كيف ترتبط إدارة الفعاليات بوظائف الأعمال الأخرى (١)

يقوم الدرس على ربط إدارة الفعاليات بوظائف الأعمال الأخرى من خلال فهم أصحاب المصلحة، وإدارة وظائف العمل الرئيسية مثل المالية والموارد البشرية والتسويق، واستخدام أدوات التخطيط التحليلية مثل تحليل بيستيل والتحليل الرباعي. الفكرة الأساسية هي أن نجاح الفعاليات لا يتم بمعزل عن باقي أقسام الشركة، بل يتطلب موازنة القوى المتنافسة، وتفويض المهام للمقاولين من الباطن والزملاء، ودراسة البيئة الخارجية والداخلية بدقة. على سبيل المثال، عند التخطيط لفعالية كبرى، يجب على المدير دراسة الجوانب الاقتصادية والاجتماعية عبر نموذج بيستيل، وتقييم نقاط القوة والضعف الداخلية والفرص والتهديدات الخارجية عبر التحليل الرباعي لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة.

الفكرة الأساسية

ترتبط إدارة الفعاليات ارتباطاً وثيقاً بجميع وظائف الأعمال الأخرى داخل الشركة. لا يمكن تخطيط أو تنفيذ أي فعالية بنجاح دون إشراك أصحاب المصلحة، وإدارة وظائف العمل الرئيسية كالمالية والتسويق والموارد البشرية، واستخدام أدوات تحليل بيئة العمل مثل تحليل بيستيل والتحليل الرباعي.

الشرح

تتأثر الفعاليات بمجموعة من العوامل والقوى المتنافسة التي تمثل مصالح متعارضة يجب على مدير الفعاليات الموازنة بينها. يسمى كل شخص أو مجموعة لها مصلحة في اتخاذ القرار أو تنفيذ الأنشطة بـ صاحب المصلحة في فعالية، وهم يشملون العملاء، والحضور، والحكومة، والمكان، والممونين. كلما زاد حجم الفعلية ونطاقها، زادت الحاجة إلى الاستعانة بموظفين ومقاولين من الباطن يتفاضون مقابلاً مادياً لقاء أداء التزام تعاقدي معين، وهنا يأتي دور التفويض الذي يعني إسناد مهمات أو واجبات أساسية إلى شخص آخر. يتطلب نجاح إدارة الفعاليات الإلمام بوظائف العمل الرئيسية وتشمل المالية، الموارد البشرية، الإنتاج والتسويق، والعمليات. ولضمان جدوى الفالية، يُستخدم نموذج بيستيل لتحليل العوامل الخارجية وهي: السياسية، الاقتصادية، الاجتماعية، التقنية، القانونية، والبيئية. كما يُستخدم التحليل الرباعي لفحص العوامل الداخلية وهي نقاط القوة وضعف، والعوامل الخارجية وهي الفرص والتهديدات.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أن شركة تريد إقامة معرض تجاري ضخم. الخطوة الأولى: تحديد أصحاب المصلحة، وهم العميل المستضيف، والحضور، والمجلس المحلي الذي يمنح التراخيص، والممونون الذين يقدمون خدمات الأمن والتسلية. الخطوة الثانية: إدارة وظائف العمل الرئيسية، حيث تُخصص ميزانية مالية محددة من قسم المالية، ويتم توظيف موظفين جدد عبر الموارد البشرية. الخطوة الثالثة: تطبيق تحليل بيستيل، ففي الجانب الاقتصادي، يدرس المدير معدلات التوظيف والنمو لتقدير عدد الحضور، وفي الجانب التقني يتأكد من توفر بنية تحتية تقنية للفعاليات المختلطة. الخطوة الرابعة: تطبيق التحليل الرباعي، حيث يحدد المدير نقاط القوة الداخلية مثل خبرة الفريق، ونقاط الضعف مثل قلة الميزانية، والفرص المتاحة في السوق، والتهديدات المحتملة.

أخطاء شائعة

الاعتقاد بأن مدير الفعاليات يجب أن يدار جميع الوظائف بنفسه مباشرة دون تفويض المهام للمقاولين أو الزملاء. تجاهل دراسة البيئة الخارجية وعوامل بيستيل الاقتصادية والاجتماعية والتقنية مما يؤدي إلى عدم توافق الفعالية مع السوق المستهدف. الخلط بين العوامل الداخلية والخلط بين نقاط القوة والفرص في التحليل الرباعي.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هو التأثير الإيجابي المباشر الرئيس لفعالية سياحية؟ الجواب: تدفق رأس المال إلى مجلس. السؤال الثاني: لماذا يجب على مدير الفعالية مراعاة عوامل بيستيل؟ الجواب: لدراسة البيئة الخارجية ومعرفة ما إذا كانت مواتية لإقامة الفعالية أم لا، وتحديد المشكلات الخارجية أو عوامل الخطر التي تحتاج إلى معالجة أو تخفيف.