التعامل مع التعقيد وعدم اليقين في الفعاليات
انظر إلى أعلى الصفحة، أمامك عنوان الفصل والدرس: التعامل مع التعقيد وعدم اليقين في الفعاليات. تحت هذا العنوان، توجد أهداف التعلم التي تبين لك ما ستكون قادراً على فعله بعد نهاية الدرس؛ مثل تعريف القيم الأساسية، وشرح مفاهيم التعقيد وعدم اليقين، ووصفهما للفعاليات المختلفة. وفي النصف السفلي من الصفحة، توجد قائمة المصطلحات الرئيسية التي ستتكرر معك طوال الدرس، مثل عدم اليقين في الفعاليات، وتعقيد في الفعاليات، ووظيفة الأعمال، وتصنيف نوعي للفعاليات. هذه المصطلحات هي مفاتيح فهمك لكل ما سيليه من صفحات، فاجعلها نصب عينيك.
يقوم الدرس على ربط نجاح أي فعالية بفهم عنصرين رئيسيين هما التعقيد وعدم اليقين. عدم اليقين يعني جوانب الفعالية التي لا تكون معروفة بالكامل مقدماً مثل الوقت والحضور، بينما يشير التعقيد إلى عدد العناصر وتنوعها مثل عدد أصحاب المصلحة والوظائف المطلوبة. يعتمد مدير الفعالية على الإجابة عن ستة أسئلة أساسية لتصميم الفعالية وهي لماذا، ومن، وماذا، وما الحاجة، وأين، ومتى. كما يصنف مدير الفعالية الفعاليات بناء على التعقيد وعدم اليقين لتحديد الخبرة المطلوبة، فالفاليات البسيطة يديرها الهاوي بينما الفعاليات شديدة التعقيد تتطلب مديراً محترفاً. مثال ذلك التخطيط لحفل عشاء صغير يتميز بعدم يقين منخفض وتعقيد قليل مقارنة بتنظيم الألعاب الأولمبية التي تتميز بتعقيد وعدم يقين مرتفعين للغاية.
الفكرة الأساسية
تدور فكرة الدرس حول كيفية إدارة الفعاليات من خلال فهم وتصنيف عناصر التعقيد وعدم اليقين، واستخدام ستة أسئلة أساسية لتصميم أي فعالية وضمان نجاحها بناء على بيئتها والخبرة المطلوبة لإدارتها.
الشرح
يبدأ تصميم أي فعالية بطرح ستة أسئلة رئيسية تشكل القيم الأساسية وهي: لماذا تنظم الفعالية واستضافتها؟ ومن هو الجمهور؟ وما محتوى الفعالية؟ وماذا يريد منظم الفعالية؟ وأين ستقام الفعالية؟ ومتى ستقام الفعالية؟ وتساعد هذه الأسئلة في وضع الخطط وصقلها وتقييم النجاح لاحقاً. وتتم بيئة الفعالية إما في موقع مادي أو بيئة افتراضية عبر الإنترنت أو بيئة مختلطة تجمع بين الاثنين.
ينقسم التحدي في إدارة الفعاليات إلى مفهومين أساسيين:
- عدم اليقين في الفعاليات ويشير إلى العناصر التي لا تكون معروفة بالكامل مقدما مثل الوقت والحضور والموقع والتكلفة.
- التعقيد في الفعاليات ويشير إلى عدد العناصر التي تؤثر على تخطيط الفعالية مثل عدد أصحاب المصلحة وعدد الحضور وعدد الوظائف والحجم. ووظيفة الأعمال هي وحدة أو قسم في الشركة يكون مسؤولا عن تنفيذ مجموعة معينة من النشاطات مثل التموين والترفيه والأمن.
يتم تقييم التعقيد وعدم اليقين باستخدام التصنيف النوعي للفعاليات على شبكة تقيس مستوى التعقيد من فردية إلى عالمية ومستوى عدم اليقين من منخفضة إلى مرتفعة. وهذا التصنيف يحدد خبرة وأجر مدير الفعالية، فالفعاليات الأقل تعقيدا يديرها مدير فعاليات هاو لديه جهات اتصال أقل وخبرة أقل وأجر متدن، بينما الفعاليات شديدة التعقيد تتطلب مدير فعاليات محترف لديه جهات اتصال متعددة وخبرة أكبر وأجر مرتفع.
مثال محلول خطوة بخطوة
المطلوب: مقارنة بين حفل عشاء صغير لعدد محدود من الأشخاص وبين بطولة الألعاب الأولمبية من حيث التعقيد وعدم اليقين والخبرة المطلوبة. الخطوة الأولى: تحديد عدم اليقين لحفل العشاء الصغير؛ حيث يكون المنظم على يقين غالب من عدد الحضر وقصير الأجل، بينما الألعاب الأولمبية تتطلب تخطيطا طويل الأجل وتفاصيل غير أكيدة. الخطوة الثانية: تحديد التعقيد؛ فحفل العشاء بسيط للغاية يحتاج إلى الطعام والاصحاب فقط، بينما الألعاب الأولمبية تحتاج إلى تنظيم إقامة ونقل وطعام وبيع مساحات إعلانية وحقوق بث. الخطوة الثالثة: تحديد نوع الإدارة؛ فحفل العشاء يديره مدير فعاليات هاو بخبرة أقل وتكلفة منخفضة، بينما الألعاب الأولمبية تديرها شركة تضم مديري فعاليات محترفين ذوي خبرة واسعة.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن جميع الفعاليات تتطلب نفس القدر من التخطيط بغض النظر عن حجمها أو بيئتها.
- الخلط بين مفهوم عدم اليقين الذي يتعلق بالمعلومات غير المعروفة مقدما ومفهوم التعقيد الذي يتعلق بتعدد العناصر والأطراف وتنوعها.
- إسناد إدارة الفعاليات شديدة التعقيد إلى مديرين هواة لا يمتلكون المؤهلات أو شبكة الاتصالات المهنية المناسبة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: لماذا قد يؤدي وجود عدد كبير من الضيوف إلى زيادة تعقيد الفعالية؟ الإجابة: لأن زيادة عدد الحضور تعني زيادة المتطلبات الفردية وتطلب عددا أكبر من الوظائف ومراعاة معايير ومناطق زمنية وعادات ثقافية مختلفة مما يرفع مستوى التعقيد. السؤال الثاني: ما الفرق الرئيسي بين مدير الفعالية الهاوي ومدير الفعالية المحترف من حيث جهات الاتصال والأجر؟ الإجابة: مدير الفعالية الهاوي لديه جهات اتصال أقل وأجر متدن، بينما مدير الفعالية المحترف لديه جهات اتصال متعددة وأجر مرتفع.