التحقق من صحة إدخال البيانات (٣)
انظر إلى نافذة التحقق من الصحة في أعلى الصفحة: لفرض إدخال أعداد صحيحة أكبر من أو تساوي الواحد في برنامج إكسل، افتح علامة التتبويب Settings، ثم اختر من مربع السماح خيار Whole Number، ومن مربع البيانات اختر خيار greater than or equal to، وفي خانة الحد الأدنى اكتب القيمة 1 كما تراني أفعل الآن. أما في منتصف الصفحة، لإضافة رسالة إرشادية تظهر للمستخدم قبل إدخال البيانات، انتقل إلى تبويب Input Message، واكتب في مربع العنوان إرشادات إدخال البيانات، وفي مربع الرسالة: أدخل رقماً صحيحاً غير سالب. وفي أسفل الصفحة، لتعيين رسالة تنبيه عند إدخال قيمة خاطئة، اختر تبويب Error Alert، واجعل النمط Stop، ثم اكتب في عنوان الرسالة المدخلات غير سالبة، وفي نص الخطأ: لا يمكن أن يكون عدد الأحداث سالباً.
يقوم التحقق من صحة إدخال البيانات على ضمان إدخال قيم صحيحة ومقبولة داخل الجداول قبل حفظها أو معالجتها، مما يقلل الأخطاء بشكل كبير. فكرتها الأساسية منع المستخدم من إدخال بيانات خارج النطاق المحدد أو بصيغة خاطئة عبر وضع قيود برمجية. من أمثلة ذلك: عندما تطلب من النظام قبول أعداد الأحداث لمرض معين بشرط ألا تكون سالبة، فعندما يحاول المستخدم إدخال القيمة سالب واحد، يتدخل البرنامج فوراً ليرفض الإدخال ويظهر رسالة خطأ توضح السبب وتمنع المتابعة حتى يتم تصحيح الرقم ليصبح موجباً أو صفراً. هذه العملية تضمن دقة وسلاسة الجداول مثل جداول الطقس أو الصحة.
الفكرة الأساسية
التحقق من صحة إدخال البيانات هو حائط الدفاع الأول لبياناتك. لو طلبت من أحدهم إدخال درجة الحرارة، فمن غير المعقول أن يقبل النظام قيمة مئوية سالبة بمقدار خمسمائة. تقوم الفكرة على إخبار البرنامج بالمعايير المقبولة مسبقاً، بحيث يرفض أي إدخال شاذ قبل أن يفسد جدولك أو يضلل تحليلاتك.
الشرح
عندما تعمل على برنامج الجداول مثل إكسل، يمكنك تحديد شروط صارمة لكل خلية. إذا حددت نطاقاً معيناً، فإن البرنامج يفحص كل نقرة مفتاح وكل إدخال فحصاً دقيقاً. يمكنك ضبط إعدادات الصحة لتحديد الحدود الدنيا والعليا، أو فرض إدخال أعداد صحيحة فقط. كما يمكنك تصميم رسائل إرشادية تظهر للمستخدم قبل الكتابة لتخبره بما هو مطلوب منه، وتصميم رسائل تنبيه غاضبة تظهر إذا خالف القاعدة وتمنعه من مغادرة الخلية حتى يصحح الخطأ.
مثال محلول خطوة بخطوة
لنفترض أنك تريد تسجيل عدد الأحداث لمرض ما في عمود يبدأ من الخلية E3 إلى E17، وتريد التأكد من أن جميع المدخلات أرقام صحيحة أكبر من أو تساوي صفراً:
- حدد الخلايا من E3 إلى E17.
- من تبويب بيانات (Data)، اختر نافذة تحقق من صحة البيانات (Data Validation).
- من تبويب إعدادات (Settings)، اختر من مربع السماح (Allow) نوع عدد صحيح (Whole Number).
- من مربع البيانات (Data)، اختر أكبر من أو تساوي (greater than or equal to).
- في مربع الحد الأدنى (Minimum)، اكتب الرقم .
- انتقل إلى تبويب رسالة إدخال (Input Message)، واكتب في العنوان إرشادات إدخال البيانات، وفي رسالة الإدخال اكتب أدخل رقماً صحيحاً غير سالب.
- انتقل إلى تبويب تنبيه إلى الخطأ (Error Alert)، اختر النمط إيقاف (Stop)، وفي العنوان اكتب المدخلات غير صالحة، وفي رسالة الخطأ اكتب لا يمكن أن يكون عدد الأحداث سالباً، ثم اضغط موافق.
أخطاء شائعة
- الاعتماد على مراجعة البيانات يدوياً بعد إدخال ألف صف بدلاً من تفعيل التحقق التلقائي مسبقاً.
- نسيان تحديد خيار إيقاف (Stop) في تنبيه الخطأ، مما يسمح للمستخدم بتجاوز التحذير وإدخال بيانات خاطئة.
- كتابة شروط متعارضة مثل طلب عدد أكبر من عشرة وفي نفس الوقت أقل من خمسة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: أردت تصميم خلية تقبل فقط أرقاماً بين خمسة وعشرين وثلاثين، فما هو نوع التحقق المناسب وما الإعداد الذي تختاره؟ الإجابة: نوع التحقق هو التحقق من النطاق (Range Check)، وتختار في إعدادات الإكسل خيار بين (between) وتحدد الحد الأدنى خمسة وعشرين والحد الأعلى ثلاثين. السؤال الثاني: ما فائدة رسالة الإدخال التي تظهر قبل كتابة البيانات في الخلية؟ الإجابة: توجيه المستخدم وإرشاده بمعرفة نوع وقيمة البيانات المقبولة قبل الشروع في الكتابة لتقليل نسبة الخطأ.