صفحة ١٩٢
انظر إلى النقطتين الثالثة والرابعة: التواصل وجهاً لوجه يمنحك علاقات أقوى للمقابلات، لكن احرص دائماً على إدارة وقتك بحكمة عند استخدام مواقع شبكات العلاقات المهنية حتى لا تتشتت عن عملك الأساسي. ننتقل الآن إلى مفهوم الرسائل الفورية أو ما يعرف بـ Instant messaging، وهي تقنية تواصل نصي عبر الحاسوب أو الجوال تتيح لشخصين أو أكثر تبادل الرسائل الفورية المتصلة بالإنترنت. هذه الرسائل تكون قصيرة وغير رسمية وزائلة، على عكس المخاطبات الإدارية الطويلة والرسمية. انظر إلى الشكل 6-12 الذي يوضح استخدام الرسائل الفورية عبر الهواتف واللوحات الرقمية في بيئة الأعمال المعاصرة.
صفحة ١٩٣
تابع معي إرشادات التعامل مع الرسائل الفورية بذكاء واحترافية. النقطة الأولى هي تنظيم جهات الاتصال إلى فئات كالعائلة والأصدقاء والزملاء المهنيين لضمان عدم تسرب الرسائل الخاصة للعمل. النقطة الثانية تتعلق بإرسال الرسائل والرد عليها بشكل فوري، لكن احذر من أن يسبب ذلك تشتيتاً لانتباهك عن إنجاز المهام الكبرى. النقطة الثالثة تؤكد إمكانية حفظ الرسائل الفورية للرجوع إليها لاحقاً عند الحاجة لإثبات الحوارات السابقة مع العملاء أو الزملاء، مع الحذر من الفيروسات في المرفقات. النقطة الرابعة تؤكد على ضرورة استخدام لغة احترافية وتجنب اللغة العامية والمختصرات غير اللائقة في بيئة العمل الرسمية.
صفحة ١٩٤
انظر إلى الجدول 6-6 الذي يلخص ما يجب أن تفعله وما يجب ألا تفعله في التراسل الفوري مقسماً إلى ثلاثة محاور رئيسية. أولاً في آداب التصرف: اكتب رسائل بسيطة وواضحة، ولا تدل بأمور لا تدليها في العلنون ولا تستخدم اسماً مضللاً. ثانياً في الأمن والخصوصية: تذكر إمكانية حفظ الرسائل، وتجنب تحويل الملفات التي قد تحتوي على فيروسات، ولا تستخدم التراسل الفوري لمشاركة معلومات سرية مثل كلمة السر. ثالثاً في الاحترافية: افصل جهات الاتصال المهنية عن الشخصية، وتَقيد بإرشادات صاحب العمل، ولا تدخل درشة اجتماعية مع العميل إلا إذا سمح صاحب العمل بذلك لأغراض شخصية.
صفحة ١٩٥
انظر إلى قسم جرب بنفسك. يطلب منك التدرب على العمل مع المدونات من خلال تصفح مدونة لإحدى الشركات عبر الرابط الموضح، ثم كتابة منشور قصير عن أهمية استخدام اللغة المهنية في التواصل المهني. التدريب الثاني يطلب منك زيارة موقع لينكد إن www.linkedin.com وكتابة قائمة بخصائص مواقع شبكات العلاقات المهنية من مزايا وعيوب. التدريب الثالث يوجهك للبحث في محرك البحث المفضل لديك عن برامج الرسائل الفورية المهنية (EIM) وبرامج الرسائل الفورية مع العملاء (CIM)، ثم كتابة الفوارق بينهما في دفترك بناءً على ما ستجده من نتائج البحث.
صفحة ١٩٦
انظر إلى أسئلة المراجعة في هذه الصفحة. للسؤال الأول حول المدونة، اختر الإجابة الصحيحة من بين الخيارات الأربعة التي تصف طبيعتها التفاعلية على شبكة الإنترنت. للسؤال الثاني عن استخدام المدونات الداخلية، حدد الغرض الأساسي منها من بين الخيارات المذكورة. للسؤال الثالث، تعرف على المعنى الدقيق لموقع بناء العلاقات المهنية. للسؤال الرابع، استنتج النقطة السلبية لاستخدام مواقع شبكات العلاقات المهنية. للسؤال الخامس، حدد سبب كون الرسائل الفورية نقيضاً للكتب والمخاطبات الإدارية. للسؤال السادس، فسر لماذا ينبغي تجنب اللغة العامية والمختصرات في التراسل الفوري.
صفحة ١٩٧
انظر إلى قسم تدريبات إضافية وأسئلة التفكير الناقد. السؤال الأول يطلب منك سؤال عضو في العائلة يعمل لدى جهة حكومية أو منظمة عن الهيكل التنظيمي ورسم مخطط له في المساحة المخصصة. السؤال الثاني يفترض أن مدرستك أمام مفترق طرق بين حصص العلوم والرياضيات، ويطلب منك صنع جدول لتحليل التكلفة مقابل المنفعة لتبين كيف توتوصلت إلى قرارك. السؤال الثالث يطلب منك تخيل نفسك في وضع يلزَمك الاختيار بين أمر أخلاقي وآخر غير أخلاقي وما تختار. السؤال الرابع يسأل عن سبب اختيارك هذا الخيار وما كانت النتيجة.
صفحة ١٩٨
انظر إلى قسم تحد من الحياة الواقعية 1. تتخيل هنا أنك موظف مبيعات بدوام جزئي في أحد الأفران تحت إشراف مالكي الفرن إبراهيم ونايف، وهدفك الوصول لمنصب مدير المبيعات. لقد نما حجم الأعمال وتحتاج لتحديد المشكلات التي تواجهها بشكل يومي عبر تعبئة الجدول الموضح. الجدول مصنف حسب مردود كبير أو صغير وسلبيات قليلة أو كثيرة. هناك أربع مشكلات رئيسية مفصلة في الأسفل: الأولى تتعلق بجدولة أوقات العمل لمالكين لا يركزان على المتجر، والثانية تتعلق بتوصيل المنتجات، والثالثة بمدة بقاء المنتجات طازجة، والرابعة بخلاف متكرر مع مزود الطحين.
صفحة ١٩٩
انظر إلى تحد من الحياة الواقعية 2. يطلب منك التفكير في مخطط هيكل السمكة في الشكل 6-10 وأنت موظف في شركة رحلات تحتاج لتعزيز المبيعات. عليك اختيار ثلاثة مسائل تسهم في ضعف المبيعات وتنفيذ بحث عنها على الإنترنت مع تعليل أسباب خيارك. ثم كتابة خمسة تغييرات تجريها بالترتيب لمعالجة هذه المسائل بحسب الأساليب التأقلمية. في قسم تحدي الفريق، ستناقش مع مجموعتك أخلاقيات الأعمال والأخلاقيات الإسلامية، وتقرروا أهم ثلاثة جوانب في أخلاقيات الأعمال، وتجيبوا عن توافقها مع دين الإسلام وطريقة تطبيقها عند العمل مع الشركات ذات الخلفيات الثقافية المختلفة.
صفحة ٢٠٠
انظر إلى قسم كن ناقداً. تخيل شركة كبرى للعمل في مجال الطاقة لديها حوالي 500 موظف وتعتمد هيكلاً تنظيمياً مرناً، حيث يعمل الموظفون في قاعات مفتوحة ويجلسون بجانب أشخاص مكلفين بمهام مختلفة جداً. الأدوار الوظيفية غير محددة بشكل واضح، والموظف يجد نفسه يجيب على الهاتف، ويحضر اجتماعات عليا، ويفرز البريد، ويخطط لحملات التسويق، كل هذا في يوم واحد، مما يشعر الموظفون بضغط شديد. المطلوب منك توضيح الجوانب الإيجابية والسلبية لهذه الطريقة في تسيير الأعمال، ثم إطرح توصية بهيكل تنظيمي مختلف لهذه الشركة شارحاً بالتفصيل الطريقة التي تقترحها لتنظيم الأفراد مع استعراض مخطط الهيكل التنظيمي والتغييرات التي تدخلها على الحياة المهنية.
