برمجيات إدارة المشاريع (١)
ابدأ بوضع التصور الصحيح لأي عمل هندسي قبل تنفيذه عبر خطة المشروع، فهي الوثيقة الرسمية التي تضمن مراقبة سير العمل ومتابعة تنفيذه بدقة لتفادي أي عثرات. تمر دورة حياة إدارة المشروع بخمس مراحل متتالية تبدأ بالتهيئة وتكوين المفهوم، ثم التعريف والتخطيط، تليها مرحلة الإطلاق والتنفيذ، ثم الأداء والتحكم، وتنتهي بإنهاء المشروع. لاختيار برمجيات إدارة المشاريع المناسبة، يجب مراعاة حجم الفريق وحجم العمل، فهناك برامج مخصصة للمشاريع الكبيرة مثل مايكروسوفت بروجكت، وبرامج أخرى مخصصة للهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، إضافة إلى منهجية التطوير التي تلعب دوراً أساسياً. من بين هذه البرامج يبرز برنامج بروجكت قانت المستخدم على نطاق واسع في مشاريع البناء والإعلانات والمشاريع الصناعية متوسطة الحجم، وكذلك في متابعة المهام اليومية لبعض المشاريع، وهو ما يظهر في شكل تخطيط مشروع باستخدام مخططات قانت حيث تُوزع المهام على جدول زمني دقيق.
يقوم الدرس على استخدام برمجيات إدارة المشاريع وتحديداً برنامج بروجكت قانت لتنظيم المشاريع الهندسية ومتابعة مراحلها عبر خطة عمل واضحة. تعتمد الفكرة على إنشاء خطة مشروع تمثل المفتاح لنجاحه، وتمر بدورة حياة تشمل التهيئة، والتعريف، والإطلاق، والأداء، والانتهاء. يتضمن العمل إدخال المهام وتحديد تواريخ البدء والانتهاء وربطها بالوقت المناسب. مثال سريع: إذا أردت تطوير منتج هندسي، تفتح برنامج بروجكت قانت، وتنشئ مشروعاً جديداً باسم المؤسسة وتحدد نهايات الأسبوع، ثم تضيف المهام مثل تعريف المشكلة وتحدد تاريخ بدايتها ومدتها بثلاثة أيام، ليظهر لك المخطط الزمني للمشروع بشكل منظم ومتابع.
الفكرة الأساسية
تعتمد فكرة الدرس على استخدام برمجيات إدارة المشاريع لتنظيم الأعمال الهندسية ومتابعتها بدقة. تبدأ الخطة بمستند يراقب المشروع وينظم مراحله منذ البداية حتى نهايته عبر دورة حياة تشمل التهيئة وتكوين المفهوم، والتعريف والتخطيط، والإطلاق والتنفيذ، والأداء والتحكم، ثم إنهاء المشروع. يُستخدم برنامج بروجكت قانت لهذا الغرض لتخطيط المهام وتوزيعها على جدول زمني واضح.
الشرح
لكي تعمل على برنامج بروجكت قانت، تبدأ بإنشاء مشروع جديد عبر الضغط على قائمة المشروع ثم أمر جديد، ثم تملأ اسم المشروع واسم المؤسسة، وتضبط أيام العطل الأسبوعية مثل الجمعة والسبت، ثم توافق على الإعدادات. بعد ذلك، تنتقل إلى إنشاء المهام من خلال قائمة المهام واختيار مهمة جديدة، حيث يظهر اسم افتراضي للمهمة يمكنك تغليفه باسم حقيقي مثل تعريف المشكلة. لتعديل خصائص المهمة، تضغط على خصائص المهمة من نفس القائمة، وتحدد تاريخ البدء عبر التقويم، وتحدد مدة المهمة بالأيام ليحسب البرنامج تاريخ الانتهاء تلقائياً. كما يمكنك إضافة مهام رئيسية وفرعية عبر تمييز المهمة الفرعية بخيار المسافة البادئة لتصبح تابعة للمهمة التي تعلوها.
مثال محلول خطوة بخطوة
أرادت مجموعة تصميم هندسي إنشاء مشروع جديد لتطوير منتج في برنامج بروجكت قانت. الخطوة الأولى: اضغط على قائمة المشروع ثم اختر أمر جديد، واكتب اسم المشروع تطوير منتج هندسي، واسم المؤسسة تقنيات السعودية، ثم اضغط على زر التالي حتى تصل إلى صفحة تحديد عطلة نهاية الأسبوع لتضبط الجمعة والسبت، ثم اضغط على موافق. الخطوة الثانية: اضغط على قائمة المهام ثم اختر مهمة جديدة، واكتب اسم المهمة الأولى تعريف المشكلة. الخطوة الثالثة: اضغط على قائمة المهام ثم اختر خصائص المهمة، وحدد تاريخ البدء في الرابع من أبريل لعام ألفين وثلاثة وعشرين، واجعل المدة ثلاثة أيام عمل، ثم اضغط على موافق لتلاحظ أن تاريخ الانتهاء أصبح في السادس من أبريل.
أخطاء شائعة
من الأخطاء الشائعة نسيان تحديد أيام عطلة نهاية الأسبوع بشكل صحيح مما يجعل البرنامج يحسب أيام الإجازة ضمن أيام عمل المشروع. ومنها أيضاً عدم ضبط المسافة البادئة عند الرغبة في جعل المهمة تابعة لمهمة رئيسية أخرى، مما يترك المهام الفرعية منفصلة وغير مرتبطة بموقعها الصحيح في الهيكل التنظيمي للمشروع.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما الخطوات المتبعة لإنشاء مشروع جديد في برنامج بروجكت قانت؟ الإجابة: الضغط على قائمة المشروع ثم أمر جديد، ثم إملاء حقل الاسم والمؤسسة، ثم الانتقال عبر زر التالي، وضبط أيام عطلة نهاية الأسبوع مثل الجمعة والسبت، ثم الضغط على موافق. السؤال الثاني: كيف تجعل مهمة ما فرعية لمهمة رئيسية تعلوها في الجدول؟ الإجابة: بالضغط بزر الفأرة الأيمن على المهمة التي تريدها، ثم اختيار أمر المسافة البادئة لتصبح تابعة للمهمة التي تعلوها مباشرة.