التحقق من صحة إدخال البيانات (١)

يقوم التحقق من صحة إدخال البيانات على منع إدخال قيم خاطئة أو غير مقبولة في الجداول قبل حفظها، وذلك عبر تحديد قواعد وضوابط صارمة لأنواع البيانات وأطوالها ونطاقاتها. من أبرز أنواعه: التحقق من البحث (Lookup check) لمنع إدخال غير الموجود في قائمة محددة، والتحقق من الطول (Length check) للتأكد من التزام النصوص أو الأرقام بعدد محدد من الرموز. فمثلاً، إذا حددت أن اسم المدن يجب أن يتراوح بين 3 إلى 6 أحرف، وحاول المستخدم إدخال كلمة مكونة من حرفين أو سبعة، فسيمنعه البرنامج مباشرة ويعرض رسالة خطأ تحذيرية تمنع إكمال الخطأ.

الفكرة الأساسية

يعتمد بناء أي جدول ناجح على ضمان نظافة البيانات المدخلة وصحتها منذ اللحظة الأولى. لو طلبت من المستخدم إدخال اسم مدينة أو درجة حرارة وتركته يكتب بلا قيود، فستحصل على بيانات تالفة يصعب تحليلها لاحقاً. الفكرة هنا هي بناء حراسة إلكترونية تلقائية ترفض أي إدخال يخالف الشروط الموضوعة قبل أن يستقر في قاعدة البيانات.

الشرح

عندما نعمل على برامج الجداول مثل مايكروسوفت إكسل، فلدينا أدوات تسمى التحقق من صحة البيانات (Data Validation). هذه الأدوات تنقسم إلى عدة أنماط رئيسية تضمن دقة العمل:

1. التحقق من البحث (Lookup check): يسمح للمستخدم فقط باختيار قيمة من قائمة مجهزة مسبقاً، مما يقلل الأخطاء بنسبة كبيرة مثل اختيار اسم مطار أو شهر.
2. التحقق من التواجد (Presence check): يضمن عدم ترك الخلايا المهمة فارغة ويجعل إدخالها إلزامياً.
3. التحقق من الطول (Length check): يحدد طول النص أو الرقم بدقة، مثل اشتراط أن يكون الرمز المكون من الحروف أو الأرقام بطول ثابت أو ضمن نطاق محدد.
4. التحقق من النطاق (Range check): يتحقق من وقوع الرقم بين حد أدنى وحد أقصى مسموح به، مثل عمر الشخص الذي يجب أن يكون أقل من 140 عاماً.
5. التحقق من الصيغة (Format check): يضمن إدخال البيانات بصيغة محددة تماماً مثل الرموز البريدية أو أرقام الهواتف.
6. التحقق من النوع (Type check): يضمن إدخال نوع القيمة الصحيح مثل اشتراط أن يكون الحقل رقمياً بالكامل. وللتطبيق العملي في إكسل، تنتقل إلى تبويب بيانات (Data)، ثم تختار التحقق من صحة البيانات (Data Validation). في نافذة الإعدادات (Settings)، تختار نوع السماح (Allow) سواء كان قائمة (List) للبحث أو طول النص (Text length) للطول، وتحدد الحدود المطلوبة، مع إمكانية تعيين رسالة إدخال (Input Message) لتوجيه المستخدم، ورسالة خطأ (Error Alert) بنمط إيقاف (Stop) لمنع حفظ البيانات المخالفة.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أننا نريد تطبيق التحقق من الطول على عمود المدينة في جدول الأرصاد، بحيث نسمح فقط بإدخال أسماء مدن يتراوح طولها بين 3 إلى 6 أحرف:

• الخطوة الأولى: انتقل إلى ورقة الطقس والأحداث في إكسل، وحدد الخلايا من B3 إلى B17.
• الخطوة الثانية: اختر تبويب بيانات (Data)، ثم اضغط على أدوات البيانات (Data Tools)، ومنها اختر التحقق من صحة البيانات (Data Validation).
• الخطوة الثالثة: من نافذة التحقق، انتقل إلى تبويب إعدادات (Settings).
• الخطوة الرابعة: من مربع السماح (Allow)، اختر طول النص (Text length).
• الخطوة الخامسة: من مربع بيانات (Data)، اختر بين (Between).
• الخطوة السادسة: في مربع الحد الأدنى (Minimum) اكتب الرقم 3، وفي مربع الحد الأقصى (Maximum) اكتب الرقم 6، ثم اضغط على موافق. لو حاول أي شخص كتابة اسم مدينة يتكون من حرفين أو سبعة أحرف، سيظهر البرنامج نافذة خطأ تمنع الإدخال.

أخطاء شائعة

• نسيان إلغاء تحديد خيار تجاهل الفراغ (Ignore blank) عند الحاجة لإلزام المستخدم بإدخال البيانات.
• كتابة عناصر القائمة مفصولة بفواصل عادية بدلاً من الفاصلة المنقوطة عندما تتطلب الإعدادات ذلك، مما يجعل القائمة تظهر كعنصر واحد.
• ترك نمط رسالة الخطأ على وضع التحذير بدلاً من إيقاف (Stop)، مما يسمح بتمرير البيانات الخاطئة برغبة المستخدم.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هو النمط المناسب من أنماط التحقق الذي تضمن من خلاله أن المستخدم لن يترك خلية اسم الموظف فارغة؟ الإجابة: التحقق من التواجد (Presence check).

السؤال الثاني: إذا أردت التأكد من أن درجات الحرارة المدخلة تقع بين 20 و45 درجة مئوية فقط، فما هو النمط الذي تستخدمه في إكسل وما هي الإعدادات الأساسية له؟ الإجابة: نستخدم التحقق من النطاق (Range check)، حيث نختار من نافذة التحقق سماح أرقام صحيحة أو عشرية، ونحدد نوع البيانات بين (Between)، ثم نضع الحد الأدنى 20 والحد الأقصى 45.