3: إعداد بيان فاعل للمشكلة
انظر إلى أعلى الصفحة، الدرس الثالث يحمل عنوان إعداد بيان فاعل للمشكلة. عندما تواجه مشكلة، لا تبدأ بالبحث عن الأسباب أو إلقاء اللوم، بل ابدأ بوصف واضح وموجز لها وللأثر المتوقع من الحل. انظر إلى الجدول الموجود في الصفحة تحت عنوان إ-3-1، وهو يوضح ما يجب أن تفعله وما يجب ألا تفعله. في خانة الهدف، يجب أن تصف مشكلة واحدة فقط وتستخدم المقاييس الموضوعية، إياك أن تعالج أكثر من مشكلة أو تحدد الأسباب في هذه المرحلة. في خانة الأشخاص المعنيين، قدم بيان المشكلة لمن يشرف عليك ووافق عليها، وأشرك الآخرين الذين يساهمون في حل المشكلة. وفي خانة المحتوى، حدد الوضع المثالي من وجهة نظر الأشخاص المعنيين، وصف الحالة التي تحول دون تحقيق هذا الوضع المثالي، وتعرف على الأعراض، وصف حجم المشكلة ونطاقها بموضوعية، وحدد العواقب بوضوح.
يقوم بيان المشكلة على تقديم وصف واضح وموجز وواحدة بموضوعية تامة لأي عقبة تواجه العمل، دون البحث عن أسبابها أو إلقاء اللوم أو تحديد الحل المبكر. يتكون بناء البيان الصحيح من ست خطوات أساسية تبدأ بتحديد الوضع المثالي الذي يفترض أن تكون عليه الأمور، مرورا بتلخيص المشكلة الحالية ورصد الأعراض المرئية بوضوح، ثم وصف حجم المشكلة ونطاقها بالأرقام الدقيقة، وتحديد العواقب المترتبة عليها، وصولا إلى توضيح أي أبحاث أو تحقيقات إضافية جارية لفهم الموقف. فلو كانت وكالة سفر تتوقع مبيعات مرتفعة صيفا لكنها فوجئت بانخفاض المبيعات الكلية بنسبة مع تراجع الإيرادات العامة، فهنا نصف الوضع المثالي ثم نذكر الأعراض والعواقب مثل تعليق خطط التوسع وتطوير الموقع الإلكتروني للتركيز على تجاوز الأزمة الحالية.
الفكرة الأساسية
إن حل أي عقبة في العمل يبدأ أولا بنقل تفاصيلها بوضوح واختصار شديد دون التسرع في البحث عن الأسباب أو إلقاء اللوم على الآخرين أو القفز نحو الحل. يعتمد هذا الدرس على صياغة وصف موضوعي دقيق وموجز يوضح الحالة الحالية بدقة والأثر الذي نتوقعه من الحل المطلوب.
الشرح
لكتابة بيان فاعل ومكتمل للمشكلة، يجب الالتزام بست خطوات تفصيلية متسلسلة:
- وصف الوضع المثالي: ضع إطارا للمشكلة عبر وصف موجز لما ينبغي أن تكون عليه الحالة الطبيعية المثالية، ليتمكن الآخرون من فهم الانحراف الحاصل مقارنة بالوضع الحالي.
- تلخيص المشكلة بإيجاز: قارن بوضوح بين الوضع المثالي والوضع الراهن، وحدد الظرف أو الوضع الذي يحول دون تحقيق الهدف.
- تحديد أعراض المشكلة: اجعل الأشخاص المعنيين يلاحظون مكان ظهور المشكلة والأعراض المرئية التي يمكن اكتشافها للوصول إلى فهم حقيقي.
- وصف حجم المشكلة ونطاقها: استخدم الأرقام الدقيقة والتفاصيل الملموسة والنسب المئوية لتقييم مدى أهمية المشكلة واطلاع الآخرين على حجمها.
- تحديد العواقب: اصف بوضوح كيف تؤثر المشكلة على الأشخاص المعنيين والمنظمة عموما، وحدد التكاليف المباشرة وغير المباشرة، مع تأكيد فوائد مواجهة المشكلة بذكر نتائج الحل باختصار.
- شرح أي أبحاث أو تحقيقات أخرى: وضح إن كنت تجري مقابلات إضافية أو تجمع بيانات أو تطور حلول بديلة، مع إدراك أن الفهم قد يتغير مع توفر معلومات جديدة.
مثال محلول خطوة بخطوة
خذ مثال وكالة السفر والسياحة التي واجهت تراجعا في مبيعات الجولات السياحية بنسبة مقارنة بالعام الماضي:
- الوضع المثالي: استنادا إلى السنوات السابقة، يجب أن تكون مبيعات الجولات السياحية ثابتة مع زيادة جولات المغامرات.
- ملخص المشكلة: أفاد العملاء أن المخاوف بشأن الاقتصاد العالمي وخدمات الطيران الدولية تمنعهم من السفر.
- الأعراض: انخفضت مبيعات الجولات السياحية في جميع المناطق بنسبة من دون زيادة في جولات المغامرات.
- الحجم والنطاق: على الرغم من الترويج المكثف، فإن الجولات الأكثر شعبية لا تظهر أي زيادة في التسجيل.
- العواقب: في الوقت الحالي علقت الخطط لإضافة جولات وتطوير الموقع الإلكتروني، وزيادة أعداد فريق العمل إلى أن نتمكن من حل هذه المشكلة، مع خسارة كبيرة في الإيرادات.
- البحث: أفادت نسبة من الشركات السياحية عن خسارة كبيرة في الإيرادات للعام الماضي.
أخطاء شائعة
- محاولة معالجة أكثر من مشكلة في بيان واحد بدلا من التركيز على مشكلة واحدة.
- البحث عن الأسباب أو إلقاء اللوم على الآخرين أثناء كتابة البيان.
- القفز مباشرة نحو تحديد الحل قبل استيفاء خطوات وصف الأعراض والحجم.
- إغفال استخدام الأرقام والنسب المئوية الدقيقة عند وصف الحجم والنطاق.
- الخلط بين الوضع المثالي والوضع الحالي وعدم إبراز الانحراف بينهما بوضوح.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو الغرض الأساسي من بيان المشكلة? الإجابة: وصف مشكلة واحدة ومحددة بموضوعية تامة. السؤال الثاني: بيان المشكلة الذي ينص على (في الوقت الحالي علقت الخطط لإضافة الجولات وتطوير موقعنا الإلكتروني، وزيادة أعداد فريق العمل إلى أن نتمكن من حل هذه المشكلة) يمثل مثالا على أي خطوة من خطوات البيان? الإجابة: تحديد العواقب.