1: الفرق الناجحة في المنظمات

يقوم الدرس على مفهوم الفريق بوصفه وحدة متفاعلة لتحقيق هدف مشترك تتطلب الثقة والتعاون واستعداد الأعضاء للتضحية بالأهداف الفردية. يوضح الدرس مساهمات الفرق في تعزيز الابتكار، وتحسين الجودة، وسرعة الاستجابة، وزيادة الإنتاجية، وتحفيز الأعضاء. كما يستعرض أنواع الفرق كالفرق الوظيفية، ومتداخلة الوظائف، وأفرق الأغراض الخاصة، وفرق الإدارة الذاتية، والفرق الافتراضية، بالإضافة إلى خصائص الحجم والتنوع وأساليب صنع القرار مثل العصف الذهني، والعصف الذهني الإلكتروني، وتقنية المجموعة الاسمية، وطريقة دلفي. كمثال سريع، عندما تشكل شركة طيران فرقة طوارئ من إدارات مختلفة لتأمين قطع غيار وتوقف إلغاء الرحلات، فهذا تطبيق لعمل الفريق متداخل الوظائف.

الفكرة الأساسية

يقوم الدرس على فهم آلية عمل الفرق الناجحة داخل المنظمات، وكيفية توظيفها لتحقيق أهداف مشتركة، وتطوير مهارات صنع القرار الجماعي عبر أساليب متنوعة تزيد من كفاءة العمل وتحسن الأداء المؤسسي.

الشرح

الفريق هو وحدة مكونة من فردين أو أكثر يتفاعلون فيما بينهم وينسقون عملهم لتحقيق هدف مشترك يلتزمون به ويتحملون مسؤوليته معا. يشترط لتكوين الفريق حدوث تفاعل منتظم ومستمر بين أفراده، فلا تعد مجموعة الأفراد الذين يقفون في طابور أو يستقلون المصعد فريقا لعدم تفاعلهم على أداء مهام لتحقيق هدف.

يتطلب العمل الجماعي الفعال تضافر عناصر أساسية تشمل: التركيز على الرسالة المشتركة، والثقة المتبادلة، ومناقشة الأهداف والاحتياجات، والتعاون لتحقيق الهدف، والاستعداد لبذل التضحيات من أجل الفريق والتخلي عن الأهداف الفردية. للفرق مساهمات متعددة في المنظمة تؤدي لميزة تنافسية وأداء أعلى، وتشمل:

• تعزيز الإبداع والابتكار لتنوع مهارات وقدرات الأفراد.
• تحسين الجودة كما في القطاع الصحي عندما تنسق فرق المهنيين لتقديم رعاية متكاملة.
• سرعة الاستجابة لحل المشكلات واتخاذ القرار بسرعة، مثل تغيير أسعار تقنية خلال ٤٨ ساعة.
• زيادة الإنتاجية وخفض التكاليف مستفيدة من التيسير الاجتماعي Social facilitation وهو الميل إلى تأثر دوافع الأفراد وأدائهم بوجود الآخرين حولهم.
• تعزيز الدافع والرضا عبر تلبية الحاجات النفسية وخلق صداقات.

تنقسم الفرق في المنظمات إلى أنواع رئيسية:

• الفرق الوظيفية Functional teams: تتألف من مدير ومرؤوسيه ضمن التسلسل القيادي الرسمي.
• الفرق متداخلة الوظائف Cross-functional teams: تضم موظفين من المستوى الهرمي نفسه ولكن من خبرات ومجالات مختلفة للعمل على نشاط معين.
• فرق الأغراض الخاصة Special-purpose team: تنشأ خارج الهيكل التنظيمي الرسمي للقيام بمشروع متسم بقدر خاص من الأهمية مثل تطوير منتج جديد.
• فرق الإدارة الذاتية Self-managed teams: تضم موظفين يتمتعون بمهارات متعددة ويتناوبون على الوظائف لتطوير منتج أو خدمة كاملة بمسؤولية وسلطة صنع قرار.
• الفرق الافتراضية Virtual teams: مجموعة مكونة من أعضاء موزعين على نطاقات جغرافية أو تنظيمية مختلفة يترابطون بشكل أساسي من خلال تقنيات المعلومات والاتصالات المتقدمة. ومنها الفرق الدولية Global teams التي تشمل أنشطتها دولا متعددة.

تتميز الفرق بخصائص مثل:

• الحجم: يتراوح الحجم الأفضل أداء بين ثلاثة إلى ستة أعضاء.
• التنوع: تنقسم إلى فرق غير متجانسة Heterogeneous teams وتتكون من أعضاء يتمعون بمجموعة متنوعة من المهارات والمعارف والخبرات وتكون عادة أكثر فعالية من الفرق المتجا نسة Homogeneous teams التي تتمتع بالخصائص ذاتها.

تتعدد أساليب صنع القرار في الفرق لتشمل:

1. العصف الذهني Brainstorming: تفاعل مجموعة وجها لوجه بهدف اقتراح أكبر عدد ممكن من الأفكار المرتجلة لحل مشكلة.
2. العصف الذهني الإلكتروني Electronic brainstorming: استخدام شبكة حاسوبية لجمع الأفراد تفاعليا وتجاوز العقبات الاجتماعية.
3. تقنية المجموعة الاسمية The Nominal Group Technique (NGT): تدوین أعضاء المجموعة أفكارهم بشكل مستقل ثم تقييمها وترتيبها واختيار الأفضل بالتسجيل.
4. طريقة دلفي Delphi method: أسلوب تعبر فيه لجنة من الخبراء عن آرائها تدريجيا من خلال ميسر لتخضع لمراحل تقييم متعددة حتى يتوافق الآراء.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أن شركة تقنية ترغب في تصميم هاتف ذكي جديد بأعلى جودة وفي أسرع وقت:

• الخطوة الأولى: تشكل الشركة فريقا متداخلا للوظائف يضم مهندسين ومصممين وخبراء تسويق ومسؤولين ماليين لضمان دمج جميع التخصصات.
• الخطوة الثانية: يعقد الفريق جلسة عصف ذهني Brainstorming لتوليد أكبر عدد من الأفكار لتصميم الهاتف وشاشته دون تقييد.
• الخطوة الثالثة: يستخدم الفريق تقنية المجموعة الاسمية لتوليد الأفكار بشكل مستقل ثم تقييم وترتيب البدائل واختيار الأفضل عبر التصويت.
• الخطوة الرابعة: يطبق الفريق مبدأ الإدارة الذاتية في توزيع المهام والوصول إلى الموارد اللازمة لاتخاذ قرارات سريعة وتجاوز الحواجز التنظيمية، مما يحقق سرعة الاستجابة والابتكار.

أخطاء شائعة

• الخلط بين أي مجموعة أشخاص مجتمعين وبين الفريق الحقيقي، مثل اعتبار مجموعة أشخاص يقفون في طابور فريق عمل.
• الاعتقاد بأن الفرق المتجانسة دائما هي الأفضل، بينما تثبت الأبحاث أن الفرق غير المتجانسة أكثر ابتكارا لتنوع معارفها وخبراتها.
• الاكتفاء بعدد قليل جدا أو كبير جدا من الأعضاء، متجاهلين أن الحجم الأمثل أداء يتراوح بين ثلاثة إلى ستة أعضاء.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: أي مما يلي هو الفريق الذي ينشأ خارج الهيكل الرسمي للقيام بمشروع يتسم بقدر خاص من الأهمية كتطوير منتج جديد؟ أ. فريق الإدارة الذاتية. ب. الفريق متداخل الوظائف. ج. الفريق الدولي. د. فريق الأغراض الخاصة. الإجابة: د. فريق الأغراض الخاصة.

السؤال الثاني: ما المقصود بمصطلح التيسير الاجتماعي Social facilitation حسب ما ورد في الدرس؟ الإجابة: هو الميل إلى تأثر دوافع الأفراد وأدائهم بوجود الآخرين حولهم.