1: جمع البيانات وتحليلها
لكي تتخذ قراراً تجارياً ناجحاً، عليك أولاً جمع البيانات المتعلقة بمشكلتك وتحليلها بمنهجية سليمة. فإذا أردت مثلاً زيادة المبيعات، ابدأ بتحديد هدفك ثم اجمع بيانات المبيعات الحديثة، واستخدم الأدوات المناسبة لعرضها. انظر إلى الرسوم البيانية في هذه الصفحة: الجدول يوضح أرقام وكالة السفر والسياحة لكل ربع عام ومقارنة بين جزر فرسان وكهوف جebel القارة وغيرها، بينما يعرض الشكل الدائري مبيعات الربع الأول حسب المنطقة لتعرف أيها الأعلى. الرسوم البيانية في الأسفل تقارن أفضل خمس جولات في الربع الأول بالعام السابق، فالعامود الأخضر يمثل العام السابق والأحمر يمثل الربع الأول، مما يسهل عليك قراءة الأرقام ومقارنتها بدقة لمعرفة اتجاهات العمل.
يقوم الدرس على جمع البيانات وتحليلها كخطوة أولى وأساسية قبل حل أي مشكلة في مجال الأعمال للوصول إلى قرارات سليمة. يعتمد ذلك على تحديد الهدف، ومعرفة أنواع البيانات المطلوبة سواء كانت مالية أو مهام أو منتجات أو نصائح عامة، ثم جمعها من مصادرها المناسبة عبر إرشادات منهجية مثل تحديد الاحتياجات، وفحص المعلومات الموجودة أولاً، وتوثيق المصادر، والاعتماد على الناس، وربط الأمور ببعضها. مثال سريع: إذا كنت ترغب في زيادة المبيعات، فعليك جمع بيانات مبيعات المنتج أو المنطقة ربع السنوية، ثم عرضها باستخدام الأدوات المناسبة مثل الرسوم البيانية والجداول لمراقبة النتائج.
الفكرة الأساسية
قبل اتخاذ أي قرار أو حل أي مشكلة تجارية، يلزم جمع البيانات ذات الصلة وتحليلها بطريقة منهجية للوصول إلى معلومات سليمة تساعد على إعداد الحلول والبدائل الممكنة.
الشرح
تتنوع البيانات المطلوبة حسب طبيعة المشكلة؛ فهناك بيانات مالية ترتبط بمشاكل مثل زيادة الإيرادات وخفض النفقات، وبيانات المهمة أو الإجراء التي ترتبط بتقارير الموظف وسجلاته لمعالجة الطلبات المتأخرة، وبيانات المنتج أو الخدمة التي تعتمد على استطلاعات الرأي لمعالجة عدم رضا العملاء، وبيانات النصيحة العامة المستمدة من الخبراء أو المصادر الثانوية. عند جمع البيانات، يجب اتباع إرشادات محددة تبدأ بتحديد البيانات التي تحتاج إليها وتقدير تكاليفها والوقت والمال المطلوب لها. ثم يأتي دور عدم المبالغة في تقدير ما تعرفه عن المشكلة، مع ضرورة توثيق البيانات ومصادرها بكتابة العنوان والمصدر والموقع وتاريخ المراجعة. كما يجب تفحص المعلومات الموجودة أولاً لتجنب إهدار الوقت والجهد في جمع معلومات جديدة متوفرة مسبقاً، والاعتماد على الناس باعتبارهم أهم مورد لامتلاكهم خبرات مفيدة، وأخيراً أخذ ترابط الأمور في الحسبان لأن البيانات مترابطة وتتطلب كشف الأنماط والعلاقات التي تفسر طبيعة المشكلة.
مثال محلول خطوة بخطوة
إذا كنت ترغب في زيادة المبيعات في وكالة السفر والسياحة، فاتبع الآتي:
- حدد هدفك بجمع بيانات مبيعات المنتج أو المنطقة ربع السنوية.
- اختر أدوات العرض المناسبة لبياناتك، مثل عرض مبيعات الربع الأول حسب المنطقة في رسوم بيانية دائرية أو أعمدة توضح مبيعات مناطق مثل الرياض والمنطقة الشرقية والقصيم وعسير وجازان، أو استخدام جدول بيانات يوضح مبيعات الربع الأول والربع الثاني لعدة جولات مثل جزر فرسان وسوق القيصرية والعلا وغيرها.
- راقب النتيجة لتتأكد من أن المعلومات التي جمعتها تساعدك على تحقيق أهدافك في زيادة المبيعات ومقارنة الأداء بالعام السابق.
أخطاء شائعة
- البدء بجمع معلومات جديدة من الملاحظات والتجارب قبل تفحص المعلومات والدراسات الموجودة مسبقاً.
- المبالغة في تقدير المعرفة السابقة بالمشكلة وتجاهل تعارض البيانات الجديدة مع الافتراضات الشخصية.
- إهمال توثيق البيانات ومصادرها الأساسية مما يصعب مراجعتها عند انضمام أشخاص آخرين.
- النظر إلى البيانات بشكل منفصل وعدم ربط المعلومات المتراكمة لمعرفة كيف ترتبط بالمشكلة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: قبل البدء بجمع معلومات جديدة من الملاحظات أو التجارب، عليك بـ: أ. تحليل البدائل. ب. البحث عن مصادر المعلومات المتاحة. ج. اتخاذ قرارات سريعة. د. البحث عن مصادر جديدة للمعلومات. الإجابة: ب. البحث عن مصادر المعلومات المتاحة.
السؤال الثاني: ما نوع البيانات التي يجب أن تجمعها لحل مشكلة عدم رضا العملاء عن منتج أو خدمة؟ أ. تقارير الموظفين وسجلاتهم. ب. مصادر ثانوية، مثل: الكتب والمواقع الإلكترونية. ج. استطلاعات الرأي وتعليقات العملاء. د. سجلات المنظمات، والجمعيات التجارية، وقواعد بيانات الأعمال. الإجابة: ج. استطلاعات الرأي وتعليقات العملاء.