8-4 تحرير المكاتبات الإدارية.
انظر إلى الفكرة المحورية والهدف الأول في الصفحة. عندما نكتب مكاتبات إدارية، فنحن نتعامل مع وسيلة الاتصال الرسمية الأهم داخل أي منظمة، وهي تعبر عن تبادل المعلومات والموضوعات بين إدارات وأقسام المنظمة الواحدة، أو بينها وبين المنظمات والهيئات الخارجية. لنجاح هذا الاتصال الكتابي، توجد ثلاث مهارات أساسية يجب إتقانها وملاحظتها بدقة. المهارة الأولى هي حسن الخطاب، وتقضي باختيار الكلمات اللطيفة والتعبيرات المهذبة، والابتعاد تماماً عن التهديد أو القوة غير المبررة، وتجنب الصدام وإلقاء اللوم أو العتاب. المهارة الثانية تختص بالجوانب الشكلية، وتتضمن الجوانب المتعلقة بشكل الرسالة التي تسهل قراءتها وفهمها، كنويع الخط المستخدم، ونوع الورق، وتنسيق الصفحة والهوامش، وعلامات الترقيم، وغيرها. أما المهارة الثالثة والأخيرة فهي المراجعة والتصحح، وتعني التأكد من اكتمال الرسالة ومراجعتها لضمان خلوها من الأخطاء وتحقيقها للغرض المطلوب منها تماماً.
المكاتبات الإدارية هي وسيلة الاتصال الأهم داخل المنظمات الرسمية، وتنقسم إلى أنواع عدة مثل الرسائل الخارجية، والمذكرات الداخلية، والتعاميم، والنماذج. لكي تؤدي هذه المكاتبات الغرض منها بكفاءة، يجب مراعاة مهارات أساسية تشمل حسن الخطاب باختيار الكلمات اللطيفة وتجنب التهديد واللوم، والاهتمام بالجوانب الشكلية كتنسيق الصفحات ونوع الخط، إضافة إلى المراجعة والتصحيح لضمان خلو النص من الأخطاء وتحقيق الهدف المطلوب.
الفكرة الأساسية
المكاتبات الإدارية هي عصب الاتصال الرسمي داخل المنظمات وخارجها، وتتطلب مهارات دقيقة في الكتابة لضمان إيصال المعلومات بوضوح وفعالية.
الشرح
المكاتبات الإدارية هي كافة المكاتبات والرسائل المختلفة التي تتبادلها الإدارات والأقسام داخل المنظمة، أو بين أفراد المنظمة، أو بين المنظمة والجهات الخارجية. تعتمد كتابة هذه المكاتبات على ثلاث مهارات رئيسية: الأولى هي حسن الخطاب عبر انتقاء الكلمات اللطيفة والتعبيرات المهذبة والابتعاد عن التهديد أو إلقاء اللوم. الثانية هي العناية بالجوانب الشكلية التي تسهل القراءة مثل نوع الخط ونوع الورق وتنسيق الهوامش وعلامات الترقيم. الثالثة هي المراجعة والتصحيح للتأكد من اكتمال الرسالة وخلوها من الأخطاء وتحقيق الغرض منها. أما أنواع المكاتبات فهي أربعة: الرسائل الخارجية وتكون بين المنظمة والمنظمات الأخرى أو الأفراد، المذكرات الداخلية وتستخدم لتبادل المعلومات داخل المنظمة باختصار ودون مجاملات، التعاميم وهي التعليمات والأوامر التي تنقل بين إدارات وأقسام المنظمة للإبلاغ عن إجراءات جديدة أو توجيهات سابقة، والنماذج وهي وثائق نمطية تستخدم لرصد بيانات خاصة بموضوع محدد بشكل دائم وموحد.
مثال محلول خطوة بخطوة
إذا أردت إبلاغ موظفي المؤسسة بتعديل أوقات الدوام خلال شهر رمضان، فإن النوع المناسب هنا هو التعميم لأنه ينقل تعليمات وأوامر لجميع أقسام المنظمة. عند كتابته، احرص على البدء بحسن الخطاب باختيار عبارات مهذبة، ثم نسّق الجوانب الشكلية مثل الهوامش ونوع الخط، وأخيراً راجع النص للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية أو الإدارية قبل اعتماده.
أخطاء شائعة
استخدام عبارات التهديد واللوم في الخطابات الإدارية بدلاً من الكلمات اللطيفة والمهذبة، وإهمال مراجعة النص قبل إرساله مما يؤدي إلى وجود أخطاء تعيق تحقيق الغرض المطلوب، واستخدام نوع مكاتبة غير مناسب للموقف كاستخدام مذكرة داخلية لإبلاغ جهة خارجية.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما المقصود بالمكاتبات الإدارية؟ الإجابة: هي كافة المكاتبات والرسائل المختلفة التي تتناول موضوعات ذات اهتمام متبادل بين إدارات وأقسام المنظمة، أو بين أفراد المنظمة، أو بين المنظمة والمنظمات الخارجية. السؤال الثاني: حدد نوع المكاتبة المناسبة لإبلاغ الموظفين بتعديل أوقات الدوام خلال شهر رمضان. الإجابة: تعميم.