أسند المهمة إلى شخص آخر للمهام العاجلة وليست مهمة. في الخانة السفلى اليسرى مكتوب إلغاء استبعد المهمة للمهام غير المهمة وليست العاجلة. انتقل إلى قسم الفاعلية والكفاءة، تتمثل إحدى الخدمات الرئيسة في قياس مدى إفعالية مدير الفعالية في قياس مدى استخدام المرافق والموارد والخدمات بكفاءة نظراً لتفرد استخدامها أو عدم انتظامها. تعني مسألة القابلية للتلف أيضاً اضطرار مديري الفعالية إلى استخدام مجموعة متنوعة من التكتيكات مثل التسعير التفاضلي لمحاولة تشجيع الأنشطة خلال الفترات الهادئة، مثل إبراز السعر المخفض مقارنة بعطلة نهاية الأسبوع أو فترة الذروة.
صفحة ٤٩
انظر إلى قسم الاتصال، وبغض النظر عما إذا كان المضيف أو العميل يدير كل المهام بنفسه أو يستعين بمحتهدين خارجيين، يجب على مديري الفعاليات ضمان مستوى عال من الاتصال الذي يحتاج إلى الوقت والجهد. انتقل إلى قسم التنبؤ، حيث يجب أن يكون مديرو الفعاليات قادرين على التنبؤ بمتطلباتها مثل التوظيف والتكاليف والحجم والنطاق لجميع أنواع الفعاليات بناء على خبراتهم. تشمل العوامل التي تؤثر على التنبؤ عدد الضيوف وأنواع الخدمة وخبرة الموظفين والوقت اللازم لإنجاز الخدمة. انتقل إلى قسم الانتباه إلى تفاصيل، إذ يتمثل أحد أدوار مدير الفعالية في ضمان نجاحها في الاهتمام الدقيق بالتفاصيل وتشجيع النتيجة المرجوة من خلال فهم حاجات العميل والحضور. انظر إلى نقطة تحقق، لماذا يجب أن يكون مديرو الفعالية متعددي المهارات؟ فكر في تنوع المهام بين التنبؤ والاتصال وإدارة التفاصيل.
صفحة ٥٠
انظر إلى أعلى الصفحة، هذا هو تقييم الدرس في فهم مفاهيم إدارة الفعاليات. السؤال الأول اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: أي مما يلي ليس من سمات الفعالية؟ الخيارات هي التفرد، والقابلية للتلف، والكفاءة، والمواعيد الثابتة. فكر في السمات الست التي درسناها في بداية الدرس لتعرف أيهما ليس سمة. السؤال الثاني: أي مما يلي عنصر غير ملموس للفعالية؟ الخيارات هي الكتيب، والجو المحيط، وكوب تذكاري، وصور جماعية. تذكر أن العناصر الملموسة هي التي يمكن حملها أو لمسها. انتقل إلى قسم التفكير الناقد، السؤال الثالث: أخبرك صديق لك حضر فعالية أن الجو المحيط كان سيئاً، قيم إذا ما كان بإمكانك وصف هذه الفعالية بالناجحة وبرر إجابتك. تذكر تأثير الجو المحيط على نجاح الفعالية. السؤال الرابع: ما فوائد استخدام أداة تخطيط مثل مصفوفة أيزنهاور؟ فكر كيف تساعد هذه المصفوفة في ترتيب الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.
