الدرس الأول: العمل مع المستندات عبر الإنترنت

يقوم الدرس على فكرة استخدام المستندات وتعديلها ومشاركتها عبر الإنترنت دون الحاجة لتثبيت برامج أوفيس على جهاز الحاسب، وذلك عبر خدمات التخزين السحابي مثل مايكروسوفت ون درايف وجوجل درايف. يتيح هذا النظام للمستخدمين الوصول إلى الملفات من أي مكان، والتعاون المتزامن في الوقت نفسه على نفس الملف مع ظهور أسماء وصور المتعاونين. كمثال، إذا أنشأت مستند ورد عبر موقع ون درايف وشاركت رابطه مع زميلك مع إعطائه صلاحية التحرير، فيمكن لكليكما الكتابة في الملف ورؤية التغييرات وتحفظ تلقائيا في السحابة.

الفكرة الأساسية

العمل على المستندات وتحريرها ومشاركتها عبر الإنترنت مباشرة باستخدام متصفح الويب ومن خلال خدمات التخزين السحابي مثل مايكروسوفت ون درايف وجوجل درايف، مما يتيح الوصول للملفات من أي مكان والتعاون المتزامن مع الآخرين.

الشرح

يعتمد النظام على حفظ الملفات على السحابة الإلكترونية بدلا من القرص الصلب المحلي للجهاز. لبدء العمل في مايكروسوفت أوفيس عبر الإنترنت، توجه إلى موقع onedrive.live.com وسجل الدخول بحساب بريد مايكروسوفت وكلمة المرور. بعد الدخول، اضغط على قائمة التطبيقات، ثم اختر وورد، ثم اضغط على مستند جديد فارغ. كل تغيير تحدثه على مستندك يتم حفظه تلقائيا في ون درايف. للدخول إلى الملفات من جوالك، اضغط على احصل على تطبيقات ون درايف واكتب رقم جوالك أو بريدك الإلكتروني للحصول على رابط التنزيل لجهاز آي أو إس أو أندرويد. لمشاركة الملفات، حدد الملف واضغط على مشاركة، ثم اكتب عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد مشاركة الملف معهم واضغط على إرسال. لضمان الأمان، إذا أعاد شخص ما توجيه بريدك الإلكتروني إلى شخص آخر فسيتمكن من رؤية المستند، لذلك لإبقائه متاحا لأشخاص محددين، ألغ تحديد خانة الاختيار السماح بالتحرير أو حدد المستند ليقتصر على أشخاص محددين. للعمل الجماعي، يتيح جوجل درايف وون درايف التعاون المتزامن لمجموعة من الأشخاص للعمل على نفس الملف في الوقت نفسه بشرط اتصال أجهزتهم بالإنترنت، وعندما يقوم أحدهم بتعديل شيء فستظهر صورة ملفه الشخصي واسمه في الأعلى لبقية المتعاونين معه.

مثال محلول خطوة بخطوة

لإنشاء مستند وورد عبر الإنترنت ومشاركته مع زميل:

1. افتح المتصفح واذهب إلى الموقع onedrive.live.com.
2. اكتب حساب بريد مايكروسوفت وكلمة المرور الخاصة بك ثم اضغط على تسجيل الدخول.
3. اضغط على قائمة التطبيقات ثم اختر وورد.
4. اضغط على مستند جديد فارغ واكتب نصا في المستند.
5. تأكد من حفظ المستند تلقائيا، ثم اضغط على زر مشاركة واكتب البريد الإلكتروني لزميلك واضغط إرسال.

أخطاء شائعة

• الاعتقاد بأن الملفات تحذف عند إغلاق متصفح الويب أثناء العمل على ون درايف، والصواب أن كل تغيير يتم حفظه تلقائيا في ون درايف.
• نسيان تعديل صلاحيات المشاركة، مما يتيح لأي شخص لديه الرابط إمكانية تعديل المستند بدلا من جعله متاحا للقراءة فقط أو لأشخاص محددين.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: هل تحتاج إلى حساب لتتمكن من الوصول إلى ون درايف؟ الإجابة: نعم، تحتاج إلى حساب بريد إلكتروني وكلمة مرور. السؤال الثاني: ماذا يظهر للمتعاونين الآخرين عندما يقوم أحد المستخدمين بتعديل شيء على الملف المشترك؟ الإجابة: تظهر صورة ملفه الشخصي واسمه في الأعلى لبقية المتعاونين معه.