صفحة ٥٤
انظر إلى أنواع التكاليف: التكاليف المباشرة هي التي تصرفها مباشرة على عمل محدد مثل أجور العمال أو شراء مواد للبناء، أما غير المباشرة فهي مصاريف التشغيل العامة مثل فاتورة الكهرباء والإنترنت. لاحظ المخطط الذي يبين أهمية إدارة التكاليف: حين تدير التكاليف تضبط ميزانية المشروع وتصدر تقارير دقيقة تساعد في اتخاذ القرار، وإلا فستتجاوز الميزانية وتصدر تقارير غير دقيقة تضر المصلحة. انظر إلى العناصر التي تؤخذ في الاعتبار عند تقدير التكاليف: الموارد البشرية كأجور الفريق، والمواد والمعدات كالأدوات والبرمجيات وتراخيصها، والمرافق كإيجار مساحة العمل، والموردون كالمقاولين، إضافة إلى التحديات والمخاطر التي قد تسبب انحراف المشروع عن مساره وتزيد التكاليف، مما يفرض أخذ الاحتياطات اللازمة.
صفحة ٥٥
انظر إلى تقدير التكاليف، فهو عملية التنبؤ بالموارد المالية وغيرها لإكمال المشروع ضمن نطاقه المحدد. انظر الجدول الذي يوضح تحديات هذه العملية: أولها التعجل في التقدير قبل وضوح المتطلبات مما يتطلب مراجعة دورية لتجنب تجاوز الميزانية، وثانيها قلة الخبرة في تقدير التكاليف وضعف البيانات من مشاريع سابقة، وثالثها ميل الطبيعة البشرية لتقليل التكاليف لعدم إدراك الجوانب الفنية بدقة، ورابعها ضغوط الإدارات وأصحاب المصلحة لخفض التكاليف مما قد يؤدي لأخطاء. انظر بعد ذلك إلى تعيين الموارد، وهي عملية توفير الموارد الضرورية لإنجاز مهام المشروع على شكل معدات أو مرافق أو تمويل أو موارد بشرية، فالعجز فيها يعيق إنجاز المهام، كمحاولة بناء منزل دون مخطط هندسي. انظر إلى أنواع الموارد: موارد قابلة للتخزين وهي ملموسة ويمكن تخزينها أو تحويلها لأموال مثل الأدوات والآلات، وموارد غير قابلة للتخزين وهي غير ملموسة ويصعب تقدير قيمتها ولكنها تساهم في تنفيذ المشروع مثل التراخيص والعلامات التجارية.
صفحة ٥٦
انظر إلى إدارة المشاريع الناجحة، حيث تُسَمُّى الموارد بمحدوديتها ويعتمد تخصيصها على الأولوية الممنوحة لكل مهمة، ويتم ترتيب أولويات هذه الموارد باستخدام طريقة المسار الحرجة التي ستدرسها لاحقاً. انظر إلى مثال فريق بناء المنزل، حيث يمكن أن يحتوي الفريق على ما يقرب من ثلاثة بنائين مما يسمح بتقليل مدة المشروع إلى أقصى حد ممكن، ويشير المخطط إلى مفاتيح إدارة المشروع بنجاح وهي جدولة الموارد، والحفاظ على الموارد، والاستخدام الأمثل للموارد. انظر إلى الموارد البشرية التي تركز على العنصر البشري الذي سيقوم بتنفيذ المهام والأنشطة في المؤسسة. انظر إلى العمل كفريق، ففوائده تشمل تعزيز الإبداع والتعلم، ومزج نقاط قوة أعضاء الفريق ليخلق نوعاً من التكامل، وتعزيز بناء الثقة، وتعليم مهارات حل النزاعات، وتعزيز الشعور بالانتماء. انظر إلى التقسيم إلى فرق عمل فرعية، حيث يقسم فريق العمل إلى أجزاء أصغر وأبسط لتنفيذ المهام بالتزامن مع مهام أخرى مرتبطة ببعضها، مما يتيح إنجاز العمل في أقل وقت ممكن. انظر إلى أهم معايير اختيار فريق العمل: التخصص والخبرات السابقة، مهارات أعضاء الفريق بمهارات متنوعة ومتكاملة، والسمات الشخصية كالتزام الحماس والاستعداد للعمل.
صفحة ٥٧
انظر إلى النقاط الواجب مراعاتها للعمل الجماعي الناجح، ففريق المشروع كيان ديناميكي يتمتع باستقلالية نسبية واتصال داخلي قوي، ويتطلب تنوع التخصصات والمهارات وتكاملها بين أعضاء الفريق، وتوزيع المهام بشكل متوازن، والمشاركة الفعالة للأعضاء في صنع القرار، ووجود قنوات اتصال فعالة بين مدير المشروع وأعضاء الفريق وكذلك الأطراف الأخرى، وتوفر بيئة عمل تسمح بالتعبير عن الرأي والنقد البناء وتوليد الأفكار، وحل الخلافات والنزاعات بسرعة للحفاظ على وحدة الفريق والتركيز على تحقيق أهداف المشروع. انظر إلى العلاقات، فترتبط معظم مهام المشروع ببعضها حيث يتطلب إنجاز مهمة بدء مهام أخرى بشكل يسمى تبعيات العلاقات، ويعني اعتماد المهمة بشكل كلي أو جزئي على تنفيذ مهام أخرى في المشروع، ويعد فهم تبعية المهام عنصراً أساسياً في إدارة المسار الحرجة للمشروع، فلا يمكن إعداد مستندات البناء قبل اكتمال المخطط الهندسي للمبنى. انظر إلى أنواع العلاقات المنطقية الأربعة لادارة المشروع: الانتهاء للبداية حيث يجب إكمال المهمة المحددة قبل أن تبدأ المهمة التالية، والانتهاء للانتهاء حيث يجب أن تنتهي مهمة محددة حتى تنتهي المهمة الأخرى وتنتهي كلتا المهمتين معاً، والبداية للبداية حيث يجب أن تبدأ المهمة المحددة حتى تبدأ المهمة الأخرى وتبدأ كلتا المهمتين معاً، والبداية للنهاية حيث يجب أن تبدأ المهمة المحددة قبل أن تنتهي المهمة الأخرى.
صفحة ٥٨
انظر إلى خطة إدارة المخاطر التي تهدف إلى تقليل أي مشكلات محتملة تنشأ عن المخاطر التي قد تؤثر سلباً على إكمال المشروع، ومن أمثلتها تعرض عامل لحادث أثناء بناء منزل، أو توقف بطارية الروبوت عن العمل أثناء المشاركة في مسابقة. انظر إلى أنواع المخاطر وإجراءات الحد منها: التخطيط غير الدقيق للمشروع ويتطلب مراجعة خطة المشروع وتحديثها بشكل دوري، والتغييرات المستمرة في نطاق العمل وتتطلب عقد اجتماعات دورية والاتفاق على آلية واضحة لتعديل النطاق، وغياب أو استبدال قيادة الفريق أو أعضائه ويتطلب وضع خطة احتياطية تتضمن بدائل للأعضاء، والحساب الخاطئ لتكلفة المشروع ويتطلب مراجعة الخطة المالية بشكل دوري وتخصيص أموال احتياطية، وسوء تقدير الوقت المطلوب لإنهاء المشروع ويتطلب مراجعة جدول المشروع ووضع إجراءات احتياطية كزيادة الموارد البشرية. انظر إلى العمل عن بعد الذي يشير إلى نوع من المرونة في العمل يُصرَّح فيه للموظف بأداء الواجبات والمسؤوليات الوظيفية في موقع مختلف عن موقع الشركة أو الوظيفة التي يعمل بها، فعلى سبيل المثال في مشروع بناء منزل، قد لا يكون الوجود الفعلي للمهندس المعماري مطلوباً لجميع المهام مثل إعداد الأثاث، وفي مثل هذه الحالة يمكنه أن يعمل من المنزل ويؤدي المهام المحددة لذلك. انظر إلى مزايا وعيوب العمل عن بعد للشركات: المزايا تشمل تقليل التكلفة المالية لعدم وجود حاجة لتوفير مقر عمل للموظف، ويمكن أن يكون العاملون عن بعد أكثر إنتاجية لعدم تعرضهم للمقاطعات، وتحسين الدافعية للعمل والالتزام، واستمرار الموظف في العمل بدوام جزئي عند مواجهته ظروفاً شخصية معينة؛ بينما العيوب تشمل زيادة التكاليف على الشركة بسبب توفير أجهزة الحاسوب ووسائل الاتصال للعمل عن بعد، وصعوبة إدارة ومراقبة أداء العاملين، ويحمل بعض المخاطر الأمنية المتعلقة بالمعلومات، وبعض أنواع الوظائف غير مناسبة للعمل عن بعد مثل أعمال البناء.
صفحة ٥٩
انظر إلى مزايا وعيوب العمل عن بعد للموظف: المزايا تشمل توفير الوقت الذي يقضيه الموظف في الذهاب إلى مكان العمل، وتوفير تكلفة استخدام السيارات أو النقل العام، وتوفير المرونة في أداء العمل ضمن حدود المسؤولية المهنية، والمساهمة في تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الأسرية؛ بينما العيوب تشمل شعور العامل بالعزلة لفقدانه التفاعل الاجتماعي مع زملائه، وعدم توفر بيئة منزلية مناسبة للعمل بشكل فعال بسبب الإزعاج المتكرر، وعدم احتواء المنزل على المساحة المطلوبة لتوفير بيئة مناسبة للعمل عن بعد، وقد تؤدي البيئة المنزلية إلى عدم الانضباط الذاتي للعمل عن بعد دون إشراف. انظر إلى أمثلة على المخاطر في مشروع بناء منزل كما هو موضح في الجدول: المخاطر المالية والاقتصادية وأسبابها توافر الميزانيات اللازمة للعمل أو تقلبات أسعار الصرف أو العجز المالي، والمخاطر المتعلقة بالإنشاء وأسبابها النزاعات العمالية أو إنتاجية الموظف أو التغييرات المتكررة في التصميم أو تعطل المعدات، والمخاطر البيئية وأسبابها شروط الحصول على التصاريح اللازمة أو التلوث وقواعد السلامة، والمخاطر المتعلقة بالتصميم وأسبابها نطاق التصميم غير المكتمل أو خلل في التصميم أو حدوث أخطاء وتجاوزات أو متطلبات غير مكتملة.
صفحة ٦٠
انظر إلى صفحة التمارين. في السؤال الأول، طُلِبَ تحديد الجملة الصحيحة والجملة الخاطئة فيما يلي، وعليك التفكير في كل عبارة لمعرفة ما إذا كانت تطابق المفاهيم الصحيحة لإدارة المشروع مثل طبيعة المشروع المؤقتة ومكونات التخطيط وأدوار مدير المشروع وعناصر الأساسية للمشروع والنقاط المحورية وتكاليف المشروع وتقسيم المهام ومنافع العمل عن بعد وخطة إدارة المخاطر، ثم وضع إشارة صح أو خطأ في الجدول المخصص. في السؤال الثاني، طُلِبَ وصف الفرق بين تخطيط المشروع وإدارة المشروع، وعليك التفكير في الفرق بين عملية التخطيط التي توضع فيها الخطداول والجداول الزمنية والميزانيات قبل البدء، وعملية الإدارة التي تتضمن التنفيذ والمتابعة والتحكم طوال فترة سير العمل.
صفحة ٦١
في السؤال الثالث، طُلِبَ إجراء أداة التحليل الرباعي المعروفة باسم SWOT لمشروع تصميم هندسي لصنع بطارية سيارة كهربائية في بلدك، وعليك التفكير في استخراج نقاط القوة الداخلية وننقاط الضعف الداخلية والفرص الخارجية والتهديدات الخارجية المرتبطة بهذا المشروع الخاص بالبطاريات. في السؤال الرابع، طُلِبَ شرح الفرق بين مصطلحات المخطط الزمني، والموعد النهائي، والنقطة المحورية، وعليك التفكير في تعريف كل مصطلح؛ فالمخطط الزمني يعرض جدول الأنشطة ومدة تنفيذها، والموعد النهائي هو الوقت المحدد لانتهاء العمل تماماً، والنقطة المحورية تمثل علامة فارقة أو إنجازاً رئيسياً في مسار المشروع. في السؤال الخامس، طُلِبَ شرح الفرق بين الطريقتين الأساسيتين لتحديد أولويات المهام، وعليك التفكير في الطرائق التي تستخدم لترتيب المهام حسب أهميتها واعتمادها المتبادل مثل طريقة المسار الحرج أو الأولويات الزمنية.
صفحة ٦٢
في السؤال السادس، طُلِبَ شرح الفرق بين إدارة التكاليف وإدارة الموارد، وعليك التفكير في أن إدارة التكاليف تتعلق بتقدير ومتابعة وتصنيف المصاريف والميزانيات المالية للمشروع، بينما إدارة الموارد تتعلق بتوفير وتوزيع وتسكين الأفراد والمعدات والأدوات اللازمة لتنفيذ المهام. في السؤال السابع، طُلِبَ توضيح كيف تساهم الموارد البشرية في الأداء الفعال للشركة، وعليك التفكير في دور الأفراد المؤهلين في تنفيذ الأنشطة وحل المشكلات الهندسية وزيادة الإنتاجية بحسب ما درسته عن العمل كفريق. في السؤال الثامن، طُلِبَ شرح أنواع العلاقات بين المهام في إدارة المشروع، وعليك التفكير في العلاقات الأربع التي سبق دراستها وهي الانتهاء للبداية، والانتهاء للانتهاء، والبداية للبداية، والبداية للنهاية وتوضيح كيف تربط كل علاقة بين بداية ونهاية المهام المختلفة. في السؤال التاسع، طُلِبَ شرح بإيجاز أهمية خطة الإدارة في الشركة، وعليك التفكير في كيف تنظم خطة الإدارة سير العمل وتضبط التكاليف والمخاطر وتضمن تحقيق أهداف الشركة بنجاح.
