برمجيات إدارة المشاريع (٢)

يقوم الدرس على تنظيم المشاريع الهندسية عبر برمجيات إدارة المشاريع مثل برنامج جانت بروجكت لضمان سير العمل بدقة. يتضمن الدرس تحديد أولويات المهام لترتيب الأعمال حسب الأهمية، وإنشاء النقاط المحورية لتمثيل المحطات الرئيسية كاختيار المفهوم، وإدارة الموارد البشرية عبر تعريف الأدوار مثل مهندس تصميم، ثم إدخال الموارد وأسمائهم وتعيينهم للمهام المناسبة. كما يغطي ربط المهام بعلاقات زمنية مثل الانتهاء للبداية أو البداية للبداية لتعكس طبيعة العمل التتابعية أو المتزامنة. على سبيل المثال، لتحديد أولوية مهمة ما، تضغط بزر الفأرة الأيمن وتختار خصائص المهام ثم تعدل الأولوية من القائمة المنسدلة وتضغط موافق.

الفكرة الأساسية

استخدام برمجيات إدارة المشاريع لتنظيم المهام، وتحديد الأولويات، وإنشاء النقاط المحورية، وتعريف الأدوار والموارد وتعيينها للمهام، وربط المهام بعلاقات زمنية دقيقة.

الشرح

تعتمد إدارة أي مشروع هندسي على أدوات تنظيمية واضحة تضمن تنفيذ المهام في أوقاتها المحددة دون تداخل عشوائي. لكي تنظم عملك في برنامج جانت بروجكت، تبدأ أولاً بالتحكم في خصائص كل مهمة؛ كتغيير الأولوية من قائمة الأولوية في نافذة خصائص المهام لتحديد أي الأعمال العاجلة وأيها المؤجلة. بعد ذلك تنشئ النقاط المحورية أو ما يعرف بالمعالم لتمثل المحطات الهامة في المشروع مثل اختيار مفهوم التصميم أو مراحل التنفيذ النهائية، وذلك عبر فتح خصائص المهمة وتحديد مربع النقطة المحورية وتاريخها المناسب لتظهر على شكل معين أزرق في المخطط الزمني.

لا يتوقف الأمر عند حدود المهام، بل يجب إدارة الموارد البشرية. يبدأ ذلك بإنشاء أدوار الموارد من قائمة المشروع عبر تبويب أدوار الموارد وكتابة اسم الدور مثل مهندس تصميم ثم الضغط على إضافة. تليها خطوة إنشاء المورد نفسه من قائمة الموارد باختيار مورد جديد وكتابة اسم الشخص وتحديددوره الافتراضي من القائمة المنسدلة. بعد تكوين الموارد والأدوار، تنتقل إلى خصائص المهمة المعنية وتختار تبويب الموارد ثم تحدد اسم المورد وتضغط موافق لربطه بالمهمة.

الخطوة الأخيرة هي تنظيم التسلسل الزمني عبر إضافة علاقات بين المهام. تكون العلاقة الافتراضية هي الانتهاء للبداية، بحيث تبدأ مهمة تكوين المفهوم بعد انتهاء مهمة البحث والتحليل. أما إذا كانت طبيعة العمل تكرارية وتستدعي التزامن، فتختار علاقة البداية للبداية لتبدأ مههمتان معاً في نفس الوقت، وذلك بالدخول إلى خصائص المهام، والانتقال إلى تبويب السابقة، وإضافة اسم المهمة السابقة وتحديد نوع العلاقة والضغط على موافق.

مثال محلول خطوة بخطوة

المطلوب تعيين أولوية مهمة البحث والتحليل لتكون عالية، ثم ربطها بمهمة لاحقة. الخطوة الأولى: اضغط بزر الفأرة الأيمن على مهمة البحث والتحليل في الجدول. الخطوة الثانية: اختر خصائص المهام لتفتح نافذة الخصائص. الخطوة الثالثة: ابحث عن قائمة الأولوية وغير خيارها العادي إلى خيار عالي. الخطوة الرابعة: اضغط على زر موافق لحفظ التغيير وتحديث جدول المشروع. الخطوة الخامسة: لربط هذه المهمة بمهمة لاحقة مثل تكوين المفهوم، انتقل إلى خصائص مهمة تكوين المفهوم. الخطوة السادسة: افتح تبويب السابقة وأضف اسم مهمة البحث والتحليل. الخطوة السابعة: تأكد من أن نوع العلاقة هو الانتهاء للبداية ثم اضغط على موافق.

أخطاء شائعة

نسيان تحديد مربع النقطة المحورية في خصائص المهمة مما يجعلها تظهر كمهمة عادية وليست معلماً رئيسياً. اختيار نوع علاقة خاطئ بين المهام كوضع البداية للبداية لمهمتين يجب أن تتبعا بعضهما تسلسلياً. إضافة الموارد للمشروع وتنسيان تعيينها للمهام الفعلية في جدول المخطط الزمني. كتابة اسم المورد دون تحديد دوره الافتراضي الصحيح من القائمة المنسدلة.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: من أي قائمة في برنامج جانت بروجكت تتم إضافة مورد جديد للمشروع؟ الإجابة: من قائمة الموارد، ثم اختيار الأمر مورد جديد. السؤال الثاني: ما هي العلاقة الزمنية التي تجعل مهمة تبدأ فور انتهاء المهمة التي تسبقها مباشرة؟ الإجابة: علاقة الانتهاء للبداية.