8-5 إعداد المكاتبات الإدارية.
انظر إلى رأس الصفحة: إعداد المكاتبات الإدارية هو محور عملنا الجديد الذي يتطلب جمع المعلومات بدقة وتلخيصها لعرضها بالشكل المناسب. انظر إلى المكونات الأساسية للخطاب الإداري الرسمي؛ أولاً البسملة وهي المدخل المناسب لبداية أي عمل والبداية لكل المكاتبات في المجتمع المسلم. وثانياً الجهة المصدرة للخطاب وهي التي حررته وتتضح من خلال الجزء العلوي المطبوع أو الجاهز وتسمى الترويسة والتي يتضح فيها اسم الجهة سواء كانت وزارة أو مؤسسة خاصة وشعارها الخاص.
يقوم هذا الدرس على إتقان مهارات إعداد الخطابات والتقارير الإدارية، ومعرفة المهارات الحاسوبية الحديثة التي يحتاجها السكرتير في عمله اليومي. تبدأ عملية إعداد الخطاب الإداري بمكونات أساسية مثل البسملة، والترويسة، والموضوع، والجهة المرسل إليها مع استخدام الألقاب الوظيفية الصحيحة مثل معالي أو سعادة، وصولا إلى التوقيع والمرفقات. أما التقارير فتتطلب خطوات منظمة تبدأ بالتحضير مرورا بإعداد خطة التقرير وكتابته وانتهاء بالمراجعة. تشمل المهارات الحديثة استخدام أنظمة التشغيل، وبرمجيات المكتبة، ومعالجة النصوص، وبرامج العروض التقديمية، وجداول البيانات، وبرمجيات التواصل وإدارة المواعيد. مثال ذلك: عندما تريد مخاطبة وزير، فإنك تستخدم اللقب الوظيفي معالي بدلاً من اسمه الشخصي، وتضع الترويسة في أعلى الخطاب.
الفكرة الأساسية
تدور فكرة الدرس حول إتقان خطوات إعداد الخطابات والتقارير الإدارية بمهنية عالية، والتعرف على المهارات الحاسوبية الحديثة التي تخدم أعمال السكرتارية وتسهلها.
الشرح
الخطاب الإداري هو عرض معلومات بمواصفات معينة تتسق مع هدف الرسالة. يتكون الخطاب من عناصر أساسية يجب توافرها عند كتابته، وأولها البسملة وهي البدء المناسب لكل عمل. تليها الجهة المصدرة للخطاب وهي الترويسة التي توضح اسم الجهة والشعار الخاص بها. ثم يأتي الموضوع وهو عدد محدود من كلمات يصف فحوى الخطاب. بعد ذلك تحدد الجهة المرسل إليها مستخدما اللقب الوظيفي الممثل لها وليس اسمها الشخصي، فتستخدم مصطلح معالي أو صاحب المعالي لمرتبة وزير، وسعادة أو مدير لمرتبة مدير إدارة، والمكرم لشخص بعينه. وتشمل المكونات أيضا تحية الافتتاح ومتن الخطاب وتحية الختام واللقب الوظيفي لمسؤول المنظمة مرسلة الخطاب وتوقيعه والاسم الشخصي ورقم الخطاب وتاريخه والمرفقات وعنوان الجهة مرسلة الخطاب.
أما التقارير فهي عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق الخاصة بموضوع أو مشكلة معينة يتضمن تحليلا واقترحات وتوصيات. تتكون مقدمة التقرير من موضوعه وهدفه والجهة كاتبتها وملخصه، بينما يحتوي جسم التقرير على عرض المعلومات وتحليلها، وتتضمن نهاية التقرير التوصيات والمراجع والملاّحق. وتمر كتابة التقرير بأربع خطوات: التحضير لكتابة التقرير بتحديد الأهداف والقارئ والمعلومات، وإعداد خطة التقرير باختيار المعلومات الضرورية وترتيبها، والبدء في الكتابة، وأخيرًا مراجعة التقرير.
إلى جانب ذلك، تحتاج السكرتارية إلى مهارات حاسوبية حديثة تشمل تشغيل أنظمة التشغيل، والبرمجيات المكتبية مثل مايكروسوفت وورد وإكسل وأوتلوك، ومعالجة النصوص، ومهارات العروض التقديمية مثل باوربوينت، والتعامل مع جداول البيانات، وبرمجيات التواصل مثل تيمز وزوم وجوجل ميت، ومعالجة البريد وترتيب المواعيد.
مثال محلول خطوة بخطوة
أراد سكرتير كتابة خطاب رسمي موجه إلى مدير إدارة في إحدى الجهات الحكومية. الخطوات اللازمة هي: أولا يبدأ بالبسملة. ثانيا يضع الترويسة التي توضح اسم الجهة الحكومية والشعار. ثالثا يكتب موضوعا مختصرا في نصف سطر يصف فحوى الخطاب. رابعا يوجه الخطاب مستخدما مصطلح سعادة مدير إدارة كلقب وظيفي للجهة المخاطبة بدلاً من الاسم الشخصي. خامسا يكتب تحية الافتتاح وهي السلام عليكم ورحمة الله وبركاته. سادسا يكتب المتن تفصيلياً حسب هدف الخطاب. سابعا يختتم بتحية مناسبة مثل تقبلوا خالص التقدير والاحترام. ثامنا يكتب اللقب الوظيفي للمسؤول المنظمة مرسلة الخطاب وتوقيعه واسمه ورقم الخطاب وتاريخه والمرفقات إن وجدت وعنوان الجهة في تذييل الصفحة.
أخطاء شائعة
- استخدام الاسم الشخصي للشخص المخاطب بدلاً من لقبه الوظيفي.
- الخلط بين الألقاب الوظيفية، مثل استخدام مصطلح سعادة لمرتبة وزير بدلاً من معالي.
- إغفال التوقيع أو رقم الخطاب وتاريخه مما يفقد المكاتبة رسميتها وإلزاميتها.
- إعداد التقرير مباشرة دون البدء بخطوة التحضير وإعداد الخطة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: اذكر خمسة من مكونات الخطابات الرسمية. الإجابة: البسملة، الجهة المصدرة للخطاب، الموضوع، الجهة المرسل إليها الخطاب، تحية الافتتاح.
السؤال الثاني: ما هي خطوات إعداد الكتابة والتقارير؟ الإجابة: التحضير لكتابة التقرير، إعداد خطة التقرير، البدء في كتابة التقرير، مراجعة التقرير.