التحقق من صحة إدخال البيانات (٢)

يقوم التحقق من صحة إدخال البيانات في برنامج إكسل على حماية الجداول من الأخطاء عبر فرض قيود وقواعد على المدخلات، مثل تحديد نطاق الأرقام المسموح بها، أو نوع البيانات كالأعداد العشرية والصحيحة. يمنع البرنامج المستخدم من إدخال قيم خاطئة تقع خارج الحدود المحددة، ويقوم بإظهار رسائل تنبيه إرشادية أو رسائل خطأ لمنع إتمام الإدخال غير الصحيح. على سبيل المثال، إذا أردنا إدخال درجات حرارة لمدينة ما بحيث تتراوح حصراً بين عشرين وخمس وأربعين درجة مئوية، فإننا نحدد الخلية المطلوبة، ثم نختار أداة صحة البيانات، ونكتب صيغة مخصصة تقضي بأن تكون القيمة أكبر من عشرين وأقل من خمس وأربعين. لو حاول المستخدم كتابة عشرة، سيرفض إكسل المدخل فوراً ويظهر رسالة خطأ.

الفكرة الأساسية

التحقق من صحة البيانات هو أداة في إكسل تمنع الأخطاء البشرية قبل وقوعها. بدلاً من اكتشاف الأخطاء بعد ملء الجدول، تفرض قيوداً تمنع إدخال أي قيمة لا تتوافق مع الشروط الموضوعة.

الشرح

لضبط هذه القيود، انتقل إلى تبويب بيانات، ثم انقر على صحة البيانات. في نافذة إعدادات، تستطيع اختيار نوع السماح للبيانات. إذا أردت نطاقاً رقمياً معقداً، اختر مخصصة واكتب صيغة تعتمد على دالة الربط المنطقي مثل =AND(C3>20;C3<45) بحيث تشترط أن تكون القيمة في الخلية مقيدة بحدين أدنى وأقصى. ولتسهيل الأمر على المستخدم، يمكنك الانتقال إلى تبويب رسالة إدخال لكتابة إرشاد يظهر عند تحديد الخلية يوضح النطاق المطلوب. أما تبويب تنبيه إلى الخطأ فيتيح لك اختيار نمط إيقاف، وكتابة عنوان ورسالة تظهر فوراً على الشاشة إذا حاول المستخدم إدخال قيمة خارج النطاق المسموح.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أننا نريد التحقق من صحة إدخال متوسط هطول الأمطار في عمود متوسط هطول الأمطار من الخلية D3 إلى D17، بحيث يتراوح بين صفر وثلاثين مليمتراً: ١. انتقل إلى ورقة الطقس والأحداث. ٢. حدد الخلايا من D3 إلى D17. ٣. افتح تبويب بيانات من الشريط الرئيسي. ٤. اضغط على أداة صحة البيانات من مجموعة أدوات البيانات. ٥. من تبويب إعدادات، اختر من مربع السماح نوع عدد عشري. ٦. من مربع البيانات، اختر بين. ٧. في مربع الحد الأدنى اكتب 0، وفي مربع الحد الأقصى اكتب 30. ٨. ألغ تحديد خيار تجاهل الفراغ. ٩. انتقل إلى تبويب رسالة إدخال واكتب في العنوان إرشادات إدخال وفي الرسالة يجب أن تكون قيمة هطول الأمطار رقم عشري. ١٠. انتقل إلى تبويب تنبيه إلى الخطأ، اختر النطاق إيقاف، واكتب في العنوان المدخلات غير صالحة وفي الرسالة قيم هطول الأمطار ليست في شكل عشري، ثم اضغط موافق.

أخطاء شائعة

• نسيان إلغاء تحديد خيار تجاهل الفراغ مما يسمح بترك الخلايا فارغة دون تطبيق شروط الصحة عليها.
• كتابة الفاصلة العادية بدلاً من الفاصلة المنقوطة داخل دوال الصيغ المخصصة.
• اختيار نمط التنبيه كتحذير أو معلومات بدلاً من إيقاف، مما يسمح للمستخدم بتجاوز الخطأ وإدخال قيم غير صحيحة.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هي الصيغة التي تستخدمها في خانة مخصصة لتشترط أن تكون القيمة في الخلية C3 أكبر من 20 وأقل من 45؟ الإجابة: =AND(C3>20;C3<45)

السؤال الثاني: أي تبويب في نافذة صحة البيانات تختار إذا أردت إظهار رسالة إرشادية للمستخدم قبل أن يبدأ بكتابة البيانات في الخلية؟ الإجابة: تبويب رسالة إدخال.