5: مراقبة الحلّ وإدارته
انظر إلى أعلى الصفحة: نبدأ الفصل الثاني بالدرس الخامس عن مراقبة الحل وإدارته. انظر الآن إلى الجدول رقم 5-2 الذي يقسم الإرشادات إلى أربع نقاط أساسية وما يجب فعله وما يجب ألا تفعله في كل نقطة. في التعرف على المتغيرات، يجب أن تحدد المؤشرات وتتبع المقاييس الموضوعية بينما لا يجب أن تفترض خطأ أن خطتك تعمل وتتأكد من قياس النتائج وحدك دون متابعة. في تحديد مستوى المراقبة، عليك مراقبة الحلول المعقدة عن كثب وراقب البسطية أحياناً واقض بعض الوقت كل يوم في مراقبة المشكلة ولا تراقب الحل يوماً واحداً في الأسبوع فقط. في إشراك الآخرين، اطلب من المعنيين مساعدتك ولا تنفرد وحدك بمراقبة الحل. في تصحيح المشكلات، اجر التعديلات في أسرع وقت ممكن ولا تتغاض عن الدلالات التي تشير إلى أن الحل غير مناسب.
يقوم هذا الدرس على فكرة أن اختيار الحل لا يكفي وحده، بل لابد من متابعته وإدارته لضمان نجاحه. ترتكز عملية المراقبة على خمس خطوات أساسية: تحديد المتغيرات الرئيسية التي تدل على سير الحل بالشكل الصحيح، تحديد مستوى المراقبة المناسب لحجم المشكلة وتعقيداتها، إشراك الآخرين المعنيين في عملية المتابعة وإطلاعهم على التغييرات، المثابرة وقضاء بعض الوقت كل يوم في المراقبة بدلاً من تأجيلها، وأخيراً إجراء التصحيحات على الفور عند اكتشاف أي انحراف عن المسار. فمثلاً لو كان الحل هو زيادة جولات وكالة السفر الأكثر رواجا مثل الدمام وأبها وحائل، فعليك تتبع مؤشرات التسجيل الأسبوعية بانتظام لضمان تحقيق النتائج المرجوة.
الفكرة الأساسية
الوصول إلى حل المشكلة لا ينتهي بتطبيقه، بل تبدأ معه مرحلة المتابعة المستمرة وتقييم النتائج لضمان عدم انحراف الحل عن المسار الصحيح.
الشرح
تتطلب إدارة الحلول خمس خطوات رئيسية:
- حدد المتغيرات الرئيسية: وهي المؤشرات التي تم إثباتها وتدل على أن الحل يسير كما ينبغي، مثل تتبع التسجيل في الجولات السياحية لوكالة السفر.
- حدد مستوى المراقبة: تتطلب الحلول المعقدة مراقبة دقيقة ومستمرة، بينما تتطلب الحلول البسطة اهتماماً أقل ومراقبة دورية أو عرضية.
- أشرك الآخرين في الإجراء: اطلب المساعدة من الأشخاص المعنيين في مراقبة الحل، وأطلعهم على التغييرات والمؤشرات الصحيحة.
- ثابر: اقض بعض الوقت كل يوم في مراقبة المشكلة وإدارتها بدلا من تخصيص يوم كامل مرة واحدة في الأسبوع.
- أجر التصحيحات على الفور: عندما تلاحظ انحراف الحل عن المسار الصحيح، بادر بإجراء التعديلات فور اكتشاف المشكلة قبل أن تنمو وتصعب السيطرة عليها.
مثال محلول خطوة بخطوة
المشكلة: وكالة سفر وسياحة تريد رفع مستوى مبيعات جولاتها. الحل المختار: تكرار الجولات الأكثر رواجا. الجولات الثلاث الأكثر رواجا: جولات الدمام وأبها وحائل. ل مراقبة هذا الحل نتبع الخطوات الآتية:
- تحديد المتغيرات: تتبع التسجيل الأسبوعي في أكثر الجولات شعبية.
- تحديد مستوى المراقبة: اختيار مراقبة دورية أسبوعية ضمن جدول زمني.
- إشراك الآخرين: إخبار موظفي الحجوزات بالجولات المستهدفة ليراقبوا معدل الإقبال عليها.
- المثابرة: تخصيص ساعة يوميا لمراجعة أرقام الحجوزات.
- التصحيح الفوري: إذا انخفض الإقبال على جولة حائل، يتم تعديلها أو استبدالها بجولة أخرى فورا.
أخطاء شائعة
- افتراض أن خطتك تعمل على حل المشكلة دون قياس النتائج.
- ترك الحل لـيحل المشكلة من تلقاء نفسه دون متابعة.
- التنفرد وحدك بمراقبة الحل دون إشراك الآخرين.
- الانتظار وعدم إجراء التعديلات على الفور عند اكتشاف انحراف في الحل.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: أي مما يلي ليس متغيرا قد تتبعه عند مراقبة الحل؟ (أ. مشورة الخبراء، ب. بيانات المبيعات اليومية، ج. سجلات الإنتاج، د. استطلاعات الرأي للعملاء). الإجابة الأولى: أ. مشورة الخبراء. السؤال الثاني: ما الذي عليك فعله إذا لاحظت أن الحل الذي قدمته لا يحقق النتائج المرجوة؟ الإجابة الثانية: تعديل الحل على الفور.