4: تنفيذ الحلّ
عندما تصل إلى مرحلة تنفيذ الحل، فإن التخطيط ينتهي ويبدأ العمل الفعلي. انظر إلى الجدول الظاهر أمامك، فهو يضع لك الإرشادات في جوانب ثلاثة: التواصل مع الآخرين، ووضع الخطة، وتوقع المعارضة. لكل جانب منها ما يجب أن تفعله وما يجب ألا تفعله. فمثلاً، في التواصل مع الآخرين يجب أن تشرك صاحب المشكلة في القرار وتتواصل بوضوح، وألا تحجب المعلومات على أمل الحصول على موافقة الجميع. أما في وضع الخطة فيجب أن تحدد الموارد وتضع جدولاً زمنياً واقعياً، وألا تمضي قدماً إذا لم تحقق خطتك أهدافك. وفي الجزء الأسفل من الصفحة، تجد التفصيل لأول خطوة وهي الحصول على موافقة صاحب المشكلة عبر استشارته وتأكيد دعمه لفكرتك قبل البدء.
يقوم درس تنفيذ الحل على تحويل القرارات الورقية إلى واقع عملي منظم عبر خمس خطوات رئيسية تبدأ بالحصول على موافقة صاحب المشكلة، مروراً بوضع خططة زمنية وموارد واضحة، وإعلام الأشخاص المعنيين، ثم توقع المعارضة والتعامل معها، وأخيراً المبادرة باتخاذ الإجراءات الفعلية. أهم ما في الدرس هو تفادي الأخطاء الشائعة مثل إخفاء المعلومات أو تجاهل المعارضة. فمثلاً، لو قررت وكالة سفر تحسين جولاتها التعليمية عبر إدخال تجربة صفية جديدة، فإن نجاح القرار يتطلب إشراك مطوري الجولات منذ البداية، وتوضيح الجدول الزمني، وإعلام كافة الأطراف بآلية التنفيذ وكيفية مراقبته لضمان تقبل الحل وتحقيق الأهداف المنشودة بكفاءة وفعالية دون عقبات مفاجئة.
الفكرة الأساسية
التحول من التخطيط النظري إلى التطبيق العملي للحلول عبر خطوات مدروسة ومخططة تضمن قبول أصحاب المصلحة وتفادي العقبات.
الشرح
حتى يصبح الحل ساريا ومؤثرا، فإن تنفيذه يتطلب خمس خطوات متسلسلة تبدأ بالحصول على موافقة صاحب المشكلة عبر عرض الخيارات المتبعة وأسباب ترجيح الحل المختار للوصول إلى خيار مقبول. الخطوة الثانية هي وضع خطة تتضمن تحديد الخطوات اللازمة، والموارد من أموال وأشخاص، وجدولا زمنيا واقعيا لتطبيق البديل. الخطوة الثالثة هي إعلام الأشخاص المعنيين وتوضيح كيف سيتم تنفيذ الحل ومراقبته وتقييمه واتخاذ القرارات بشأنه. الخطوة الرابعة تتمثل في توقع المعارضة من بعض الأشخاص وطلب الدعم المسبق وشرح طبيعة المشكلة وسبب اختيار الحل للتعامل مع المقاومة بحكمة. الخطوة الخامسة والأخيرة هي المبادرة باتخاذ الإجراءات الفعلية دون إبطاء لتجاوز حالة الجمود في المشاريع.
مثال محلول خطوة بخطوة
قرر عمر تقديم خدمات سياحية رائجة لزيادة مبيعات الشركة. لتنفيذ هذا الحل، يبدأ عمر أولا بالحصول على موافقة صاحب المشكلة ومناقشة تفاصيل الخيار المختار. ثانيا، يضع خطة تحدد الموارد والوقت اللازم بجدول زمني واقعي. ثالثا، يتواصل مع الموظفين والمديرين لإعلامهم بالقرار ومناقشة آلية التنفيذ والمراقبة. رابعا، يتوقع أي معارضة من العاملين ويستمر في التواصل لشرح سبب الحل دون التخلي عنه. خامسا، يبادر فورا بتنفيذ الخطة والبدء بالإجراءات المحددة لضمان نجاح المشروع.
أخطاء شائعة
- إخفاء المعلومات أو حجبها عن أصحاب المصلحة على أمل الحصول على موافقة الجميع.
- تجاهل المعارضة أو استبعاد وجهات نظر المعارضين كليا.
- التقليل من الوقت الذي تحتاجه لتنفيذ كل خطوة في الخطة.
- المضي قدما في الحل إذا كان صاحب المشكلة غير راض عنها.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو العنصر الذي تتضمنه أي خطة فعالة لتنفيذ حل ما؟ الإجابة: الجدول الزمني. السؤال الثاني: التواصل حول الحل المقترح يجب أن يتضمن ماذا؟ الإجابة: تفاصيل حول كيفية تطبيق الحل.